Chưa đăng ký nội quy lao động thì có được xử lý kỷ luật hay không là vướng mắc thường gặp của doanh nghiệp trong giai đoạn mới thành lập hoặc mới ban hành nội quy. Nội dung dưới đây trình bày cụ thể các quy định pháp lý liên quan đến vấn đề này.
1. Các trường hợp bị xử lý kỷ luật lao động
Khoản 1 Điều 117 Bộ luật Lao động 2019 quy định kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định.
Xử lý kỷ luật lao động là việc người sử dụng lao động áp dụng hình thức kỷ luật đối với người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động đã được quy định. Căn cứ xử lý kỷ luật lao động do đó không chỉ giới hạn ở nội quy lao động.
Người lao động bị xử lý kỷ luật lao động khi có hành vi vi phạm được quy định trong nội quy lao động, thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết, hoặc được pháp luật về lao động quy định trực tiếp, và hành vi đó còn trong thời hiệu xử lý kỷ luật theo Điều 123 Bộ luật Lao động 2019.
Đối với hình thức sa thải, theo Điều 125 Bộ luật Lao động năm 2019 chỉ cho phép áp dụng đối với một số hành vi đặc biệt nghiêm trọng như: trộm cắp, tham ô, đánh bạc, sử dụng ma túy tại nơi làm việc, tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, gây thiệt hại nghiêm trọng cho người sử dụng lao động, tái phạm hoặc tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng theo thời hạn luật định.
Đây là những hành vi được quy định trực tiếp trong Bộ luật Lao động và không phụ thuộc vào nội dung nội quy lao động của doanh nghiệp.
2. Các hình thức xử lý kỷ luật lao động
Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 quy định 04 hình thức xử lý kỷ luật lao động mà người sử dụng lao động được áp dụng bao gồm:
- Khiển trách
- Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng
- Cách chức
- Sa thải.
Theo Khoản 2 Điều 122 quy định không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm và khoản 3 Điều 122 quy định khi người lao động có nhiều hành vi vi phạm cùng lúc thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.
Việc áp dụng sai hình thức kỷ luật hoặc áp dụng nhiều hình thức cho cùng một hành vi đều là hành vi xử lý kỷ luật trái pháp luật.
Bên cạnh đó, khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định một số trường hợp không được xử lý kỷ luật lao động, bao gồm:
- Người lao động đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng hoặc nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động;
- Người lao động đang bị tạm giữ, tạm giam;
- Người lao động đang chờ kết quả điều tra của cơ quan có thẩm quyền đối với hành vi có dấu hiệu vi phạm;
- Lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi;
Nếu doanh nghiệp vẫn tiến hành xử lý kỷ luật trong các trường hợp này thì quyết định xử lý có thể bị xác định là trái pháp luật.
3. Trình tự thủ tục xử lý kỷ luật lao động
Theo Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019 và Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, trình tự xử lý kỷ luật lao động được quy định như sau:
- Bước 1: Xác định hành vi vi phạm và chứng minh lỗi của người lao động; lập biên bản vi phạm tại thời điểm xảy ra vi phạm hoặc thu thập chứng cứ nếu hành vi được phát hiện sau đó.
- Bước 2: Thông báo bằng văn bản về nội dung, thời gian và địa điểm họp xử lý kỷ luật đến các thành phần có trách nhiệm tham dự theo quy định của pháp luật.
- Bước 3: Tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật, bảo đảm người lao động có mặt, được quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp; cuộc họp phải được lập biên bản và có chữ ký của những người tham dự.
- Bước 4: Ban hành quyết định xử lý kỷ luật bằng văn bản trong thời hiệu xử lý kỷ luật theo Điều 123 Bộ luật Lao động năm 2019 và gửi đến các thành phần tham dự cuộc họp.
4. Trách nhiệm đăng ký nội quy lao động
Khoản 1 Điều 119 quy định người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
Theo Điều 69, Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, trước khi đăng ký, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nơi có tổ chức này, đồng thời thông báo và niêm yết nội quy lao động tại nơi làm việc.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động; cơ quan có thẩm quyền xem xét, tiếp nhận hồ sơ trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
Điều 121 Bộ luật Lao động 2019 quy định nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Như vậy, trường hợp này nội quy lao động chỉ có giá trị pháp lý làm căn cứ xử lý kỷ luật kể từ thời điểm phát sinh hiệu lực này, không phải kể từ ngày doanh nghiệp ban hành nội quy.
Lưu ý:
Đối với người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động, pháp luật không bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động. Trong trường hợp này, nội quy lao động có hiệu lực theo thời điểm do người sử dụng lao động quy định.
5. Xử lý kỷ luật lao động khi chưa đăng ký nội quy lao động thì có được không?
Việc doanh nghiệp chưa đăng ký nội quy lao động không đồng nghĩa với việc mọi hành vi vi phạm của người lao động đều không thể bị xử lý kỷ luật. Khả năng xử lý kỷ luật phụ thuộc vào căn cứ pháp lý của hành vi vi phạm.
