Nghĩa vụ chứng minh của Công ty khi xử lý kỷ luật lao động là yêu cầu pháp lý bắt buộc, đòi hỏi người sử dụng lao động phải xác lập đầy đủ căn cứ về lỗi của người lao động trước khi áp dụng bất kỳ hình thức kỷ luật nào. Nội dung dưới đây phân tích cụ thể các quy định liên quan.
1. Nguyên tắc khi xử lý kỷ luật lao động
Theo Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019, việc xử lý kỷ luật lao động phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Chứng minh lỗi: Người sử dụng lao động có nghĩa vụ chứng minh lỗi của người lao động.
- Bảo đảm quyền tham gia và bào chữa: Có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động; người lao động được có mặt, tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bảo vệ quyền lợi.
- Lập biên bản xử lý: Toàn bộ quá trình xử lý kỷ luật phải được lập thành biên bản.
- Áp dụng đúng hình thức kỷ luật: Không áp dụng nhiều hình thức kỷ luật đối với một hành vi; nếu có nhiều hành vi vi phạm thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi nghiêm trọng nhất.
- Không xử lý kỷ luật trong các trường hợp pháp luật cấm: Không xử lý người lao động đang nghỉ ốm đau, nghỉ thai sản, bị tạm giữ, tạm giam, đang chờ kết quả điều tra hoặc đang mắc bệnh làm mất khả năng nhận thức, điều khiển hành vi.
2. Thời hạn xử lý kỷ luật lao động
Khoản 1 Điều 123 Bộ luật Lao động 2019 quy định thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm. Đối với hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động, thời hiệu này được kéo dài thành 12 tháng.
Việc xác định đúng thời điểm xảy ra hành vi vi phạm là căn cứ quan trọng để xác định quyết định kỷ luật còn trong thời hiệu hay không.
Khoản 2 Điều 123 quy định khi hết thời gian không được xử lý kỷ luật lao động theo khoản 4 Điều 122 BLLĐ, nếu hết thời hiệu hoặc còn thời hiệu nhưng không đủ 60 ngày thì được kéo dài thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian nêu trên.
Quy định này giải quyết trường hợp thời hiệu xử lý kỷ luật trùng với khoảng thời gian người lao động thuộc diện được bảo vệ, tránh việc người sử dụng lao động mất quyền xử lý kỷ luật chỉ vì lý do khách quan không thể tiến hành.
Người sử dụng lao động phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động bằng văn bản trong thời hiệu nêu trên; quá thời hiệu mới ban hành quyết định kỷ luật thì quyết định đó bị coi là trái pháp luật, bất kể lỗi của người lao động có được chứng minh đầy đủ hay không.
3. Nghĩa vụ chứng minh lỗi của người lao động khi xử lý kỷ luật
Điểm a khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 đặt nghĩa vụ chứng minh lỗi của người lao động lên người sử dụng lao động khi xử lý kỷ luật lao động, không đảo ngược nghĩa vụ này cho người lao động.
Đây là nguyên tắc phân bổ nghĩa vụ chứng minh đặc thù của quan hệ lao động, phản ánh vị thế không cân bằng giữa hai bên.
Theo hướng dẫn tại Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, khi phát hiện hành vi vi phạm tại thời điểm xảy ra, người sử dụng lao động phải lập biên bản vi phạm; khi phát hiện sau thời điểm hành vi vi phạm đã xảy ra, người sử dụng lao động phải thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động trước khi tiến hành họp xử lý kỷ luật.
3.1. Cách xác định lỗi
Bộ luật Lao động năm 2019 không quy định khái niệm “lỗi” của người lao động. Do đó, trong quá trình xác định lỗi khi xử lý kỷ luật lao động, có thể tham chiếu quy định về lỗi tại Điều 364 Bộ luật Dân sự năm 2015.
Theo Điều 364 Bộ luật Dân sự 2015 quy định lỗi trong trách nhiệm dân sự bao gồm lỗi cố ý và lỗi vô ý.
Lỗi cố ý là trường hợp một người nhận thức rõ hành vi của mình sẽ gây thiệt hại cho người khác mà vẫn thực hiện, và mong muốn hoặc tuy không mong muốn nhưng để mặc cho thiệt hại xảy ra.
