Biên bản cuộc họp kỷ luật lao động là văn bản pháp lý ghi nhận toàn bộ diễn biến của cuộc họp xử lý vi phạm kỷ luật lao động đối với một cá nhân, làm căn cứ để người sử dụng lao động ban hành quyết định kỷ luật, kể cả hình thức sa thải.
Thiếu một trong các nội dung bắt buộc, biên bản kỷ luật có thể bị vô hiệu và quyết định kỷ luật bị tuyên trái pháp luật. Luật LCP phân tích nguyên tắc, trình tự, thời hiệu và cách viết biên bản này theo đúng quy định hiện hành.
1. Nguyên tắc khi xử lý kỷ luật lao động
Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định việc xử lý kỷ luật lao động phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động.
- Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động hoặc người khác theo quy định bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
- Trường hợp người lao động chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật.
- Việc xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản.
Bên cạnh đó, Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm người sử dụng lao động:
- Xâm phạm sức khỏe, danh dự, nhân phẩm của người lao động;
- Phạt tiền hoặc cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật;
- Xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật về lao động.
Như vậy, trước khi tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật, doanh nghiệp cần kiểm tra hành vi vi phạm có thuộc trường hợp được quy định trong nội quy lao động và còn trong thời hiệu xử lý hay không.
2. Trình tự xử lý kỷ luật lao động
Khoản 6 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động. Có thể khái quát thành ba giai đoạn chính: xác định hành vi vi phạm, thông báo và tổ chức cuộc họp, lập biên bản làm căn cứ ban hành quyết định xử lý kỷ luật.
Người sử dụng lao động phải thực hiện đúng trình tự để biên bản cuộc họp xử lý kỷ luật lao động có giá trị pháp lý.
2.1. Xác định hành vi vi phạm
Khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra hành vi, người sử dụng lao động lập biên bản vi phạm ngay tại thời điểm đó.
Biên bản vi phạm này khác với biên bản cuộc họp kỷ luật lao động; nó là chứng cứ ban đầu ghi nhận sự việc. Đồng thời, người sử dụng lao động thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên và người đại diện theo pháp luật nếu người lao động chưa đủ 15 tuổi.
Trường hợp phát hiện hành vi vi phạm sau thời điểm hành vi đã xảy ra, doanh nghiệp chỉ được tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật khi có đủ chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động và còn trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động.
2.2. Thông báo cuộc họp xử lý kỷ luật lao động
Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tổ chức cuộc họp, người sử dụng lao động phải gửi thông báo bằng văn bản về thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp, họ tên người bị xử lý kỷ luật và hành vi vi phạm đến các chủ thể có liên quan theo quy định.
Các chủ thể được thông báo bao gồm:
- Người lao động bị xem xét xử lý kỷ luật;
- Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên (nếu có);
- Người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi.
Sau khi nhận được thông báo, các thành phần được mời có trách nhiệm xác nhận việc tham dự cuộc họp. Trường hợp không thể tham dự theo thời gian hoặc địa điểm đã thông báo, các bên có thể thỏa thuận thay đổi; nếu không đạt được thỏa thuận thì người sử dụng lao động quyết định thời gian, địa điểm họp theo quy định.
2.3. Thành phần dự họp xử lý kỷ luật
Tùy từng trường hợp, cuộc họp xử lý kỷ luật lao động có sự tham gia của:
- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật hoặc người được ủy quyền theo quy định;
- Người lao động bị xem xét xử lý kỷ luật;
- Đại diện tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu thuộc trường hợp phải tham gia);
- Người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi;
- Luật sư, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động hoặc người làm chứng (nếu có).
Việc thiếu vắng một trong các thành phần bắt buộc theo điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, mà không có lý do chính đáng hoặc không được ghi nhận đúng thủ tục, là căn cứ để cơ quan giải quyết tranh chấp lao động tuyên quyết định kỷ luật trái pháp luật.
3. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động
Điều 123 Bộ luật Lao động 2019 quy định thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 6 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm.