Theo khoản 3 Điều 127 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động không được xử lý kỷ luật lao động đối với hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật về lao động.
Từ quy định này có thể chia thành các trường hợp sau:
5.1. Trường hợp hành vi vi phạm được quy định trực tiếp trong pháp luật lao động
Đối với những hành vi mà pháp luật lao động đã quy định trực tiếp là căn cứ xử lý kỷ luật, người sử dụng lao động vẫn có thể xử lý kỷ luật mặc dù nội quy lao động chưa được đăng ký hoặc chưa có hiệu lực.
Điển hình là các trường hợp áp dụng hình thức sa thải theo khoản 1, 3, 4 Điều 125 Bộ luật Lao động năm 2019, bao gồm:
- Trộm cắp, tham ô, đánh bạc;
- Cố ý gây thương tích hoặc sử dụng ma túy tại nơi làm việc;
- Tái phạm trong thời gian chưa được xóa kỷ luật;
- Tự ý bỏ việc theo thời hạn luật định mà không có lý do chính đáng.
Do các hành vi này đã được pháp luật quy định trực tiếp nên hiệu lực của nội quy lao động không phải là điều kiện để người sử dụng lao động áp dụng hình thức kỷ luật. Tuy nhiên, việc xử lý vẫn phải bảo đảm đúng nguyên tắc, trình tự, thủ tục và thời hiệu xử lý kỷ luật lao động theo Điều 122, Điều 123 Bộ luật Lao động năm 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
5.2. Trường hợp hành vi vi phạm được thỏa thuận trong hợp đồng lao động
Khoản 3 Điều 127 Bộ luật Lao động năm 2019 cũng cho phép xử lý kỷ luật đối với hành vi vi phạm đã được các bên thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
Do đó, nếu hợp đồng lao động có quy định rõ nghĩa vụ của người lao động và hậu quả pháp lý khi vi phạm, đồng thời nội dung thỏa thuận không trái quy định của pháp luật lao động, thì người sử dụng lao động vẫn có thể xem xét xử lý kỷ luật, kể cả trong trường hợp nội quy lao động chưa được đăng ký hoặc chưa có hiệu lực.
5.3. Trường hợp hành vi vi phạm chỉ được quy định trong nội quy lao động
Đối với các hành vi không được pháp luật quy định trực tiếp và cũng không được thỏa thuận trong hợp đồng lao động mà chỉ được quy định trong nội quy lao động, thì việc xử lý kỷ luật phụ thuộc vào hiệu lực của nội quy lao động.
Theo Điều 121 Bộ luật Lao động năm 2019, nội quy lao động chỉ phát sinh hiệu lực sau khi đáp ứng điều kiện luật định. Đối với người sử dụng lao động thuộc trường hợp phải đăng ký nội quy lao động, nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng không phải mọi doanh nghiệp đều có nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động. Theo khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019, chỉ người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên mới phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện thủ tục đăng ký. Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động, pháp luật không bắt buộc đăng ký nội quy lao động; nếu ban hành nội quy bằng văn bản thì hiệu lực của nội quy do người sử dụng lao động quyết định theo Điều 121 Bộ luật Lao động năm 2019.
Vì vậy, việc chưa đăng ký nội quy lao động chỉ ảnh hưởng đến căn cứ xử lý kỷ luật đối với doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc phải đăng ký. Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động, việc không đăng ký nội quy lao động không làm mất hiệu lực của nội quy nếu nội quy được ban hành hợp pháp.
6. Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật lao động
Luật LCP cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ pháp lý cho Quý khách hàng liên quan đến xây dựng, đăng ký nội quy lao động và xử lý kỷ luật lao động theo quy định pháp luật, bao gồm các công việc sau:
- Tư vấn xác định căn cứ pháp lý để xử lý kỷ luật lao động phù hợp trong trường hợp nội quy lao động chưa đăng ký hoặc chưa có hiệu lực.
- Soạn thảo, rà soát nội quy lao động bảo đảm nội dung không trái pháp luật về lao động và các quy định liên quan.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Tư vấn trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
- Đánh giá rủi ro pháp lý và mức xử phạt vi phạm hành chính khi doanh nghiệp chưa đăng ký nội quy lao động theo quy định pháp luật.
- Đại diện theo ủy quyền tham gia khiếu nại, hòa giải hoặc tố tụng khi phát sinh tranh chấp về xử lý kỷ luật lao động.
>>> Xem thêm: Khởi kiện tranh chấp hợp đồng nhượng quyền thương mại tại Tòa án
Kết luận
Chưa đăng ký nội quy lao động thì có được xử lý kỷ luật hay không là vấn đề pháp lý cần được xác định chính xác theo từng loại hành vi vi phạm để tránh rủi ro quyết định kỷ luật bị coi là trái pháp luật.
Luật LCP với đội ngũ luật sư có kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hàng xây dựng nội quy lao động đúng quy định và xử lý kỷ luật an toàn về mặt pháp lý. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ Hotline: 0962275827 để được hỗ trợ trực tiếp.