Lỗi vô ý là trường hợp một người không thấy trước hành vi của mình có khả năng gây thiệt hại, mặc dù phải biết hoặc có thể biết trước thiệt hại sẽ xảy ra, hoặc thấy trước khả năng gây thiệt hại nhưng cho rằng thiệt hại sẽ không xảy ra hoặc có thể ngăn chặn được.
Việc tham chiếu quy định về lỗi trong Bộ luật Dân sự giúp làm rõ yếu tố nhận thức và ý chí của người lao động đối với hành vi vi phạm, từ đó làm cơ sở đánh giá có đủ căn cứ áp dụng hình thức xử lý kỷ luật hay không.
3.2. Cách xác định chứng cứ chứng minh
Khái niệm và nguồn chứng cứ theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015
Theo Điều 93 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, chứng cứ là những gì có thật, được đương sự hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân giao nộp, xuất trình hoặc do Tòa án thu thập theo trình tự luật định.
Chứng cứ được sử dụng để xác định các tình tiết khách quan của vụ việc.
Điều 94 quy định chứng cứ được thu thập từ các nguồn: tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được, dữ liệu điện tử; vật chứng; lời khai của đương sự; lời khai của người làm chứng; kết luận giám định; biên bản ghi kết quả thẩm định tại chỗ; kết quả định giá tài sản, thẩm định giá tài sản; văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi pháp lý do người có chức năng lập; văn bản công chứng, chứng thực; và các nguồn khác mà pháp luật có quy định.
Điều kiện và giá trị chứng minh của chứng cứ
Theo Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 quy định điều kiện để từng nguồn chứng cứ được công nhận là chứng cứ hợp pháp.
Trong đó, tài liệu đọc được nội dung phải là bản chính, bản sao được công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận.
Đối với lời khai của đương sự hoặc người làm chứng, chứng cứ được chấp nhận khi được thể hiện bằng văn bản, băng ghi âm, ghi hình, dữ liệu điện tử hoặc được trình bày trực tiếp tại phiên tòa theo quy định của pháp luật. Mỗi loại chứng cứ đều phải đáp ứng điều kiện về tính hợp pháp và giá trị chứng minh.
Trong tranh chấp về xử lý kỷ luật lao động, Điều 93, Điều 94 và Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 là căn cứ để Tòa án đánh giá giá trị chứng minh của các tài liệu do người sử dụng lao động xuất trình.
Trong đó, biên bản vi phạm, biên bản họp xử lý kỷ luật, dữ liệu camera, dữ liệu điện tử, lời khai của người làm chứng và các tài liệu khác được thu thập đúng trình tự luật định được xem là chứng cứ chứng minh hợp lệ.
>>> Xem thêm: Lưu ý khi tranh chấp hợp đồng thi công xây dựng
4. Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật lao động
Luật LCP cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ pháp lý cho Quý khách hàng liên quan đến nghĩa vụ chứng minh khi xử lý kỷ luật lao động, bao gồm các công việc sau:
- Tư vấn xác định nguyên tắc, thời hiệu và trình tự xử lý kỷ luật lao động phù hợp với từng vụ việc cụ thể.
- Hướng dẫn thu thập, lập và lưu trữ tài liệu, chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động theo đúng quy định pháp luật lao động và tố tụng dân sự.
- Rà soát biên bản vi phạm, biên bản họp xử lý kỷ luật, quyết định kỷ luật để đánh giá tính đầy đủ và hợp pháp của chứng cứ.
- Tư vấn phân loại mức độ lỗi của người lao động làm căn cứ lựa chọn hình thức kỷ luật tương xứng.
- Đại diện theo ủy quyền tham gia khiếu nại, hòa giải hoặc tố tụng tại Tòa án khi phát sinh tranh chấp về xử lý kỷ luật lao động.
- Tư vấn xây dựng quy trình nội bộ về thu thập, bảo quản chứng cứ nhằm giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
- Đại diện làm việc với cơ quan quản lý nhà nước về lao động khi có thanh tra, kiểm tra liên quan đến xử lý kỷ luật lao động.
Kết luận:
Nghĩa vụ chứng minh của Công ty khi xử lý kỷ luật lao động là yếu tố quyết định tính hợp pháp của quyết định kỷ luật, đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ chứng cứ ngay từ giai đoạn phát hiện hành vi vi phạm.
Luật LCP với đội ngũ luật sư có kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hàng xây dựng hồ sơ chứng minh chặt chẽ và xử lý các tranh chấp phát sinh. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ Hotline: 0962275827 để được hỗ trợ trực tiếp.
