Có được uỷ quyền cho giám đốc nhân sự ký quyết định sa thải là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm khi tổ chức bộ máy nhân sự theo hướng phân cấp, phân quyền. Không phải bất kỳ chức danh nào trong công ty cũng đương nhiên có thẩm quyền ký quyết định xử lý kỷ luật lao động đối với nhân viên của công ty. Việc xác định ai được người có thẩm quyền ủy quyền, phạm vi và hình thức ủy quyền ra sao ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực của quyết định sa thải. Dưới đây là phân tích chi tiết về căn cứ pháp lý, điều kiện và quy trình ủy quyền đúng luật.
1. Giám đốc nhân sự có được ký quyết định sa thải người lao động hay không?
1.1. Quy định pháp luật về người có thẩm quyền ký quyết định sa thải
Theo điểm i khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ), hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động. Giám đốc nhân sự không mặc nhiên có thẩm quyền này, trừ khi thuộc một trong hai trường hợp trên.
Khoản 3 Điều 18 BLLĐ liệt kê người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động gồm:
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
- Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
- Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.
Do đó, giám đốc nhân sự chỉ có thẩm quyền ký quyết định sa thải khi được người đại diện theo pháp luật ủy quyền hợp pháp, hoặc khi nội quy lao động của doanh nghiệp đã quy định trực tiếp chức danh này có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
1.2. Quyền ủy quyền của người đại diện theo pháp luật cho giám đốc nhân sự
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có quyền ủy quyền cho cá nhân khác, bao gồm giám đốc nhân sự, xác lập và thực hiện giao dịch dân sự theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015 (BLDS). Việc ủy quyền ký quyết định sa thải là một dạng đại diện theo ủy quyền, phải xác định rõ phạm vi và thời hạn đại diện theo Điều 140, Điều 141 BLDS.
Tuy nhiên, khoản 5 Điều 18 BLLĐ quy định người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được ủy quyền lại cho người khác. Áp dụng nguyên tắc này, nếu người ký ủy quyền cho giám đốc nhân sự bản thân đã là người được ủy quyền (không phải người đại diện theo pháp luật gốc), việc ủy quyền lại cho giám đốc nhân sự không có giá trị pháp lý.
2. Điều kiện pháp lý để giấy ủy quyền cho giám đốc nhân sự ký quyết định sa thải có hiệu lực
2.1. Hình thức và nội dung bắt buộc của văn bản ủy quyền
Việc ủy quyền cần được lập thành văn bản, có đầy đủ các nội dung sau:
- Thông tin người ủy quyền (người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp) và người được ủy quyền (giám đốc nhân sự);
- Phạm vi ủy quyền: cụ thể là ký quyết định sa thải hoặc ký quyết định xử lý kỷ luật lao động nói chung;
- Thời hạn ủy quyền theo Điều 140 BLDS;
- Chữ ký, con dấu (nếu có) của người đại diện theo pháp luật.
Văn bản ủy quyền thiếu một trong các nội dung trên có nguy cơ bị coi là không xác định rõ phạm vi đại diện, dẫn đến tranh chấp về hiệu lực của quyết định sa thải do giám đốc nhân sự ký.
2.2. Phạm vi và thời hạn ủy quyền xử lý kỷ luật đối với nhân viên của công ty
Phạm vi ủy quyền xác định theo nội dung văn bản ủy quyền, căn cứ Điều 141 BLDS. Doanh nghiệp cần ghi rõ giám đốc nhân sự được ký quyết định sa thải đối với toàn bộ nhân viên của công ty hay chỉ giới hạn trong phạm vi phòng ban, đơn vị cụ thể.
Thời hạn ủy quyền xác định theo văn bản ủy quyền hoặc theo quy định của pháp luật, theo khoản 1, 2 Điều 140 BLDS. Hết thời hạn ủy quyền mà giám đốc nhân sự vẫn ký quyết định sa thải, văn bản này không còn giá trị đại diện hợp pháp cho doanh nghiệp.
