Doanh nghiệp nên làm gì để tránh bị tuyên vô hiệu nội quy về bồi thường là vấn đề kỹ thuật pháp lý then chốt khi thiết lập quy chế trách nhiệm vật chất. Việc ban hành văn bản trái quy định khiến điều khoản bị tuyên vô hiệu, gây tổn thất cho đơn vị khi phát sinh tranh chấp. Nội dung dưới đây, Luật LCP sẽ làm rõ các lỗi thường gặp, căn cứ áp dụng và mẫu điều khoản.
1. Các sai phạm pháp lý thường gặp khiến nội quy bồi thường thiệt hại bị tuyên vô hiệu
Nội quy lao động phải có nội dung về trách nhiệm vật chất nhưng không được trái pháp luật lao động. Doanh nghiệp không thể tự đặt ra mức phạt, phí vi phạm hoặc buộc bồi thường vượt quá khuôn khổ luật định.
1.1. Vi phạm quy định bắt buộc về trình tự lấy ý kiến và xác định sai thẩm quyền giải đáp ai có quyền tuyên bác nội quy lao động
Theo Khoản 3 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, trước khi ban hành hoặc sửa đổi nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Về thẩm quyền, Tòa án nhân dân là cơ quan có thẩm quyền tuyên bố nội quy lao động hoặc các điều khoản trong nội quy lao động vô hiệu theo quy định tại Bộ luật Tố tụng Dân sự. Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn thẩm quyền này, dẫn đến việc khiếu nại sai cơ quan giải quyết.
1.2. Vượt quá mức trần pháp luật cho phép khi quy định mức đền bù và thiệt hại trong luật lao động thể hiện ở các quy chế
Theo Điều 129 Bộ luật Lao động 2019, trường hợp người lao động gây thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất với giá trị không quá 10 tháng lương tối thiểu vùng thì mức bồi thường tối đa là 03 tháng tiền lương. Mức khấu trừ tiền lương hàng tháng không được vượt quá 30% tiền lương thực trả sau khi đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và thuế thu nhập cá nhân theo Khoản 3 Điều 102 Bộ luật Lao động 2019.
Tổn thất thiệt hại trong luật lao động thể hiện ở các quy chế nội bộ thường bị doanh nghiệp mở rộng vượt mức trần pháp luật. Các quy định yêu cầu bồi thường 100% giá trị tài sản mới đối với tài sản đã qua sử dụng hoặc tự ý trừ toàn bộ tiền lương của người lao động trong một tháng đều bị Tòa án tuyên vô hiệu.
1.3. Nhầm lẫn và áp dụng sai về bồi thường thiệt hại vật chất trong quan hệ lao động
Trong giao dịch dân sự, các bên thỏa thuận bồi thường toàn bộ thiệt hại hoặc phạt vi phạm hợp đồng. Trong kỷ luật lao động, Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm hành vi dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động. Doanh nghiệp áp dụng quy chế phạt tiền trực tiếp vào hành vi vi phạm kỷ luật là trái pháp luật. Mọi điều khoản quy định phạt tiền hoặc đền bù mang tính chất trừng phạt dân sự trong hợp đồng lao động đều không có giá trị pháp lý.
2. Các lưu ý khi xây dựng nội quy bồi thường để đủ căn cứ pháp lý
Nội quy bồi thường phải đi cùng hồ sơ quản trị tài sản. Các tài liệu này giúp chứng minh căn cứ bồi thường khi phát sinh tranh chấp.
2.1. Lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động
Doanh nghiệp tiến hành họp lấy ý kiến Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở hoặc tổ chức đại diện người lao động. Nội dung họp phải lập thành biên bản có chữ ký xác nhận của các bên.
Trường hợp doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn cơ sở, thì phải lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động cấp trên trực tiếp hoặc lấy ý kiến toàn thể người lao động trong doanh nghiệp.
2.2. Đăng ký nội quy với cơ quan quản lý nhà nước để tránh bị từ chối
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019.
Hồ sơ đăng ký gồm:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
- Nội quy lao động;
- Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
- Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.
Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan chuyên môn nhận đủ hồ sơ đăng ký để tránh trường hợp bị từ chối hoặc trả lại hồ sơ do thiếu căn cứ.
>>> Xem thêm: Doanh nghiệp nên làm gì để tránh bị tuyên vô hiệu nội quy về bồi thường?