Đối với hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động, thời hiệu kéo dài đến 12 tháng. Đây là mốc thời gian doanh nghiệp bắt buộc phải nắm rõ trước khi tổ chức họp và lập biên bản kỷ luật.
Các trường hợp đặc biệt không thể xử lý kỷ luật theo thời hiệu xử lý kỷ luật lao động gồm thời gian người lao động nghỉ ốm, điều dưỡng hoặc nghỉ phép được chấp thuận; bị tạm giữ, tạm giam; đang chờ kết luận của cơ quan có thẩm quyền về một số hành vi vi phạm; hoặc là lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
Khi hết các khoảng thời gian nêu trên, nếu thời hiệu đã hết hoặc còn nhưng không đủ 60 ngày, người sử dụng lao động được gia hạn để xử lý kỷ luật lao động, nhưng thời gian gia hạn tối đa không quá 60 ngày kể từ khi hết thời gian đó.
4. Các nội dung bắt buộc phải có trong biên bản họp kỷ luật lao động
Khoản 3 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp, và có chữ ký của người tham dự cuộc họp theo điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019.
Một biên bản kỷ luật đầy đủ và hợp lệ cần thể hiện các nội dung sau:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên doanh nghiệp, số và tên biên bản.
- Thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp.
- Thông tin, thành phần tham dự và vai trò của từng người tham dự.
- Thông tin về hành vi vi phạm: thời gian, địa điểm, nội dung, hậu quả và căn cứ pháp lý.
- Ý kiến trình bày, tự bào chữa của người lao động và người bào chữa (nếu có).
- Ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
- Kết luận cuộc họp và hình thức kỷ luật được đề xuất theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019.
- Chữ ký của người chủ trì, người ghi biên bản và các thành phần tham dự theo quy định.
Trường hợp có người tham dự không ký vào biên bản, người ghi biên bản phải ghi rõ họ tên, lý do không ký của người đó ngay trong nội dung biên bản. Biên bản thiếu chữ ký mà không ghi rõ lý do không ký là căn cứ để người lao động khởi kiện quyết định kỷ luật ra tòa án.
5. Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật lao động
Sai sót trong biên bản cuộc họp kỷ luật lao động, đặc biệt với hình thức sa thải, là nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp thua kiện và phải bồi thường cho người lao động. Luật LCP hỗ trợ Quý khách hàng thực hiện đúng trình tự, thủ tục và nội dung theo quy định pháp luật lao động hiện hành. Đội ngũ luật sư của Luật LCP thực hiện các công việc sau:
- Rà soát nội quy lao động, hợp đồng lao động và hồ sơ vi phạm để xác định căn cứ xử lý kỷ luật.
- Tư vấn xác định đúng thời hiệu xử lý kỷ luật lao động theo Điều 123 Bộ luật Lao động 2019.
- Soạn thảo thông báo họp xử lý kỷ luật lao động đúng thời hạn và thành phần bắt buộc.
- Tham gia hoặc cử luật sư bào chữa cho doanh nghiệp hoặc người lao động tại cuộc họp xử lý kỷ luật lao động.
- Soạn thảo, rà soát biên bản cuộc họp kỷ luật lao động và quyết định kỷ luật đúng nội dung bắt buộc.
- Đại diện doanh nghiệp hoặc người lao động giải quyết tranh chấp lao động liên quan đến quyết định kỷ luật, sa thải tại cơ quan có thẩm quyền hoặc tòa án.
>>> Xem thêm: Khởi kiện tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa tại Trọng tài thương mại
Kết luận
Biên bản cuộc họp kỷ luật lao động là văn bản quyết định giá trị pháp lý của toàn bộ quá trình xử lý kỷ luật, và một sai sót nhỏ trong nội dung bắt buộc cũng có thể khiến quyết định kỷ luật bị vô hiệu.
Quý khách hàng cần được tư vấn đúng quy trình ngay từ bước lập biên bản vi phạm đến khi ban hành quyết định kỷ luật để tránh rủi ro tranh chấp và bồi thường. Luật LCP sẵn sàng hỗ trợ pháp lý lao động cho doanh nghiệp và người lao động qua Hotline: 0962275827.
