Trình tự họp xử lý bồi thường vật chất khi người lao động cố tình vắng mặt là vấn đề doanh nghiệp thường lúng túng khi người gây thiệt hại né tránh cuộc họp để trì hoãn trách nhiệm. Nội dung dưới đây trình bày cụ thể các quy định pháp lý liên quan.
1. Căn cứ pháp lý áp dụng trách nhiệm bồi thường vật chất khi người lao động vi phạm
Điều 129 và Điều 130 Bộ luật Lao động 2019 là hai điều khoản trung tâm xác lập trách nhiệm vật chất của người lao động đối với người sử dụng lao động.
1.1. Các trường hợp người lao động bị áp dụng trách nhiệm bồi thường do gây thiệt hại cho công ty
Theo khoản 1 Điều 129 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi khác gây thiệt hại tài sản của người sử dụng lao động thì phải bồi thường theo quy định pháp luật hoặc nội quy lao động.
Trường hợp thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất và giá trị không vượt quá 10 tháng lương tối thiểu vùng, người lao động phải bồi thường nhiều nhất 03 tháng tiền lương. Việc khấu trừ tiền lương thực hiện theo khoản 3 Điều 102 Bộ luật Lao động 2019, không quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng.
Khoản 2 Điều 129 quy định người lao động làm mất tài sản, dụng cụ, thiết bị hoặc tiêu hao vật tư vượt định mức. Thì phải bồi thường một phần hoặc toàn bộ theo thời giá thị trường, nội quy lao động hoặc hợp đồng trách nhiệm.
1.2. Quy định xử lý bồi thường vật chất trong nội quy, quy chế làm việc
Khoản 1 Điều 130 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu khi quyết định mức bồi thường phải xem xét lỗi, mức độ thiệt hại thực tế, hoàn cảnh gia đình, nhân thân và tài sản của người lao động.
Nội quy lao động của doanh nghiệp là căn cứ quan trọng để xác định trách nhiệm vật chất, mức bồi thường và trình tự xử lý trong trường hợp pháp luật không quy định cụ thể. Nội quy có nội dung về trách nhiệm vật chất phải được ban hành và đăng ký theo Điều 118, 119, 120 Bộ luật Lao động 2019.
2. Các bước chuẩn bị trước khi mở cuộc họp xử lý bồi thường thiệt hại
Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định trình tự, thủ tục xử lý bồi thường thiệt hại theo khoản 2 Điều 130 Bộ luật Lao động 2019.
Trước khi tổ chức họp, doanh nghiệp phải thực hiện các bước gồm lập biên bản sự việc, yêu cầu người lao động tường trình, xác định thiệt hại và gửi thông báo họp đúng thời hạn.
2.1. Lập biên bản sự việc và yêu cầu người lao động tường trình văn bản về vụ việc
Khi phát hiện hành vi gây thiệt hại tài sản, người sử dụng lao động phải yêu cầu người lao động lập văn bản tường trình về sự việc theo khoản 1 Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Văn bản này giúp ghi nhận ý kiến ban đầu của người lao động, làm căn cứ đánh giá hành vi, mức độ lỗi và đối chiếu trong quá trình xử lý bồi thường.
2.2. Xác định giá trị tài sản bị thiệt hại và mức độ lỗi của người bị xử lý bồi thường
Doanh nghiệp phải xác định giá trị tài sản bị thiệt hại, nguyên nhân phát sinh và mức độ lỗi của người lao động. Theo khoản 1 Điều 130 Bộ luật Lao động 2019, đây là căn cứ bắt buộc để quyết định mức bồi thường phù hợp.
Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể mời thẩm định viên về giá tham gia cuộc họp để hỗ trợ xác định giá trị thiệt hại theo điểm a khoản 2 Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
2.3. Quy trình gửi thông báo mời họp xử lý bồi thường cho các thành phần bắt buộc
Ít nhất 05 ngày làm việc trước khi họp, người sử dụng lao động phải gửi thông báo đến các thành phần tham dự theo điểm a khoản 2 Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Thông báo phải nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp và được thực hiện trong thời hiệu xử lý bồi thường là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi gây thiệt hại.
3. Trình tự họp xử lý bồi thường vật chất khi người lao động cố tình vắng mặt
Người lao động vắng mặt không làm mất hiệu lực cuộc họp nếu doanh nghiệp đã thực hiện đúng nghĩa vụ thông báo. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt trường hợp vắng mặt có lý do chính đáng và trường hợp cố tình không tham gia để áp dụng đúng quy định.
3.1. Trường hợp người lao động không xác nhận tham gia hoặc cố tình vắng mặt
Pháp luật không quy định riêng khái niệm “cố tình vắng mặt” trong trình tự xử lý bồi thường thiệt hại. Do đó, doanh nghiệp không nên tự kết luận người lao động “cố tình né tránh” nếu chưa có căn cứ.
Trường hợp người lao động không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt sau khi doanh nghiệp đã gửi thông báo hợp lệ. Người sử dụng lao động vẫn có thể tiến hành cuộc họp theo thời gian và địa điểm đã thông báo.
Doanh nghiệp nên lưu giữ chứng cứ về việc gửi và giao nhận thông báo. Ví dụ như biên bản giao nhận, thư bảo đảm, xác nhận điện tử hoặc tài liệu chứng minh phương thức thông báo phù hợp để hạn chế tranh chấp về sau.
