Xử lý kỷ luật đối với người lao động làm việc từ xa đặt ra nhiều thách thức pháp lý so với hình thức làm việc truyền thống tại văn phòng. Bài viết dưới đây phân tích quy định pháp luật hiện hành và quy trình xử lý kỷ luật lao động phù hợp với hình thức làm việc từ xa.
1. Quy định về xử lý kỷ luật lao động khi làm việc từ xa
Pháp luật lao động hiện hành chưa có quy định riêng về làm việc từ xa. Việc xử lý kỷ luật người lao động từ xa vẫn áp dụng Bộ luật Lao động 2019, kết hợp với hợp đồng lao động và nội quy doanh nghiệp.
1.1. Các quy định về xử lý kỷ luật lao động áp dụng cho hình thức làm việc từ xa
Theo Điều 117 Bộ luật Lao động 2019, kỷ luật lao động là quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định.
Người lao động làm việc từ xa vẫn phải tuân thủ đầy đủ các quy định này, dù không có mặt thường xuyên tại trụ sở doanh nghiệp.
Điều 124 quy định bốn hình thức xử lý kỷ luật lao động, gồm khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng, cách chức và sa thải.
Điều 122 đặt ra nguyên tắc bắt buộc: người sử dụng lao động phải chứng minh lỗi của người lao động, phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư bào chữa, việc xử lý kỷ luật phải được lập thành biên bản.
1.2. Vai trò của Nội quy lao động trong việc làm cơ sở xử lý vi phạm đối với lao động làm việc từ xa
Nội quy lao động là căn cứ pháp lý trực tiếp để xử lý kỷ luật lao động. Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP liệt kê nội dung chủ yếu của nội quy lao động, trong đó có quy định về trật tự tại nơi làm việc, bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ, cùng danh mục hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật tương ứng.
Đối với người lao động làm việc từ xa, doanh nghiệp cần bổ sung riêng các quy định về thời giờ làm việc thực tế, cơ chế điểm danh hoặc báo cáo công việc, quy tắc bảo mật dữ liệu khi truy cập hệ thống từ bên ngoài.
Nếu nội quy lao động không quy định hành vi vi phạm cụ thể của lao động làm việc từ xa, doanh nghiệp không có cơ sở để xử lý kỷ luật hành vi đó.
1.3. Những hành vi vi phạm phổ biến của người lao động làm việc từ xa
Các hành vi vi phạm phổ biến của người lao động làm việc từ xa gồm trễ deadline công việc được giao, không đăng nhập hệ thống làm việc theo khung giờ quy định, sử dụng thiết bị công ty cho mục đích cá nhân trái quy định, và rò rỉ dữ liệu, bí mật kinh doanh do bảo mật thiết bị cá nhân không đạt yêu cầu.
Các hành vi này cần được quy định rõ trong nội quy lao động, kèm hình thức xử lý kỷ luật tương ứng, để bảo đảm tính hợp pháp khi xử lý.
2. Điều kiện cần để doanh nghiệp xử lý kỷ luật lao động làm việc từ xa hợp pháp
Việc xử lý kỷ luật đối với người lao động làm việc từ xa chỉ có giá trị pháp lý khi doanh nghiệp đáp ứng đồng thời các điều kiện về thỏa thuận hợp đồng, nội quy lao động đã đăng ký và quy trình thu thập chứng cứ hợp lệ.
2.1. Thỏa thuận cụ thể về địa điểm, thời giờ làm việc và cơ chế ghi nhận công việc trong hợp đồng
Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 quy định hợp đồng lao động phải có nội dung về địa điểm làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
Đối với người lao động làm việc từ xa, hợp đồng lao động cần ghi nhận rõ địa điểm làm việc là ngoài trụ sở doanh nghiệp, khung thời gian làm việc bắt buộc, phương thức xác nhận kết quả công việc như báo cáo định kỳ, phần mềm quản lý công việc hoặc hệ thống chấm công điện tử.
Thỏa thuận này là cơ sở để xác định hành vi vi phạm khi người lao động không tuân thủ thời giờ làm việc hoặc không hoàn thành công việc theo tiến độ.
2.2. Đăng ký Nội quy lao động có bổ sung chế tài và quy định về làm việc từ xa với cơ quan quản lý
Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.
Nội quy lao động chỉ có hiệu lực sau khi được đăng ký. Doanh nghiệp cần bổ sung vào nội quy lao động các hành vi vi phạm đặc thù của làm việc từ xa và chế tài xử lý tương ứng.
Sau đó thực hiện thủ tục đăng ký hoặc sửa đổi nội quy lao động theo quy định, bảo đảm nội dung xử lý kỷ luật có căn cứ pháp lý khi áp dụng.
2.3. Xây dựng quy trình thu thập và bảo quản chứng cứ vi phạm điện tử hợp lệ
Chứng cứ vi phạm của người lao động làm việc từ xa chủ yếu tồn tại dưới dạng dữ liệu điện tử như email, lịch sử đăng nhập hệ thống, nhật ký phần mềm quản lý công việc, ghi âm hoặc ghi hình cuộc họp trực tuyến.
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình thu thập, sao lưu và bảo quản các dữ liệu này theo trình tự nhất quán, có xác nhận thời điểm thu thập, tránh chỉnh sửa sau khi ghi nhận, để bảo đảm giá trị chứng minh khi phát sinh tranh chấp lao động hoặc khi cơ quan giải quyết tranh chấp yêu cầu xuất trình.
3. Quy trình các bước xử lý kỷ luật đối với người lao động làm việc từ xa
Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động được quy định tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Đối với người lao động làm việc từ xa, doanh nghiệp cần điều chỉnh phương thức thực hiện từng bước cho phù hợp với điều kiện làm việc không tập trung.
