Hướng xử lý vi phạm thuế VAT của doanh nghiệp đối với quà biếu tặng đòi hỏi phân biệt rõ nghĩa vụ xuất hóa đơn, kê khai thuế GTGT đầu ra và điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào giữa quà tặng khách hàng và quà tặng nhân viên. Nội dung dưới đây của Luật LCP hệ thống hóa quy định hiện hành và hướng khắc phục khi phát sinh vi phạm.Hướng xử lý vi phạm thuế VAT của doanh nghiệp đối với quà tặng
1. Rủi ro vi phạm thuế GTGT phổ biến đối với quà biếu tặng khách hàng và nhân viên
Doanh nghiệp thường nhầm lẫn rằng quà biếu tặng không mang tính chất kinh doanh nên không cần xuất hóa đơn, dẫn đến ba nhóm rủi ro chính về nghĩa vụ xuất hóa đơn, xác định giá tính thuế và điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Việc nhận diện đúng ba nhóm rủi ro này giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa trước khi bị cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
1.1. Bỏ sót nghĩa vụ xuất hóa đơn và kê khai thuế GTGT đầu ra cho quà tặng doanh nghiệp
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua, bao gồm cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu, cho, biếu, tặng, trao đổi hoặc trả thay lương cho người lao động, trừ các trường hợp pháp luật quy định không phải sử dụng hóa đơn điện tử.Vì vậy, khi doanh nghiệp mua hàng hóa để tặng khách hàng, đối tác hoặc nhân viên, việc hàng hóa được sử dụng làm quà tặng không làm mất nghĩa vụ lập hóa đơn. Doanh nghiệp phải lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT đầu ra theo quy định.
1.2. Xác định sai giá tính thuế GTGT đầu ra và ghi nhận chi phí không hợp lý
Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng là giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động biếu, tặng.Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo đúng quy định pháp luật thương mại, giá tính thuế được xác định theo quy định riêng tại khoản 2 Điều 6 Nghị định này, trong đó có trường hợp được xác định bằng 0.Đối với thuế TNDN, chi phí mua quà tặng chỉ được trừ khi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp (Điều 9 Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP).
1.3. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với quà biếu tặng khách hàng và nhân viên
Doanh nghiệp mua hàng hóa về làm quà biếu, tặng vẫn có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện khấu trừ theo Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.Doanh nghiệp phải có hóa đơn GTGT hợp pháp và đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, trừ các trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Mức xử phạt hành chính và tiền chậm nộp khi vi phạm thuế GTGT quà tặng
Việc xử phạt phải căn cứ vào bản chất, số lượng hóa đơn, thời điểm vi phạm và hậu quả về nghĩa vụ thuế theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP và Nghị định 291/2026/NĐ-CP.
2.1. Khung xử phạt hành vi không lập hóa đơn hoặc xuất hóa đơn sai thời điểm
Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP), hành vi không lập hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng, dịch vụ bị phạt theo số lượng hóa đơn vi phạm.Do đó, doanh nghiệp không áp dụng một mức phạt cố định cho mọi vi phạm hóa đơn biếu tặng mà xác định theo từng trường hợp cụ thể.
2.2. Xử phạt hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế GTGT phải nộp
Theo điểm b khoản 3 Điều 44 và khoản 2 Điều 45 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, trường hợp doanh nghiệp khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế GTGT phải nộp thuộc nhóm hành vi luật định thì bị phạt 20% số tiền thuế khai thiếu, đồng thời phải nộp đủ số thuế còn thiếu và tiền chậm nộp theo quy định.Trường hợp hành vi không lập hóa đơn, không kê khai có đủ dấu hiệu trốn thuế theo khoản 4 Điều 45 Luật Quản lý thuế 2025 và chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 01 đến 03 lần số tiền thuế trốn theo Điều 44 của Luật này.
