Cách thức thực hiện thông báo hoạt động khuyến mại là thủ tục hành chính bắt buộc theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 128/2024/NĐ-CP, áp dụng đối với thương nhân triển khai chương trình khuyến mại thuộc diện phải thông báo tại Việt Nam. Việc thực hiện đúng trình tự, hồ sơ và thời hạn quy định là điều kiện để chương trình khuyến mại được triển khai hợp pháp. Bài viết dưới đây phân tích toàn bộ quy trình thông báo, hồ sơ cần chuẩn bị và vai trò của luật sư trong việc hỗ trợ thương nhân thực hiện thủ tục này.
1. Các trường hợp phải thông báo hoạt động khuyến mại
Căn cứ theo khoản 1 Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 128/2024/NĐ-CP) thì thương nhân thực hiện thủ tục hành chính thông báo hoạt; động khuyến mại đến tất cả các Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại (tại địa bàn thực hiện khuyến mại) trước khi thực hiện chương trình khuyến mại theo hình thức quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định này trừ các trường hợp quy định tại điểm b và điểm c khoản 2 Điều này.
Cụ thể Điều 12 và Điều 14, Nghị định 81/2018/NĐ-CP quy định các chương trình sau
- Bán hàng, cung ứng dịch vụ có kèm theo phiếu dự thi cho khách hàng để chọn người trao thưởng theo thể lệ và giải thưởng đã công bố (hoặc các hình thức tổ chức thi và trao thưởng khác tương đương)
- Tổ chức chương trình khách hàng thường xuyên, theo đó việc tặng thưởng cho khách hàng căn cứ trên số lượng hoặc trị giá mua hàng hóa, dịch vụ mà khách hàng thực hiện được thể hiện dưới hình thức thẻ khách hàng, phiếu ghi nhận sự mua hàng hóa, dịch vụ hoặc các hình thức khác
2. Hồ sơ thực hiện thông báo hoạt động khuyến mại
Căn cứ theo Căn cứ theo khoản 1 Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 128/2024/NĐ-CP) hồ sơ thông báo phải được gửi đến Sở Công Thương tối thiểu trước 03 ngày làm việc trước khi thực hiện khuyến mại (căn cứ theo ngày nhận ghi trên vận đơn hoặc các hình thức có giá trị tương đương trong trường hợp gửi qua dịch vụ bưu chính, căn cứ theo ngày ghi trên giấy tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp nộp trực tiếp hoặc căn cứ theo ngày ghi nhận trên hệ thống trong trường hợp nộp qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến)
Hồ sơ thông báo bao gồm: 01 Thông báo thực hiện khuyến mại theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 81/2018NĐ- CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 4 Điều 21 Nghị định 17/2020/NĐ-CP) và Văn bản ủy quyền cho người thay mặt thương nhân thực hiện thủ tục nếu không phải là người đại diện theo pháp luật của thương nhân.
3. Cách thức thông báo cho Sở Công thương
Căn cứ khoản 3 Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi Điểm a Khoản 1 và khoản 3 Điều 2; Điểm c Khoản 3 Điều 1 Nghị định 128/2024/NĐ-CP) thì Thương nhân được lựa chọn một trong các cách thức thông báo sau:
- Nộp 01 hồ sơ thông báo qua dịch vụ bưu chính đến các Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại;
- Nộp 01 hồ sơ thông báo trực tiếp tại trụ sở các Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại;
- Nộp 01 hồ sơ thông báo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh
4. Nội dung thông báo thực hiện khuyến mại bao gồm:
Căn cứ theo khoản 5 Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP
- Tên thương nhân thực hiện khuyến mại;
- Tên chương trình khuyến mại;
- Địa bàn thực hiện khuyến mại (các tỉnh, thành phố nơi thương nhân thực hiện khuyến mại);
- Hình thức khuyến mại;
- Hàng hóa, dịch vụ được khuyến mại;
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại (giải thưởng, quà tặng);
- Thời gian thực hiện khuyến mại;
- Khách hàng của chương trình khuyến mại (đối tượng hưởng khuyến mại);
- Cơ cấu giải thưởng và tổng giá trị giải thưởng của chương trình khuyến mại;
- Nội dung chi tiết chương trình khuyến mại.
- Trường hợp nhiều thương nhân cùng phối hợp thực hiện chương trình khuyến mại thì phải nêu rõ tên của các thương nhân cùng thực hiện, nội dung tham gia cụ thể và trách nhiệm cụ thể của từng thương nhân tham gia thực hiện trong chương trình.
5. Luật sư chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại
Thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại tuy không phức tạp về số lượng hồ sơ, nhưng đòi hỏi sự chính xác về mặt pháp lý trong từng nội dung kê khai. Sai sót trong hồ sơ hoặc nộp không đúng hạn có thể dẫn đến rủi ro pháp lý cho thương nhân. Luật sư chuyên về thương mại và xúc tiến thương mại hỗ trợ thương nhân kiểm soát toàn bộ quy trình từ khâu chuẩn bị đến hoàn tất thủ tục.
Các công việc cụ thể luật sư thực hiện cho Quý khách hàng bao gồm:
- Tư vấn xác định hình thức khuyến mại
- Rà soát chương trình khuyến mại dự kiến để xác định có thuộc diện phải thông báo hay không.
- Xác định địa bàn thông báo để đảm bảo thông báo đúng và đủ đến các Sở Công Thương liên quan.
- Soạn thảo thông báo thực hiện khuyến mại
- Theo dõi và xử lý bổ sung hồ sơ: Theo dõi tình trạng tiếp nhận hồ sơ, xử lý yêu cầu bổ sung (nếu có) từ Sở Công Thương.
- Bàn giao và hướng dẫn Quý khách hàng lưu trữ hồ sơ thông báo đã hoàn thành để phục vụ kiểm tra, thanh tra sau này
Kết Luận
Cách thức thực hiện thông báo hoạt động khuyến mại theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP và Nghị định 128/2024/NĐ-CP yêu cầu thương nhân tuân thủ đúng hình thức, hồ sơ và thời hạn luật định. Quý khách hàng có nhu cầu được tư vấn pháp lý hoặc ủy quyền cho luật sư thực hiện toàn bộ thủ tục thông báo khuyến mại, vui lòng liên hệ Luật LCP qua Hotline: 0962 275 827 để được hỗ trợ trực tiếp.
