Giải quyết vi phạm thuế VAT của doanh nghiệp do trả lại hàng mua đòi hỏi xác định đúng cách xuất hóa đơn, thời điểm kê khai và thuế suất áp dụng ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch trả hàng cho người bán, nhà cung cấp. Nội dung dưới đây của Luật LCP hệ thống quy định hiện hành theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC, Luật Quản lý thuế 2025 và hướng xử lý khi doanh nghiệp phát sinh sai sót.Giải quyết vi phạm thuế VAT của doanh nghiệp do trả lại hàng mua
1. Hướng dẫn lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT khi trả lại hàng mua mới nhất
1.1. Lập hóa đơn khi người mua trả lại hàng hóa
Theo điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, bao gồm trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng hóa đã mua, người bán lập hóa đơn điều chỉnh.Trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán và người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định đối với nghiệp vụ tương ứng.Đối với hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua, khi trả lại hàng hóa phù hợp với pháp luật có liên quan.
1.2. Cách kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra khi phát sinh giao dịch hàng trả lại
Trường hợp trả lại hàng hóa là nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau giao dịch bán hàng ban đầu. Đối với hóa đơn điều chỉnh lập do trả lại hàng, người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh và người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.Theo đó, bên bán thực hiện điều chỉnh doanh thu, thuế GTGT đầu ra tương ứng với phần hàng hóa được trả lại; bên mua điều chỉnh số thuế GTGT đầu vào tương ứng theo hóa đơn điều chỉnh.
1.3. Áp dụng đúng thuế suất GTGT tại thời điểm trả lại hàng cho nhà cung cấp
Thuế suất GTGT áp dụng trên hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn trả lại hàng phải giữ nguyên theo thuế suất đã áp dụng tại hóa đơn gốc phát sinh giao dịch mua bán ban đầu.Không được xác định lại theo thuế suất hiện hành tại thời điểm trả hàng nếu chính sách thuế suất đã thay đổi trong khoảng thời gian giữa hai thời điểm. Doanh nghiệp cần đối chiếu chính sách giảm thuế GTGT theo từng giai đoạn, bởi một số nhóm hàng hóa, dịch vụ đang áp dụng mức thuế suất 8% thay cho 10% theo chính sách hỗ trợ phục hồi kinh tế được gia hạn qua từng thời kỳ.
2. Các hành vi vi phạm thuế VAT thường gặp do xử lý sai thủ tục trả lại hàng
Sai sót trong xử lý thủ tục trả lại hàng mua phần lớn xuất phát từ việc bên mua chưa cập nhật quy định mới hoặc thiếu quy trình kiểm soát nội bộ giữa bộ phận kế toán và bộ phận mua hàng. Các hành vi vi phạm thuế VAT thường gặp
2.1. Lập hóa đơn không đúng bản chất giao dịch trả lại hàng
Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, việc lập hóa đơn phải thực hiện theo cơ chế quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.Về nguyên tắc, người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Người mua chỉ lập hóa đơn điện tử trả lại hàng trong trường hợp các bên có thỏa thuận hoặc trường hợp hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu đã được đăng ký theo tên người mua và đáp ứng điều kiện pháp luật quy định.Việc người mua lập hóa đơn như một giao dịch bán hàng độc lập mà không phản ánh đúng bản chất trả lại hàng có thể làm sai lệch doanh thu, thuế GTGT đầu ra, đầu vào và dẫn đến nghĩa vụ điều chỉnh hóa đơn, hồ sơ khai thuế hoặc xử phạt nếu đủ căn cứ.
2.2. Không thực hiện kê khai điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ do trả lại hàng
Khi trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ tương ứng. Nếu không điều chỉnh, số thuế được khấu trừ sẽ cao hơn thực tế, có thể bị xác định là khai sai làm tăng số thuế được khấu trừ hoặc giảm số thuế phải nộp theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
2.3. Thiếu biên bản thỏa thuận trả lại hàng dẫn đến bị nghi ngờ mua bán hóa đơn khống
Khi trả lại hàng, doanh nghiệp cần lưu đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh giao dịch thực tế như thỏa thuận trả hàng, biên bản giao nhận và hóa đơn điều chỉnh theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.Thiếu hồ sơ chứng minh giao dịch có thể khiến doanh nghiệp không giải trình được tính hợp pháp của việc điều chỉnh hóa đơn, đồng thời phát sinh rủi ro về thuế và hóa đơn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
3. Quy trình giải quyết vi phạm hành chính và khắc phục hậu quả thuế VAT
Ba nội dung cốt lõi trong quy trình xử lý gồm tự rà soát và nộp hồ sơ bổ sung, xác định đúng mức phạt tương ứng và thực hiện quyền giải trình khi bị lập biên bản vi phạm.Quy trình giải quyết vi phạm hành chính và khắc phục hậu quả
3.1. Các bước rà soát, tự phát hiện sai sót và nộp hồ sơ khai bổ sung thuế GTGT
Theo khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025, người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp có sai, sót được khai bổ sung trong thời hạn 05 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót, trong các trường hợp pháp luật quy định.Hồ sơ khai bổ sung đối với doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025, Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC, bao gồm tờ khai bổ sung, bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan theo trường hợp cụ thể.