2.3. Quy định danh mục tài sản và phương pháp định giá tổn thất để tránh vi phạm các quy định cấm của luật
Doanh nghiệp phải ban hành danh mục quản lý tài sản, trang thiết bị giao cho người lao động kèm theo biên bản giao nhận rõ ràng. Phương pháp định giá thiệt hại phải tính đến giá trị hao mòn tài sản, mức độ lỗi, hoàn cảnh thực tế của người lao động theo Điều 130 Bộ luật Lao động 2019. Quy trình xác định thiệt hại phải thành lập hội đồng kiểm kê, lập biên bản sự việc và có sự tham gia của người lao động.
3. Hướng dẫn áp dụng Mẫu điều khoản bồi thường tài sản chuẩn pháp lý trong quy chế nội bộ
Áp dụng mẫu văn bản pháp lý giúp doanh nghiệp hóa giải tranh chấp lao động hiệu quả. Các điều khoản cần quy định rõ ràng trách nhiệm vật chất và phương thức bồi thường cụ thể.
3.1. Mẫu điều khoản quy định trách nhiệm vật chất trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp áp dụng Mẫu điều khoản căn cứ phát sinh trách nhiệm bồi thường theo Điều 129, Điều 130 Bộ luật Lao động 2019:
“Điều X. Căn cứ phát sinh trách nhiệm bồi thường vật chất
- Người lao động làm hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi khác gây thiệt hại tài sản của doanh nghiệp thì phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật và Nội quy này.
- Mức độ thiệt hại thực tế được xác định dựa trên giá trị còn lại của tài sản sau khi đã trừ hao mòn tài sản cố định theo quy định kế toán, không căn cứ vào giá trị mua mới ban đầu.
- Trách nhiệm bồi thường phát sinh khi có đủ các yếu tố: có hành vi vi phạm, có thiệt hại thực tế, có quan hệ nguyên nhân – kết quả giữa hành vi vi phạm và thiệt hại, và có lỗi của người lao động.”
3.2. Mẫu điều khoản về mức đền bù tài sản dành cho người lao động
Doanh nghiệp có thể tham khảo để sử dụng Mẫu điều khoản về định mức đền bù và hình thức khấu trừ chuẩn pháp lý:
“Điều Y. Mức đền bù và phương thức bồi thường thiệt hại
- Trường hợp gây thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất với giá trị không quá 10 tháng lương tối thiểu vùng do Chính phủ công bố tại nơi làm việc, mức bồi thường tối đa là 03 tháng tiền lương của người lao động.
- Phương thức bồi thường: Khấu trừ dần vào tiền lương hàng tháng của người lao động. Mức khấu trừ không quá 30% tiền lương thực trả hàng tháng sau khi đã trích nộp các khoản bảo hiểm bắt buộc và thuế thu nhập cá nhân.
- Trường hợp làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức, người lao động phải bồi thường toàn bộ hoặc một phần giá trị theo hợp đồng trách nhiệm tài sản đã ký kết.”
4. Dịch vụ luật sư tư vấn và rà soát nội quy lao động tại LCP Law Firm
Luật LCP cung cấp giải pháp pháp lý toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp quản trị nhân sự an toàn. Chúng tôi cam kết bảo vệ tối đa quyền lợi hợp pháp của Quý khách hàng.
- Rà soát, thẩm định toàn bộ hệ thống nội quy lao động, quy chế trách nhiệm vật chất và hợp đồng lao động hiện hành của doanh nghiệp;
- Soạn thảo và chỉnh sửa chi tiết các Mẫu điều khoản bồi thường tài sản, quy trình xử lý kỷ luật lao động đúng chuẩn pháp luật;
- Đại diện Quý khách hàng thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
- Tư vấn và hướng dẫn doanh nghiệp tổ chức hội nghị lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đúng trình tự tố tụng;
- Trực tiếp tham gia thương lượng, hòa giải hoặc đại diện tranh tụng tại Tòa án nhân dân để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp lao động.
Kết luận
Doanh nghiệp nên làm gì để tránh bị tuyên vô hiệu nội quy về bồi thường đòi hỏi sự chuẩn hóa nghiêm ngặt từ quy trình lấy ý kiến đến nội dung chế định trách nhiệm. Quý khách hàng hãy liên hệ Luật LCP qua Hotline: 0962275827 để nhận tư vấn và rà soát pháp lý nội quy lao động chuyên nghiệp.
