Tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động khi người lao động vắng mặt là tình huống phát sinh thường xuyên trong quan hệ lao động tại doanh nghiệp.

Người sử dụng lao động phải tuân thủ đúng nguyên tắc, trình tự, thành phần tham dự theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì quyết định kỷ luật mới có giá trị pháp lý.

Nội dung dưới đây trình bày cụ thể quy trình, cơ sở pháp lý và các bước xử lý mà Quý khách hàng cần nắm để thực hiện đúng luật.

1. Nguyên tắc khi xử lý kỷ luật lao động

Bộ luật Lao động 2019 đặt ra các nguyên tắc bắt buộc cho việc xử lý kỷ luật lao động. Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động trước khi ra quyết định.

Theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải chứng minh lỗi của người lao động; có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên; người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật. Việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản.

Theo Điều 127 Bộ luật Lao động năm 2019 các hành vi bị nghiêm cấm khi xử lý kỷ luật lao động bao gồm:

• Xâm phạm sức khỏe, tính mạng, danh dự, nhân phẩm và uy tín của người lao động trong quá trình xử lý kỷ luật.
• Phạt tiền hoặc cắt lương thay cho việc áp dụng hình thức kỷ luật lao động.
• Xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật lao động.

Ngoài ra, khoản 2, 3 Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định nguyên tắc áp dụng hình thức kỷ luật như sau:

• Mỗi hành vi vi phạm chỉ bị áp dụng một hình thức kỷ luật.
• Trường hợp người lao động có nhiều hành vi vi phạm, chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nghiêm trọng nhất.

2. Trình tự xử lý kỷ luật lao động

Trình tự xử lý kỷ luật lao động được quy định chi tiết tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, hướng dẫn thi hành khoản 6 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019.

Quy trình gồm ba giai đoạn chính: xác định hành vi vi phạm, thông báo cuộc họp xử lý kỷ luật lao động và tổ chức cuộc họp theo đúng thành phần quy định. Doanh nghiệp bỏ qua bất kỳ bước nào trong trình tự này đều có nguy cơ bị tuyên quyết định kỷ luật vô hiệu.

2.1. Xác định hành vi vi phạm

Trình tự xử lý kỷ luật lao động được thực hiện theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra hành vi.

Người sử dụng lao động lập biên bản vi phạm ngay và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, hoặc người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi.

Trường hợp phát hiện hành vi vi phạm sau thời điểm xảy ra, người sử dụng lao động thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động thay vì lập biên bản tại chỗ. Chứng cứ này là căn cứ bắt buộc để tiến hành các bước tiếp theo.

2.2. Thông báo cuộc họp xử lý kỷ luật lao động

Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật, người sử dụng lao động gửi thông báo bằng văn bản về nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, họ tên người bị xử lý kỷ luật, hành vi vi phạm bị xử lý đến các thành phần phải tham dự.

Các thành phần nhận thông báo phải xác nhận tham dự với người sử dụng lao động. Trường hợp một thành phần không thể tham dự theo thời gian, địa điểm đã thông báo, hai bên thỏa thuận thay đổi; nếu không thỏa thuận được thì người sử dụng lao động quyết định thời gian, địa điểm họp.

Người sử dụng lao động tổ chức cuộc họp theo đúng thời gian, địa điểm đã thông báo; trường hợp thành phần phải tham dự không xác nhận hoặc vắng mặt thì cuộc họp vẫn được tiến hành, không phải hoãn hoặc thông báo lại.

Vốn yêu cầu thông báo đủ 03 lần mới được họp vắng mặt. Cuộc họp phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc và có chữ ký của các thành viên tham dự; nếu người tham dự không ký, người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký.

2.3. Thành phần dự họp xử lý kỷ luật

Thành phần dự họp xử lý kỷ luật lao động gồm những ai được quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và cụ thể hóa tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền hợp pháp; tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động bị xử lý kỷ luật là thành viên; người lao động bị xử lý kỷ luật; cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật nếu người lao động chưa đủ 15 tuổi.

Người lao động có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bào chữa. Sau cuộc họp, trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động, người có thẩm quyền ban hành quyết định kỷ luật và gửi đến các thành phần đã tham dự.

3. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động

Theo Điều 123 Bộ luật Lao động 2019 quy định thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm.

Đối với hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động, thời hiệu kéo dài đến 12 tháng. Đây là mốc thời gian bắt buộc mà người sử dụng lao động phải hoàn tất việc ra quyết định kỷ luật.

Theo khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019, nếu người lao động đang thuộc trường hợp không được xử lý kỷ luật (như nghỉ ốm đau, nghỉ thai sản, bị tạm giữ, tạm giam…) mà thời hiệu xử lý đã hết hoặc chỉ còn dưới 60 ngày, người sử dụng lao động được kéo dài thời hiệu xử lý kỷ luật.

Thời gian kéo dài không quá 60 ngày kể từ ngày chấm dứt thời gian không được xử lý kỷ luật. Hết thời hạn này, người sử dụng lao động mất quyền xử lý kỷ luật đối với hành vi vi phạm đã xảy ra.

4. Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật lao động

Luật LCP hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động trong toàn bộ quá trình xử lý kỷ luật lao động, gồm:

• Rà soát nội quy lao động, hợp đồng lao động để xác định căn cứ xử lý kỷ luật hợp pháp.
• Tư vấn xác định hành vi vi phạm, thu thập, củng cố chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động.
• Soạn thảo biên bản vi phạm, thông báo mời họp, biên bản cuộc họp xử lý kỷ luật lao động.
• Đại diện hoặc hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp, người lao động tham dự cuộc họp xử lý kỷ luật.
• Soạn thảo quyết định xử lý kỷ luật lao động đúng thẩm quyền, đúng trình tự, thủ tục.
• Tư vấn, đại diện giải quyết khiếu nại, tranh chấp lao động liên quan đến quyết định kỷ luật tại cơ quan thanh tra lao động hoặc tòa án.

>>> Xem thêm: Khởi kiện tranh chấp hợp đồng thi công xây dựng tại Tòa án

Kết luận

Việc tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động khi người lao động vắng mặt đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ trình tự tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Điều 122, Điều 123 Bộ luật Lao động 2019. Sai sót về thông báo, thành phần hoặc thời hiệu đều có thể khiến quyết định kỷ luật bị tuyên vô hiệu.

Quý khách hàng cần tư vấn hoặc hỗ trợ soạn thảo hồ sơ xử lý kỷ luật lao động, vui lòng liên hệ Luật LCP qua Hotline: 0962275827 để được giải đáp trực tiếp.