3.2. Quy trình gửi thông báo mời họp theo Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP
Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP không quy định cơ chế bắt buộc gửi thông báo mời họp đến 03 lần; đây là điểm cần lưu ý để tránh áp dụng sai quy định pháp luật.
Điểm a khoản 2 Điều 71 chỉ yêu cầu một thông báo hợp lệ, gửi ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp, bảo đảm các thành phần bắt buộc nhận được thông báo trước khi diễn ra cuộc họp.
Trong thực tiễn, để hạn chế rủi ro tranh chấp khi người lao động cố tình né tránh hoặc không nhận thông báo, doanh nghiệp nên chủ động lưu giữ chứng cứ về việc gửi thông báo như biên bản giao nhận, thư bảo đảm, xác nhận điện tử hoặc các phương thức liên lạc phù hợp khác.
3.3. Tiến hành cuộc họp xử lý bồi thường vắng mặt khi hết thời hạn thông báo
Điểm c khoản 2 Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động tiến hành họp xử lý bồi thường thiệt hại theo đúng thời gian, địa điểm đã thông báo.
Trường hợp một trong các thành phần phải tham dự họp không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt thì người sử dụng lao động vẫn tiến hành họp xử lý bồi thường thiệt hại theo quy định.
Điều kiện tiên quyết để áp dụng quy định này là người sử dụng lao động đã thực hiện đúng, đủ nghĩa vụ thông báo theo điểm a khoản 2 Điều 71; nếu thông báo không hợp lệ hoặc không chứng minh được người lao động đã nhận thông báo, việc tiến hành họp khi vắng mặt tiềm ẩn rủi ro bị coi là vi phạm thủ tục.
3.4. Lập biên bản cuộc họp và nội dung bắt buộc khi người bị xử lý bồi thường vắng mặt
Theo khoản 3 Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc và có chữ ký của người tham dự.
Trường hợp người lao động vắng mặt, biên bản cần ghi nhận việc đã thông báo hợp lệ, tình trạng vắng mặt và ý kiến của các thành viên tham dự. Sau khi xác định người lao động có lỗi, người có thẩm quyền có thể ban hành quyết định xử lý bồi thường trong thời hiệu quy định.
4. Những rủi ro pháp lý doanh nghiệp cần tránh khi tổ chức họp xử lý bồi thường vắng mặt
Doanh nghiệp cần nhận diện đầy đủ ba nhóm rủi ro phổ biến nhất để chủ động phòng ngừa. Việc phòng ngừa đúng cách giúp bảo đảm quyết định xử lý bồi thường có giá trị pháp lý khi phát sinh tranh chấp.
4.1. Rủi ro vi phạm thủ tục thông báo dẫn đến Quyết định xử lý bồi thường bị vô hiệu
Trường hợp doanh nghiệp không chứng minh được đã gửi thông báo hợp lệ ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp theo điểm a khoản 2 Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Hoặc tổ chức họp khi thiếu thành phần bắt buộc mà không có căn cứ về việc vắng mặt hợp lệ, quyết định xử lý bồi thường có thể bị xem xét là không đúng trình tự, thủ tục.
Người lao động có quyền khiếu nại theo Điều 131 Bộ luật Lao động 2019, Điều 73 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hoặc yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động cá nhân. Nếu cơ quan có thẩm quyền hoặc Tòa án xác định doanh nghiệp vi phạm thủ tục, quyết định xử lý bồi thường có thể bị hủy bỏ.
4.2. Các trường hợp không được tổ chức họp hoặc bị tạm dừng xử lý bồi thường
Khoản 2 Điều 72 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định không xử lý bồi thường thiệt hại đối với người lao động đang trong thời gian quy định tại khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019. Khoản 3 Điều 72 quy định khi hết thời gian này, nếu thời hiệu xử lý bồi thường thiệt hại đã hết hoặc còn lại dưới 60 ngày thì được kéo dài thời hiệu, nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian nêu trên.
>>> Xem thêm: Nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp đối với dữ liệu của Khách hàng
5. Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật lao động
Luật LCP cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ pháp lý cho Quý khách hàng liên quan đến trình tự xử lý bồi thường vật chất khi người lao động vắng mặt, bao gồm các công việc sau:
- Tư vấn xác định căn cứ pháp lý áp dụng trách nhiệm bồi thường vật chất và mức bồi thường tương ứng với hành vi vi phạm cụ thể.
- Rà soát nội quy lao động, hợp đồng trách nhiệm để bảo đảm căn cứ xử lý bồi thường thiệt hại có giá trị pháp lý.
- Tư vấn quy trình lập biên bản sự việc, thu thập tài liệu chứng minh giá trị thiệt hại và mức độ lỗi của người lao động.
- Soạn thảo thông báo mời họp, biên bản họp xử lý bồi thường thiệt hại bảo đảm đúng trình tự, thời hiệu theo quy định.
- Tư vấn xử lý tình huống người lao động cố tình vắng mặt, không nhận thông báo, bảo đảm cuộc họp và quyết định xử lý bồi thường có giá trị pháp lý.
- Tư vấn phòng ngừa rủi ro xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Kết luận
Trình tự họp xử lý bồi thường vật chất khi người lao động cố tình vắng mặt đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ quy định về thông báo, thành phần tham dự và thời hiệu để bảo đảm quyết định xử lý bồi thường có giá trị pháp lý.
Luật LCP với đội ngũ luật sư có kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hàng thực hiện đúng trình tự và xử lý các tình huống phát sinh khi người lao động vắng mặt. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ Hotline: 0962275827 để được hỗ trợ trực tiếp.
