Cách lập Biên bản xác minh giá trị tài sản bị thiệt hại trong công ty tuân theo trình tự pháp lý xác định, từ thành phần tham gia, nội dung kê khai đến phương pháp xác định giá trị tài sản. Biên bản này là căn cứ xử lý bồi thường thiệt hại đối với người lao động, giải quyết tranh chấp lao động hoặc hoàn thiện hồ sơ giảm thuế khi tài sản bị thiệt hại do thiên tai, hỏa hoạn. Nội dung dưới đây, Luật LCP trình bày cách lập biên bản đúng quy định pháp luật hiện hành.
1. Vì sao phải lập biên bản xác minh giá trị tài sản bị thiệt hại
1.1. Mục đích lập biên bản trong xử lý kỷ luật lao động
Biên bản xác minh giá trị tài sản bị thiệt hại ghi nhận hiện trạng hư hỏng, mất mát tài sản tại thời điểm phát sinh sự việc. Đây là chứng cứ để công ty xác định trách nhiệm bồi thường thiệt hại và mức bồi thường đối với người lao động có liên quan.
Tài liệu này phục vụ các mục đích sau:
- Làm căn cứ xử lý kỷ luật lao động hoặc xử lý trách nhiệm vật chất theo nội quy lao động.
- Xác định mức bồi thường thiệt hại phù hợp với giá trị tài sản thực tế bị hư hỏng.
- Cung cấp chứng cứ khi giải quyết tranh chấp lao động tại cơ quan có thẩm quyền hoặc Tòa án.
- Làm hồ sơ đề nghị giảm thuế khi tài sản bị thiệt hại do thiên tai, hỏa hoạn.
1.2. Quy định về việc lập biên bản xác minh giá trị tài sản bị thiệt hại
Pháp luật lao động quy định trách nhiệm bồi thường thiệt hại của người lao động tại Điều 129 và Điều 130 Bộ luật Lao động 2019. Theo đó, người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi khác gây thiệt hại tài sản của người sử dụng lao động phải bồi thường theo quy định của pháp luật hoặc nội quy lao động.
Mức bồi thường thiệt hại xác định dựa trên lỗi, mức độ thiệt hại thực tế và hoàn cảnh gia đình, nhân thân, tài sản của người lao động theo Điều 130 BLLĐ. Đối với thiệt hại tài sản phát sinh ngoài quan hệ lao động, việc xác định thiệt hại áp dụng theo Điều 589 Bộ luật Dân sự 2015, căn cứ vào giá thị trường của tài sản cùng loại hoặc chi phí sửa chữa, khôi phục tài sản tại thời điểm giải quyết bồi thường.
Trường hợp tài sản bị thiệt hại do thiên tai và doanh nghiệp đề nghị giảm thuế, biên bản xác định mức độ, giá trị thiệt hại tài sản lập theo Mẫu số 02/MGTH.
2. Hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản xác minh giá trị tài sản bị thiệt hại chuẩn pháp lý
2.1. Yêu cầu về thành phần tham gia kiểm tra, ghi nhận hư hỏng và lập biên bản xác nhận
Thành phần tham gia lập biên bản gồm:
- Đại diện người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
- Người lao động liên quan trực tiếp đến tài sản bị thiệt hại.
- Đại diện tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có.
- Bộ phận quản lý tài sản, kế toán hoặc bộ phận chuyên môn liên quan.
- Người làm chứng hoặc bên thứ ba độc lập trong trường hợp cần thiết, ví dụ giám định viên, cơ quan chức năng.
2.2. Cách kê khai thông tin doanh nghiệp, thời gian, địa điểm xảy ra tổn thất tài sản
Biên bản cần thể hiện đầy đủ các nội dung:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp.
- Thời gian lập biên bản, gồm giờ, ngày, tháng, năm.
- Địa điểm xảy ra thiệt hại tài sản.
- Họ tên, chức danh của các thành viên tham gia lập biên bản.
- Nguyên nhân xảy ra thiệt hại, ví dụ thiên tai, hỏa hoạn, sự cố kỹ thuật, hành vi của người lao động.
2.3. Trình tự kiểm kê, thống kê chi tiết tài sản bị thiệt hại và mô tả hiện trạng hư hỏng
Trình tự thực hiện gồm các bước:
- Bước 1: Tổ chức kiểm kê tài sản tại hiện trường ngay sau khi phát hiện thiệt hại.
- Bước 2: Thống kê chi tiết từng tài sản bị thiệt hại theo tên gọi, số lượng, đơn vị tính.
- Bước 3: Mô tả hiện trạng hư hỏng của từng tài sản, phân biệt hư hỏng một phần, hư hỏng toàn bộ, không thể phục hồi.
- Bước 4: Chụp ảnh, ghi hình hiện trạng tài sản làm tài liệu đính kèm.
- Bước 5: Ký xác nhận biên bản kiểm kê giữa các bên tham gia.
2.4. Phương pháp xác định giá trị tài sản bị thiệt hại theo sổ sách kế toán và giá thị trường
Giá trị tài sản bị thiệt hại xác định theo hai căn cứ:
- Căn cứ sổ sách kế toán: giá trị còn lại của tài sản trên sổ kế toán tại thời điểm phát sinh thiệt hại, sau khi trừ khấu hao.
