Hồ sơ thực hiện thông báo hoạt động khuyến mại được quy định tại Nghị định 81/2018/NĐ-CP, bao gồm thông báo theo mẫu và văn bản ủy quyền trong trường hợp người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật của thương nhân. Thương nhân phải gửi hồ sơ đến Sở Công Thương trước khi triển khai chương trình khuyến mại. Bài viết dưới đây phân tích toàn bộ thành phần hồ sơ, thời hạn, thẩm quyền tiếp nhận và cách thức nộp hồ sơ theo quy định hiện hành.
1. Thời hạn gửi hồ sơ thông báo hoạt động khuyến mại
Căn cứ theo Căn cứ theo khoản 1 Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 128/2024/NĐ-CP) hồ sơ thông báo phải được gửi đến Sở Công Thương tối thiểu trước 03 ngày làm việc trước khi thực hiện khuyến mại (căn cứ theo ngày nhận ghi trên vận đơn hoặc các hình thức có giá trị tương đương trong trường hợp gửi qua dịch vụ bưu chính, căn cứ theo ngày ghi trên giấy tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp nộp trực tiếp hoặc căn cứ theo ngày ghi nhận trên hệ thống trong trường hợp nộp qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến)
Lưu ý thực tiễn: Thương nhân nên nộp hồ sơ sớm hơn mốc tối thiểu 03 ngày làm việc để có thời gian xử lý trong trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc chỉnh sửa trước ngày triển khai chương trình khuyến mại.
2. Thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ
Xác định đúng cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ thông báo hoạt động khuyến mại là bước pháp lý đầu tiên mà thương nhân phải thực hiện trước khi chuẩn bị hồ sơ. Thẩm quyền tiếp nhận được xác định theo địa bàn triển khai chương trình khuyến mại, không phụ thuộc vào địa chỉ đăng ký kinh doanh của thương nhân. Thương nhân triển khai chương trình trên nhiều tỉnh, thành phố phải thông báo đến tất cả Sở Công Thương tại các địa bàn đó.
Căn cứ theo khoản 1 Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 128/2024/NĐ-CP) thì thương nhân thực hiện thủ tục hành chính thông báo hoạt; động khuyến mại đến tất cả các Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại (tại địa bàn thực hiện khuyến mại) trước khi thực hiện chương trình khuyến mại theo hình thức quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định này trừ các trường hợp quy định tại điểm b và điểm c khoản 2 Điều này.
3. Hồ sơ thực hiện thông báo hoạt động khuyến mại
Thương nhân cần chuẩn bị đầy đủ từng tài liệu trong hồ sơ trước khi nộp để tránh phải bổ sung. Hồ sơ thiếu sót hoặc không đúng mẫu quy định có thể dẫn đến thủ tục thông báo không được xem là hoàn thành hợp lệ.
Căn cứ theo khoản 4 Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP Hồ sơ thông báo bao gồm:
- 01 Thông báo thực hiện khuyến mại theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 81/2018NĐ- CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 4 Điều 21 Nghị định 17/2020/NĐ-CP)
- Văn bản ủy quyền cho người thay mặt thương nhân thực hiện thủ tục nếu không phải là người đại diện theo pháp luật của thương nhân.
Ngoài ra thương nhân gửi thông báo cần cung cấp giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý như giấy phép đăng ký kinh doanh bản sao y, CCCD/Hộ chiếu của người đại diện
4. Cách thức thông báo cho Sở Công thương
Cách thức nộp hồ sơ thông báo hoạt động khuyến mại được pháp luật quy định theo hướng linh hoạt, cho phép thương nhân lựa chọn phương thức phù hợp với điều kiện thực tế của mình.
Thương nhân chỉ cần nộp 01 bộ hồ sơ theo một trong ba phương thức được pháp luật công nhận, không bắt buộc phải nộp đồng thời theo nhiều hình thức. Mỗi phương thức có mốc tính thời hạn khác nhau, do đó thương nhân cần lựa chọn phương thức và tính toán thời gian nộp hồ sơ phù hợp.
Căn cứ khoản 3 Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi Điểm a Khoản 1 và khoản 3 Điều 2; Điểm c Khoản 3 Điều 1 Nghị định 128/2024/NĐ-CP) thì Thương nhân được lựa chọn một trong các cách thức thông báo sau:
- Nộp 01 hồ sơ thông báo qua dịch vụ bưu chính đến các Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại;
- Nộp 01 hồ sơ thông báo trực tiếp tại trụ sở các Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại;
- Nộp 01 hồ sơ thông báo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh
5. Luật sư soạn thảo hồ sơ thực hiện thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại
Sai sót trong hồ sơ hoặc nộp không đúng thời hạn và địa chỉ tiếp nhận đều có thể dẫn đến thủ tục thông báo không hợp lệ, ảnh hưởng đến tính pháp lý của chương trình khuyến mại. Luật sư chuyên về thương mại tại Luật LCP hỗ trợ Quý khách hàng kiểm soát toàn bộ quy trình từ chuẩn bị hồ sơ đến hoàn tất thủ tục thông báo.
Các công việc cụ thể luật sư thực hiện cho Quý khách hàng bao gồm:
- Tư vấn xác định hình thức khuyến mại để xác định chương trình có thuộc diện bắt buộc thông báo hay không.
- Xác định toàn bộ địa bàn tổ chức khuyến mại và danh sách các Sở Công Thương cần thông báo tương ứng với từng tỉnh, thành phố.
- Soạn thảo Thông báo thực hiện khuyến mại
- Soạn thảo văn bản ủy quyền hợp lệ trong trường hợp người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật của thương nhân.
- Tính toán và kiểm soát thời hạn nộp hồ sơ để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận
- Lựa chọn phương thức nộp hồ sơ phù hợp (bưu chính, trực tiếp hoặc trực tuyến) và thực hiện nộp hồ sơ đến tất cả Sở Công Thương tại các địa bàn liên quan.
- Theo dõi tình trạng tiếp nhận hồ sơ và xử lý yêu cầu bổ sung tài liệu từ Sở Công Thương (nếu có).
- Lưu trữ và bàn giao hồ sơ pháp lý hoàn chỉnh cho Quý khách hàng
Kết luận
Hồ sơ thực hiện thông báo hoạt động khuyến mại gồm thông báo theo mẫu, văn bản ủy quyền và giấy tờ pháp lý của thương nhân, tất cả phải được gửi đến Sở Công Thương tại địa bàn tổ chức khuyến mại tối thiểu 03 ngày làm việc trước khi triển khai. Quý khách hàng có nhu cầu được tư vấn hoặc ủy quyền cho luật sư soạn thảo hồ sơ và thực hiện toàn bộ thủ tục thông báo, vui lòng liên hệ Luật LCP qua Hotline: 0962 275 827.