2.3. Cách tính tiền chậm nộp thuế GTGT phát sinh từ các khoản quà biếu tặng
Từ ngày 01/07/2026, tiền chậm nộp được thực hiện theo Điều 16 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15. Trường hợp doanh nghiệp khai bổ sung làm tăng số thuế GTGT phải nộp thì phải nộp số thuế tăng thêm và tiền chậm nộp theo mức 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp theo thời gian luật định.Cách tính tiền chậm nộp thuế VAT phát sinh từ quà biếu, tặng
3. Quy trình tự khắc phục và giải trình vi phạm thuế GTGT quà biếu tặng
Quy trình này bao gồm việc lập hóa đơn bổ sung, hạch toán lại đúng bản chất giao dịch, chuẩn bị hồ sơ chứng minh chi phí hợp lý và soạn thảo văn bản giải trình khi làm việc với cơ quan thuế. Quy trình tự khắc phục và giải trình vi phạm thuế VAT
3.1. Hướng dẫn xuất hóa đơn bổ sung và hạch toán đúng quy định công văn hướng dẫn
Khi xuất hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và tuân thủ quy định về thời điểm lập hóa đơn tại Điều 9 Nghị định này. Nếu phát hiện bỏ sót, doanh nghiệp phải rà soát từng giao dịch, lập hóa đơn bổ sung tại thời điểm xử lý (không được ghi lùi ngày) và thực hiện kê khai điều chỉnh nghĩa vụ thuế. Kế toán cần hạch toán bổ sung thuế GTGT đầu ra, giá trị hàng hóa xuất dùng và phân loại đúng bản chất khoản chi; đồng thời rà soát việc ghi nhận doanh thu theo quy định kế toán và xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
3.2. Lập hồ sơ chứng minh chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN
Theo Điều 9 Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi mua quà biếu, tặng được tính vào chi phí được trừ khi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Đối với quà tặng mang tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động, tổng các khoản chi phúc lợi trong năm tính thuế không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện của doanh nghiệp.
3.3. Soạn thảo văn bản giải trình giảm nhẹ mức phạt với cơ quan thuế quản lý
Doanh nghiệp bị lập biên bản vi phạm hành chính có quyền giải trình bằng văn bản hoặc trực tiếp nếu hành vi có mức tối đa khung tiền phạt từ 30.000.000 đồng trở lên (khoản 1 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính hiện hành). Việc giải trình không mặc nhiên làm giảm mức phạt nhưng là căn cứ để cơ quan thẩm quyền xem xét tính chất vi phạm và áp dụng các tình tiết liên quan trước khi ban hành quyết định xử phạt.>>> Xem thêm: Hủy quyết định phạt vi phạm thuế VAT của doanh nghiệp
4. Dịch vụ tư vấn và xử lý vi phạm thuế của Công ty Luật LCP
Công ty Luật LCP hỗ trợ doanh nghiệp xử lý toàn diện các vướng mắc về thuế GTGT phát sinh từ hoạt động biếu tặng khách hàng, nhân viên, từ khâu rà soát hồ sơ đến khâu làm việc trực tiếp với cơ quan thuế.
Rà soát toàn bộ hồ sơ mua hàng, hóa đơn xuất biếu tặng và hồ sơ khai thuế GTGT liên quan để xác định phạm vi sai sót.
Tư vấn cách xuất hóa đơn, xác định giá tính thuế GTGT đúng quy định cho từng loại quà tặng cụ thể.
Hướng dẫn hạch toán, phân loại đúng chi phí quà tặng khách hàng và chi phí phúc lợi quà tặng nhân viên khi quyết toán thuế TNDN.
Lập hồ sơ khai bổ sung thuế GTGT, tính toán chính xác số tiền thuế thiếu và tiền chậm nộp phát sinh.
Soạn thảo văn bản giải trình, đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế khi bị lập biên bản vi phạm hành chính.
Kết luận
Chủ động rà soát và xử lý đúng quy định về hóa đơn, thuế GTGT đối với quà biếu tặng giúp doanh nghiệp tránh bị ấn định lại nghĩa vụ thuế, xử phạt vi phạm hành chính và loại trừ chi phí khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Quý khách hàng đang gặp vướng mắc trong việc xuất hóa đơn, kê khai thuế GTGT đối với quà tặng khách hàng, nhân viên vui lòng liên hệ Công ty Luật LCP qua Hotline: 0962275827 để được luật sư trực tiếp tư vấn, rà soát hồ sơ và đưa ra phương án xử lý phù hợp với tình huống thực tế của doanh nghiệp.