3.2. Mức phạt vi phạm hành chính về thuế và tiền chậm nộp phát sinh khi kê khai sai
Trường hợp sai sót làm phát sinh tăng số thuế GTGT phải nộp hoặc giảm số thuế được khấu trừ, doanh nghiệp phải xác định lại nghĩa vụ thuế và thực hiện nộp số tiền còn thiếu theo quy định.Tiền chậm nộp được tính theo mức 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp theo Điều 16 Luật Quản lý thuế 2025.Việc doanh nghiệp có bị xử phạt hay không cần căn cứ vào thời điểm tự phát hiện, thời điểm khai bổ sung, thời điểm cơ quan có thẩm quyền phát hiện và tính chất của hành vi. Trong trường hợp đáp ứng điều kiện luật định về chủ động khai bổ sung và nộp đủ nghĩa vụ trước khi bị phát hiện, doanh nghiệp có thể thuộc trường hợp không bị xử phạt đối với hành vi khai sai tương ứng.
3.3. Soạn thảo văn bản giải trình lý do vi phạm với cơ quan thuế để giảm nhẹ mức phạt
Đối với vi phạm có mức phạt tiền tối đa từ 30 triệu đồng đối với tổ chức, doanh nghiệp có quyền giải trình bằng văn bản hoặc trực tiếp theo khoản 1 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012, được sửa đổi, bổ sung năm 2025.Doanh nghiệp có thể cung cấp biên bản trả hàng, chứng từ giao nhận và tài liệu chứng minh giao dịch thực tế để làm rõ sai sót, tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp thuộc diện giải trình, thời hạn ra quyết định xử phạt tối đa 30 ngày kể từ ngày lập biên bản theo khoản 1 Điều 66.
4. Dịch vụ tư vấn pháp lý và xử lý vi phạm thuế của LCP Law Firm
Luật LCP hỗ trợ doanh nghiệp xử lý toàn diện các vướng mắc phát sinh từ nghiệp vụ trả lại hàng mua, từ khâu rà soát hóa đơn đến khâu làm việc trực tiếp với cơ quan thuế khi bị lập biên bản vi phạm. Đội ngũ luật sư của Luật LCP thực hiện các công việc cụ thể sau khi tiếp nhận yêu cầu của Quý khách hàng:
Rà soát toàn bộ hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn trả lại hàng và tờ khai thuế GTGT liên quan để xác định chính xác mức độ sai sót.
Tư vấn cách xuất hóa đơn, cách kê khai đúng quy định.
Soạn thảo hồ sơ khai bổ sung thuế GTGT, hỗ trợ nộp hồ sơ trên hệ thống thuế điện tử đúng thời hạn quy định.
Soạn thảo văn bản giải trình, đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế khi bị lập biên bản vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
Đánh giá rủi ro bị quy kết sử dụng hóa đơn không hợp pháp và đề xuất phương án bổ sung hồ sơ, chứng từ chứng minh giao dịch trả hàng có thật.
Tư vấn phương án khiếu nại quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế trong trường hợp mức phạt áp dụng chưa phù hợp với tính chất, mức độ vi phạm.
Xử lý đúng thủ tục ngay từ khi phát sinh giao dịch trả lại hàng mua giúp doanh nghiệp tránh được các khoản truy thu, tiền chậm nộp và rủi ro bị quy kết sử dụng hóa đơn không hợp pháp về sau.Quý khách hàng đang gặp vướng mắc trong cách xuất hóa đơn, cách kê khai thuế GTGT do trả lại hàng cho nhà cung cấp vui lòng liên hệ Luật LCP qua Hotline: 0962275827 để được luật sư trực tiếp tư vấn, rà soát hồ sơ và đưa ra phương án xử lý phù hợp với tình huống thực tế của công ty.
