Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động được tính từ khi nào là câu hỏi trung tâm khi doanh nghiệp xác định căn cứ ban hành quyết định kỷ luật đối với người lao động. Nội dung dưới đây trình bày cụ thể các quy định pháp lý liên quan.
1. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động được tính từ khi nào theo Bộ luật Lao động?
Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là khoảng thời gian pháp luật cho phép người sử dụng lao động tiến hành xử lý kỷ luật đối với người lao động có hành vi vi phạm.
Hết thời hiệu này, người sử dụng lao động không còn quyền áp dụng các hình thức kỷ luật đối với hành vi vi phạm tương ứng. Điều 123 Bộ luật Lao động 2019 là căn cứ pháp lý trực tiếp điều chỉnh vấn đề này.
1.1. Quy định mốc thời gian 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm thông thường
Khoản 1 Điều 123 Bộ luật Lao động 2019 quy định: “Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm”.
Đây là mốc thời gian áp dụng chung cho phần lớn các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, không phân biệt loại hình doanh nghiệp hay vị trí công việc của người lao động.
Ngày xảy ra hành vi vi phạm được xác định là ngày người lao động thực hiện hành vi trái với nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc quy định pháp luật lao động, không phải ngày người sử dụng lao động phát hiện ra hành vi đó.
1.2. Trường hợp áp dụng thời hiệu 12 tháng (vi phạm tài chính, tài sản, bí mật công nghệ)
Đối với nhóm hành vi vi phạm có mức độ ảnh hưởng lớn hơn, khoản 1 Điều 123 Bộ luật Lao động 2019 quy định thời hiệu kéo dài hơn: “Trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 12 tháng”.
Quy định này áp dụng cho các vi phạm như chiếm đoạt tài sản doanh nghiệp, gây thất thoát tài chính, hoặc tiết lộ thông tin thuộc bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh mà doanh nghiệp đã xác lập biện pháp bảo mật.
1.3. Cách xác định thời điểm tính thời hiệu đối với hành vi vi phạm kéo dài hoặc liên tục
Với hành vi vi phạm có tính chất kéo dài hoặc lặp lại nhiều lần, thời điểm bắt đầu tính thời hiệu được xác định từ ngày hành vi vi phạm gần nhất xảy ra, không tính từ lần vi phạm đầu tiên.
Doanh nghiệp cần lập biên bản, thu thập chứng cứ ghi nhận thời điểm cụ thể của từng hành vi để xác định thời hiệu chính xác, tránh trường hợp quyết định kỷ luật bị tuyên vô hiệu do đã hết thời hiệu.
Lưu ý, thời hiệu 06 tháng và 12 tháng nêu trên áp dụng cho người lao động theo hợp đồng lao động tại doanh nghiệp; đối với viên chức, thời hiệu xử lý kỷ luật thực hiện theo Luật Viên chức, Nghị định số 172/2025/NĐ-CP và Nghị định số: 234/2026/NĐ-CP, với khung 05 năm hoặc 10 năm tùy mức độ vi phạm.
2. Các trường hợp tạm dừng và gia hạn khi hết thời hiệu xử lý kỷ luật
Không phải trong mọi trường hợp thời hiệu đều được tính liên tục kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm.
Bộ luật Lao động 2019 quy định một số khoảng thời gian không được tính vào thời hiệu, đồng thời cho phép kéo dài thời hiệu trong tình huống đặc biệt. Hai nội dung này quyết định việc quyết định kỷ luật có còn hiệu lực pháp lý hay không.
2.1. Những khoảng thời gian không tính vào thời hiệu xử lý kỷ luật lao động
Khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định người sử dụng lao động không được tiến hành xử lý kỷ luật lao động trong các trường hợp sau:
- Người lao động đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động.
- Người lao động đang bị tạm giữ hoặc tạm giam theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
- Người lao động đang chờ kết quả điều tra, xác minh hoặc kết luận của cơ quan có thẩm quyền đối với các hành vi có dấu hiệu vi phạm pháp luật, gồm:
- Trộm cắp;
- Tham ô;
- Đánh bạc;
- Cố ý gây thương tích;
- Sử dụng ma túy tại nơi làm việc.
- Có hành vi tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động, có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động.
- Có hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
- Lao động nữ đang trong thời kỳ cần được bảo vệ đặc biệt, bao gồm:
- Đang mang thai;
- Đang nghỉ thai sản;
- Đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
Bên cạnh việc tạm thời không được xử lý kỷ luật, pháp luật còn quy định khoảng thời gian người lao động thuộc các trường hợp nêu trên không được tính vào thời hiệu xử lý kỷ luật lao động.