- Căn cứ giá thị trường: giá thị trường của tài sản cùng loại, cùng tính năng, tiêu chuẩn kỹ thuật tại thời điểm xác định thiệt hại.
Trường hợp tài sản hư hỏng có thể sửa chữa, giá trị thiệt hại xác định theo chi phí sửa chữa, khôi phục thực tế. Trường hợp không thể phục hồi, thiệt hại xác định theo giá trị thay thế tài sản cùng loại tại thời điểm giải quyết bồi thường.
3. Cách xử lý biên bản xác định thiệt hại trong các trường hợp cụ thể
3.1. Lập biên bản thống kê tài sản bị thiệt hại sau bão, thiên tai, hỏa hoạn (Sự kiện bất khả kháng)
Trường hợp doanh nghiệp thực hiện thủ tục miễn, giảm thuế, thành phần hồ sơ và mẫu biểu phải căn cứ vào loại thuế và trường hợp miễn, giảm cụ thể theo pháp luật quản lý thuế hiện hành. Theo Thông tư 89/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, trong một số trường hợp miễn, giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn hoặc sự kiện bất khả kháng, hồ sơ có thể bao gồm văn bản xác định thời gian, địa điểm xảy ra sự kiện theo Mẫu số 02/MGTH và tài liệu xác định giá trị thiệt hại.
Đối với trách nhiệm vật chất trong quan hệ lao động, Điều 129 Bộ luật Lao động 2019 quy định người lao động không phải bồi thường nếu thiệt hại xảy ra do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, dịch bệnh nguy hiểm, thảm họa hoặc sự kiện khách quan không thể lường trước và không thể khắc phục dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép.
3.2. Lập biên bản xác định thiệt hại do người lao động sơ suất hoặc cố ý làm hư hỏng tài sản
Đối với thiệt hại do lỗi của người lao động, biên bản cần ghi nhận rõ:
- Hành vi cụ thể gây ra thiệt hại, phân biệt sơ suất hoặc cố ý.
- Mức độ thiệt hại thực tế của tài sản.
- Căn cứ xác định lỗi của người lao động.
Mức bồi thường xác định theo Điều 130 BLLĐ 2019, dựa trên lỗi, mức độ thiệt hại thực tế và hoàn cảnh gia đình, nhân thân, tài sản của người lao động. Doanh nghiệp không được tự ý khấu trừ tiền lương vượt quá mức bồi thường đã xác định trong biên bản.
4. Những lưu ý quan trọng để biên bản xác minh giá trị tài sản có hiệu lực pháp lý cao nhất
4.1. Yêu cầu bắt buộc về chữ ký của các bên liên quan và đại diện pháp luật của công ty
Biên bản cần có đầy đủ chữ ký của các bên sau:
- Người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc người được ủy quyền.
- Người lao động liên quan đến tài sản bị thiệt hại.
- Đại diện tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu tham gia.
- Người làm chứng, nếu có.
4.2. Các chứng từ, hình ảnh, tài liệu kế toán cần đính kèm cùng biên bản xác minh
Tài liệu đính kèm gồm:
- Hình ảnh, video ghi nhận hiện trạng tài sản bị thiệt hại.
- Sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ mua sắm tài sản.
- Báo cáo tài chính liên quan đến tài sản bị thiệt hại, áp dụng với hồ sơ giảm thuế.
- Biên bản kiểm kê tài sản, biên bản giám định, nếu có.
>>> Xem thêm: Xác định thời hiệu khởi kiện tranh chấp lao động tại Tòa án
5. Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật Lao động
Luật LCP cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật lao động dành cho cả người sử dụng lao động và người lao động, liên quan trực tiếp đến việc lập biên bản và xử lý bồi thường thiệt hại tài sản:
- Tư vấn trình tự, thủ tục lập biên bản xác minh giá trị tài sản bị thiệt hại đúng quy định pháp luật.
- Tư vấn xác định mức bồi thường thiệt hại tài sản theo Bộ luật Lao động 2019 và Bộ luật Dân sự 2015.
- Soạn thảo biên bản, quyết định xử lý bồi thường thiệt hại, nội quy lao động liên quan đến trách nhiệm vật chất.
- Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế trong hồ sơ đề nghị giảm thuế do thiệt hại tài sản từ thiên tai.
- Tư vấn quyền và nghĩa vụ của người lao động khi bị yêu cầu bồi thường thiệt hại tài sản.
- Đại diện thương lượng, hòa giải hoặc tham gia giải quyết tranh chấp lao động tại Tòa án.
Kết luận
Việc lập biên bản xác minh giá trị tài sản bị thiệt hại trong công ty đòi hỏi tuân thủ đúng trình tự, thành phần tham gia và căn cứ pháp lý để bảo đảm hiệu lực khi xử lý bồi thường thiệt hại hoặc giải quyết tranh chấp lao động.
Quý khách hàng cần hỗ trợ soạn thảo biên bản, xác định mức bồi thường hoặc giải quyết tranh chấp liên quan, vui lòng liên hệ Luật LCP qua Hotline: 0962275827 để được tư vấn trực tiếp.