2.3. Các trường hợp giấy ủy quyền bị coi là vô hiệu theo Bộ luật Lao động
Giấy ủy quyền cho giám đốc nhân sự ký quyết định sa thải bị coi là không có giá trị pháp lý trong các trường hợp sau:
- Người ký ủy quyền không phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động theo khoản 3 Điều 18 BLLĐ;
- Người ký ủy quyền là người đã được ủy quyền, không được ủy quyền lại theo khoản 5 Điều 18 BLLĐ;
- Văn bản ủy quyền không xác định phạm vi, thời hạn ủy quyền theo Điều 140, Điều 141 BLDS;
- Nội quy lao động đã quy định cụ thể người có thẩm quyền xử lý kỷ luật khác với giám đốc nhân sự và văn bản ủy quyền không phù hợp với quy định này.
3. Quy trình ủy quyền cho giám đốc nhân sự xử lý sa thải đúng thủ tục
Doanh nghiệp cần thực hiện ủy quyền theo trình tự sau để bảo đảm giá trị pháp lý của quyết định sa thải do giám đốc nhân sự ký. Trình tự này áp dụng cho trường hợp nội quy lao động chưa quy định cụ thể người có thẩm quyền xử lý kỷ luật. Quy trình gồm các bước cụ thể như sau:
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp lập văn bản ủy quyền cho giám đốc nhân sự, ghi rõ phạm vi ký quyết định xử lý kỷ luật lao động;
- Xác định thời hạn ủy quyền phù hợp với nhu cầu quản trị nhân sự của doanh nghiệp;
- Công bố nội dung ủy quyền đến các bộ phận liên quan để bảo đảm tính minh bạch khi tổ chức họp xử lý kỷ luật;
- Lưu giữ văn bản ủy quyền cùng hồ sơ xử lý kỷ luật lao động làm căn cứ chứng minh khi phát sinh tranh chấp.
Doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn phương án bổ sung quy định về người có thẩm quyền xử lý kỷ luật vào nội quy lao động theo Điều 118 BLLĐ, thay vì lập văn bản ủy quyền riêng lẻ cho từng thời điểm.
4. Hậu quả pháp lý khi giám đốc nhân sự ký quyết định sa thải trái thẩm quyền
Quyết định sa thải do người không có thẩm quyền ký, kể cả giám đốc nhân sự chưa được ủy quyền hợp pháp, được coi là quyết định sa thải trái pháp luật. Doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ theo Điều 41 BLLĐ, tương tự trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.
Cụ thể, doanh nghiệp buộc phải nhận người lao động trở lại làm việc theo hợp đồng lao động đã giao kết, trả tiền lương và đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho những ngày người lao động không được làm việc. Doanh nghiệp còn phải trả thêm cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.
Trường hợp người lao động không muốn tiếp tục làm việc, doanh nghiệp phải trả thêm trợ cấp thôi việc theo quy định, ngoài hai khoản tiền nêu trên. Rủi ro tài chính và uy tín từ việc ký sai thẩm quyền vượt xa chi phí thiết lập một văn bản ủy quyền đúng quy định ngay từ đầu.
5. Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật lao động
Luật LCP cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật lao động cho cả người sử dụng lao động và người lao động liên quan đến thẩm quyền xử lý kỷ luật, sa thải:
- Tư vấn xác định người có thẩm quyền ký quyết định sa thải theo Điều 18, Điều 122 BLLĐ và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP;
- Soạn thảo, rà soát văn bản ủy quyền xử lý kỷ luật lao động, nội quy lao động cho doanh nghiệp;
- Tư vấn và hỗ trợ người lao động xác định căn cứ sa thải trái thẩm quyền, trái pháp luật;
- Đánh giá rủi ro pháp lý, tính toán mức bồi thường theo Điều 41 BLLĐ khi phát sinh tranh chấp sa thải;
- Đại diện thương lượng, hòa giải hoặc tham gia tố tụng tại Tòa án để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Quý khách hàng.
>>> Xem thêm: Khởi kiện công ty do chấm dứt hợp đồng lao động trái luật
Kết luận
Quý khách hàng là doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế ủy quyền đúng luật, hoặc là người lao động cần xác định tính hợp pháp của quyết định sa thải, vui lòng liên hệ Luật LCP qua hotline 0962275827 để được luật sư tư vấn trực tiếp và hỗ trợ kịp thời.