2.2. Quy định kéo dài thời hiệu tối đa 60 ngày khi hết thời hiệu trong các trường hợp đặc biệt
Khoản 2 Điều 123 Bộ luật Lao động 2019 quy định: “Khi hết thời gian quy định tại khoản 4 Điều 122 của Bộ luật này, nếu hết thời hiệu hoặc còn thời hiệu nhưng không đủ 60 ngày thì được kéo dài thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian nêu trên”.
Như vậy, nếu thời hiệu đã hết hoặc thời hiệu còn lại dưới 60 ngày, doanh nghiệp có thể kéo dài thời hiệu tối đa 60 ngày để hoàn tất việc xử lý kỷ luật đối với hành vi vi phạm đó.
3. Quy trình xử lý kỷ luật và các hình thức áp dụng trong thời hiệu pháp luật
Việc xử lý kỷ luật lao động phải tuân thủ trình tự, thủ tục theo quy định pháp luật tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP.
Sai sót về trình tự, thủ tục hoặc thẩm quyền ban hành quyết định đều có thể dẫn đến quyết định kỷ luật bị tuyên vô hiệu, kể cả khi còn thời hiệu.
Nội dung dưới đây trình bày quy trình và các hình thức kỷ luật doanh nghiệp được phép áp dụng.
3.1. Quy trình các bước xử lý kỷ luật lao động đảm bảo đúng thời hiệu
Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động thực hiện các bước sau:
- Xác minh, thu thập chứng cứ về hành vi vi phạm của người lao động.
- Gửi thông báo họp bằng văn bản chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp, nêu rõ nội dung, thời gian, địa điểm, họ tên người bị xử lý và hành vi vi phạm; gửi đến các thành phần theo quy định.
- Tổ chức họp xử lý kỷ luật, lập biên bản và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.
- Ban hành và gửi quyết định xử lý kỷ luật đến các thành phần có liên quan.
3.2. Các hình thức xử lý kỷ luật lao động
Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 quy định 04 hình thức xử lý kỷ luật lao động: khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; cách chức; sa thải.
Mức độ áp dụng tương ứng với tính chất, mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm, được quy định cụ thể trong nội quy lao động.
Riêng đối với hình thức sa thải chỉ áp dụng trong các trường hợp tại Điều 125 Bộ luật Lao động 2019.
3.3. Hậu quả pháp lý khi doanh nghiệp xử lý kỷ luật khi đã hết thời hiệu
Quyết định kỷ luật ban hành sau khi đã hết thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là quyết định trái pháp luật. Người lao động có quyền khiếu nại đến người sử dụng lao động, khiếu nại đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động, hoặc khởi kiện vụ án lao động tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền để yêu cầu hủy quyết định kỷ luật.
Trường hợp Tòa án tuyên quyết định kỷ luật sa thải trái pháp luật, doanh nghiệp phải nhận người lao động trở lại làm việc, bồi thường tiền lương trong những ngày không được làm việc và các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp tương ứng theo quy định tại Điều 41 Bộ luật Lao động 2019.
4. Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật lao động
Luật LCP cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ pháp lý cho Quý khách hàng liên quan đến thời hiệu xử lý kỷ luật lao động, bao gồm các công việc sau:
- Tư vấn xác định chính xác thời điểm xảy ra hành vi vi phạm và mốc thời hiệu áp dụng cho từng loại hành vi vi phạm cụ thể.
- Tính toán thời hiệu còn lại, xác định trường hợp được kéo dài thời hiệu theo khoản 2 Điều 123 Bộ luật Lao động 2019.
- Rà soát hồ sơ, biên bản vi phạm, chứng cứ chứng minh lỗi để bảo đảm việc xử lý kỷ luật được thực hiện trong thời hiệu pháp luật.
- Tư vấn tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động và soạn thảo quyết định kỷ luật đúng trình tự, thủ tục, thời hiệu.
- Tư vấn lựa chọn hình thức xử lý kỷ luật tương xứng với hành vi vi phạm, tránh áp dụng sai hình thức dẫn đến quyết định trái pháp luật.
- Đại diện theo ủy quyền tham gia giải quyết khiếu nại, hòa giải hoặc tố tụng tại Tòa án khi phát sinh tranh chấp liên quan đến thời hiệu xử lý kỷ luật.
- Tư vấn phòng ngừa rủi ro xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi xử lý kỷ luật không đúng thời hiệu.
>>> Xem thêm: Nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp đối với dữ liệu của Khách hàng
Kết luận
Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động được tính từ khi nào là căn cứ quyết định tính hợp pháp của toàn bộ quy trình kỷ luật mà doanh nghiệp áp dụng đối với người lao động.
Luật LCP với đội ngũ luật sư có kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hàng xác định đúng thời hiệu, xây dựng hồ sơ và xử lý kỷ luật đúng quy định. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ Hotline: 0962275827 để được hỗ trợ trực tiếp.
