Nhân viên không hoàn thành KPI có bị coi là vi phạm kỷ luật lao động hay không là vấn đề phát sinh phổ biến trong quan hệ lao động tại doanh nghiệp.Luật LCP phân tích bản chất pháp lý của KPI, ranh giới giữa đánh giá hiệu quả công việc với kỷ luật lao động, cùng phương án xử lý hợp pháp dành cho doanh nghiệp.Nhân viên không hoàn thành KPI có được coi là vi phạm kỷ luật
1. Bản chất pháp lý của KPI và đánh giá hiệu quả công việc trong doanh nghiệp
Việc hiểu đúng bản chất của KPI là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp áp dụng đúng chế tài khi người lao động không đạt chỉ tiêu.
1.1. KPI là gì và vai trò của hệ thống KPI trong quản trị nhân sự
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, được doanh nghiệp thiết lập nhằm giám sát năng suất lao động, làm căn cứ trả lương, thưởng, và đánh giá năng lực nhân viên.Hệ thống KPI có vai trò quản trị nội bộ, không mang tính chất pháp lý bắt buộc theo quy định của Bộ luật Lao động. Do đó, kết quả không hoàn thành KPI chỉ có giá trị làm căn cứ đánh giá hiệu quả công việc, không đương nhiên phát sinh trách nhiệm kỷ luật lao động đối với người lao động.
1.2. Phân biệt giữa đánh giá mức độ hoàn thành công việc và hành vi vi phạm kỷ luật lao động
Kỷ luật lao động, theo Điều 117 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động.Vi phạm kỷ luật lao động là hành vi vi phạm các quy định cụ thể đã được ghi nhận trong nội quy lao động đăng ký hợp pháp.Trong khi đó, không hoàn thành KPI phản ánh kết quả công việc thấp hơn chỉ tiêu đặt ra, không phải hành vi vi phạm quy tắc ứng xử hay quy trình làm việc. Hai phạm trù này độc lập về bản chất pháp lý và không thể đánh đồng khi xử lý.
2. Không hoàn thành KPI có bị coi là vi phạm kỷ luật lao động không?
Đây là câu hỏi trọng tâm mà nhiều doanh nghiệp và người lao động cùng quan tâm. Không hoàn thành KPI có bị coi là vi phạm kỷ luật lao động không?
2.1. Trường hợp không hoàn thành KPI bị coi là vi phạm và bị xử lý
Không hoàn thành KPI đơn thuần, tự thân, không cấu thành hành vi vi phạm kỷ luật lao động theo Điều 117, Điều 118 Bộ luật Lao động 2019.Kỷ luật lao động chỉ được áp dụng khi người lao động có hành vi vi phạm điều khoản cụ thể trong nội quy lao động, ví dụ: không tuân thủ quy trình làm việc, chống đối chỉ đạo hợp pháp, hoặc vi phạm quy định về thời giờ làm việc dẫn đến không đạt KPI. Trong các trường hợp này, căn cứ xử lý là hành vi vi phạm nội quy lao động, chứ không phải kết quả KPI thấp.
2.2. Rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp khi cố tình áp dụng kỷ luật đối với nhân viên không đạt KPI
Doanh nghiệp áp dụng hình thức kỷ luật lao động chỉ vì lý do không hoàn thành KPI, trong khi hành vi này không được quy định trong nội quy lao động, sẽ vi phạm Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 về các hành vi bị nghiêm cấm khi xử lý kỷ luật lao động. Hậu quả pháp lý bao gồm: quyết định xử lý kỷ luật có thể bị tuyên vô hiệu khi phát sinh tranh chấp lao động, doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, đồng thời phải khôi phục quyền lợi và bồi thường thiệt hại cho người lao động.
3. Các hành vi xử lý nhân viên không hoàn thành KPI trái quy định pháp luật
Những hành vi này tiềm ẩn rủi ro bị coi là vi phạm nghiêm trọng quyền lợi người lao động. Dưới đây là ba hành vi phổ biến cần lưu ý.
3.1. Doanh nghiệp tự ý trừ lương người lao động khi không đạt KPI
Khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ: nghiêm cấm phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động. Việc khấu trừ tiền lương chỉ được thực hiện trong trường hợp người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của người sử dụng lao động theo Điều 102 Bộ luật Lao động 2019, không áp dụng đối với kết quả không hoàn thành KPI. Doanh nghiệp tự ý trừ lương vì lý do này là hành vi trái luật.