3.1. Lập biên bản vi phạm và thông báo họp xử lý kỷ luật lao động
Khi phát hiện hành vi vi phạm, người sử dụng lao động lập biên bản vi phạm, ghi nhận đầy đủ hành vi, thời gian, chứng cứ liên quan.
Doanh nghiệp thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, họ tên người bị xử lý kỷ luật, hành vi vi phạm đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và người lao động ít nhất 5 ngày làm việc trước khi tiến hành họp, theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Với người lao động làm việc từ xa, thông báo cần được gửi qua thư bảo đảm đến địa chỉ đăng ký hoặc gửi trực tiếp qua phương tiện điện tử có xác nhận đã nhận, để bảo đảm giá trị pháp lý của việc thông báo.
3.2. Bố trí và tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật trực tuyến đảm bảo sự tham gia của các bên
Người lao động làm việc từ xa có thể tham gia họp xử lý kỷ luật trực tuyến nếu các bên đồng thuận, bảo đảm đầy đủ thành phần theo quy định. Cuộc họp cần được ghi âm, ghi hình để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.
3.3. Xác nhận biên bản họp, sử dụng chữ ký số và ban hành quyết định xử lý kỷ luật
Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự.
Trường hợp cuộc họp trực tuyến, các bên có thể sử dụng chữ ký số hợp lệ theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử để xác nhận biên bản.
Quyết định xử lý kỷ luật lao động phải được ban hành trong thời hiệu quy định tại Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, tức trong 6 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm, hoặc 12 tháng đối với hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của doanh nghiệp.
Quyết định phải được gửi đến người lao động, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
4. Rủi ro pháp lý và bài học từ các nghiên cứu về tranh chấp lao động làm việc từ xa
Nhiều nghiên cứu về quản trị nhân sự và tranh chấp lao động chỉ ra rằng, sai sót trong xử lý kỷ luật lao động làm việc từ xa chủ yếu phát sinh từ việc rút gọn thủ tục hoặc thu thập chứng cứ không đúng cách, dẫn đến quyết định kỷ luật bị tuyên vô hiệu.
4.1. Xử lý kỷ luật sai thủ tục do tự ý cắt giảm các bước thông báo hoặc họp mặt
Một sai sót thường gặp là doanh nghiệp bỏ qua bước thông báo trước cuộc họp, hoặc ra quyết định kỷ luật mà không tổ chức họp với sự tham gia đầy đủ các thành phần theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019.
Với lao động làm việc từ xa, việc cho rằng khó tổ chức họp trực tiếp nên bỏ qua bước này là căn cứ để quyết định kỷ luật bị coi là trái trình tự, thủ tục và không có giá trị pháp lý khi có tranh chấp.
4.2. Rủi ro khi chứng cứ vi phạm điện tử không đủ giá trị chứng minh lỗi của người lao động
Dữ liệu điện tử như lịch sử đăng nhập, ảnh chụp màn hình, tin nhắn nội bộ cần đáp ứng yêu cầu về tính toàn vẹn và nguồn gốc rõ ràng để được chấp nhận làm chứng cứ.
Nếu doanh nghiệp không lưu trữ đúng quy trình, không xác định được thời điểm và nguồn gốc dữ liệu, chứng cứ có thể không đủ giá trị chứng minh lỗi của người lao động, khiến việc xử lý kỷ luật thiếu căn cứ.
4.3. Các khuyến nghị từ nghiên cứu về quản trị nhân sự nhằm giảm thiểu tranh chấp lao động
Để giảm thiểu tranh chấp lao động liên quan đến làm việc từ xa, doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình quản lý công việc từ xa bằng văn bản, phổ biến nội quy lao động đến toàn thể người lao động, lưu trữ chứng cứ vi phạm có hệ thống, và tham vấn ý kiến pháp lý trước khi ban hành quyết định xử lý kỷ luật đối với các trường hợp phức tạp.
5. Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật lao động
Luật LCP hỗ trợ doanh nghiệp xử lý kỷ luật đối với người lao động làm việc từ xa đúng quy định Bộ luật Lao động 2019, với các công việc cụ thể sau:
- Rà soát, xây dựng và điều chỉnh nội quy lao động phù hợp với hình thức làm việc từ xa
- Tư vấn soạn thảo điều khoản hợp đồng lao động về địa điểm, thời giờ làm việc, cơ chế ghi nhận công việc
- Hướng dẫn quy trình thu thập, bảo quản chứng cứ vi phạm điện tử hợp lệ
- Tư vấn và đại diện thực hiện thủ tục đăng ký, sửa đổi nội quy lao động với cơ quan quản lý
- Hỗ trợ tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, lập biên bản, soạn quyết định xử lý kỷ luật
- Đại diện hoặc tư vấn giải quyết tranh chấp lao động phát sinh từ quyết định xử lý kỷ luật
>>> Xem thêm: Người lao động nghỉ việc thế nào để không phải bồi thường chi phí đào tạo
Kết luận
Xử lý kỷ luật đối với người lao động làm việc từ xa đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ đồng thời quy định của Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động đã đăng ký và quy trình chứng cứ điện tử chặt chẽ.
Quý khách hàng cần được tư vấn cụ thể để bảo đảm quyết định kỷ luật đúng thẩm quyền, đúng trình tự và hạn chế rủi ro tranh chấp. Luật LCP đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình xây dựng nội quy lao động và xử lý kỷ luật lao động. Quý khách hàng liên hệ Hotline 0962275827 để được luật sư tư vấn trực tiếp.