3.2. Ép buộc người lao động viết đơn tự nguyện nghỉ việc vì không hoàn thành KPI
Điều 5 Bộ luật Lao động 2019 ghi nhận nguyên tắc tự nguyện trong quan hệ lao động. Hành vi gây áp lực, đe dọa hoặc tạo điều kiện bất lợi để buộc người lao động viết đơn xin nghỉ việc vì không đạt KPI, về bản chất, là doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nhưng che giấu dưới hình thức tự nguyện.Nếu bị chứng minh có yếu tố ép buộc, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm theo Điều 41 Bộ luật Lao động 2019 về nghĩa vụ khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.
3.3. Áp dụng hình thức sa thải trái quy định tại Điều 125 Bộ luật Lao động
Theo Điều 125 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động chỉ được áp dụng hình thức sa thải trong các trường hợp sau:
Vi phạm nghiêm trọng tại nơi làm việc, gồm: trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích hoặc sử dụng ma túy.
Xâm phạm quyền và lợi ích của người sử dụng lao động, như: tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ hoặc gây thiệt hại nghiêm trọng, đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của doanh nghiệp.
Tái phạm trong thời gian chưa được xóa kỷ luật sau khi đã bị xử lý kỷ luật bằng hình thức kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức.
Tự ý bỏ việc từ 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày mà không có lý do chính đáng.
4. Phương án xử lý hợp pháp của doanh nghiệp khi nhân viên thường xuyên không đạt KPI
Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ điều kiện và quy trình luật định để tránh rủi ro bị coi là chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.Phương án xử lý hợp pháp của doanh nghiệp
4.1. Căn cứ đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động do không hoàn thành công việc theo quy định
Người sử dụng lao động được đơn phương chấm dứt hợp đồng khi người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo điểm a khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động năm 2019.Việc đánh giá phải dựa trên quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc do doanh nghiệp ban hành và tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nếu có). Đây là căn cứ pháp lý phù hợp để xử lý trường hợp người lao động không hoàn thành KPI kéo dài.
4.2. Điều kiện bắt buộc: Xây dựng và ban hành Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc chuẩn pháp lý
Để áp dụng căn cứ tại điểm a khoản 1 Điều 35, doanh nghiệp phải có quy chế đánh giá bằng văn bản với tiêu chí rõ ràng, khách quan và áp dụng thống nhất.Quy chế phải được công khai, phổ biến đến người lao động trước khi áp dụng và có thời gian thực hiện thực tế. Không có quy chế đánh giá hợp lệ, doanh nghiệp không có căn cứ pháp lý để xác định người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc.
4.3. Quy trình tham khảo ý kiến Công đoàn cơ sở và thông báo trước cho người lao động
Trước khi ban hành quy chế đánh giá, doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở phải tham khảo ý kiến của tổ chức này theo khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019.Thời hạn báo trước khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động:
45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn.
30 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng.
03 ngày làm việc đối với hợp đồng dưới 12 tháng.
Lưu ý: Vi phạm thời hạn báo trước làm cho việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.
5. Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật lao động
Luật LCP cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật lao động toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp xử lý đúng quy định các trường hợp liên quan đến KPI và chấm dứt hợp đồng lao động. Cụ thể, luật sư của Luật LCP thực hiện các công việc sau cho Quý khách hàng:
Tư vấn, rà soát và xây dựng Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc phù hợp quy định tại Điều 36 Bộ luật Lao động 2019.
Rà soát, chỉnh sửa nội quy lao động, đảm bảo đăng ký hợp lệ tại cơ quan chuyên môn về lao động theo Điều 118, Điều 119 Bộ luật Lao động 2019.
Tư vấn quy trình tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động và thời hạn báo trước khi chấm dứt hợp đồng lao động.
Soạn thảo hồ sơ, văn bản chấm dứt hợp đồng lao động đúng căn cứ pháp lý, hạn chế rủi ro tranh chấp.
Đào tạo, cập nhật quy định pháp luật lao động cho bộ phận nhân sự của doanh nghiệp.
Không hoàn thành KPI, xét theo quy định pháp luật lao động hiện hành, không đương nhiên bị coi là vi phạm kỷ luật lao động; doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai chế định để tránh áp dụng sai thẩm quyền và phát sinh tranh chấp không đáng có.Trường hợp cần tư vấn xây dựng quy chế đánh giá KPI, xử lý nhân sự không đạt chỉ tiêu hoặc chấm dứt hợp đồng lao động đúng trình tự, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Luật LCP qua Hotline: 0962275827 để được luật sư hỗ trợ trực tiếp.
