Thành phần bắt buộc phải có mặt trong buổi họp kỷ luật lao động quyết định giá trị pháp lý của toàn bộ quy trình xử lý vi phạm đối với người lao động.
Thiếu một trong các thành phần này, biên bản họp và quyết định kỷ luật lao động đều không có giá trị pháp luật. Bài viết của Luật LCP phân tích nguyên tắc, trình tự và thành phần dự họp theo quy định hiện hành.
1. Nguyên tắc khi xử lý kỷ luật lao động
Xử lý kỷ luật lao động tuân thủ các nguyên tắc quy định tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2019. Người sử dụng lao động phải chứng minh lỗi của người lao động trước khi tiến hành các bước tiếp theo. Nguyên tắc này bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người lao động trong toàn bộ quá trình xử lý.
Người sử dụng lao động không được áp dụng nhiều hình thức kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm. Pháp luật cấm xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng, nghỉ thai sản, nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi, hoặc đang bị tạm giữ, tạm giam…
Hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc hợp đồng lao động thì không có căn cứ xử lý kỷ luật lao động.
Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động phải theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trong đó cuộc họp xử lý kỷ luật lao động là bước bắt buộc.
Khi xử lý kỷ luật, Người sử dụng lao động không được xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín của người lao động, không được phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật.
Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu quy trình xử lý kỷ luật lao động chuẩn hóa để áp dụng thống nhất, tránh sai sót thủ tục dẫn đến quyết định kỷ luật bị tuyên vô hiệu khi phát sinh tranh chấp lao động.
2. Trình tự xử lý kỷ luật lao động
Trình tự xử lý kỷ luật lao động được quy định tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, gồm các bước từ xác định hành vi vi phạm đến tổ chức cuộc họp và ban hành quyết định kỷ luật.
Mỗi bước có yêu cầu riêng về hồ sơ, thời hạn và thành phần tham gia. Doanh nghiệp áp dụng mẫu quy trình xử lý kỷ luật lao động thống nhất giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý khi ban hành quyết định.
Trình tự xử lý kỷ luật lao động
2.1. Xác định hành vi vi phạm
Khi phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động, người sử dụng lao động lập biên bản tại thời điểm xảy ra hoặc ngay khi phát hiện.
Biên bản ghi nhận đầy đủ hành vi vi phạm, thời gian, địa điểm, có chữ ký của các bên liên quan. Đây là căn cứ xác định lỗi và chuẩn bị hồ sơ xử lý kỷ luật lao động.
Trường hợp hành vi vi phạm phức tạp hoặc phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động sau thời điểm hành vi vi phạm đã xảy ra thì người sử dụng lao động tiến hành xác minh, thu thập chứng cứ, tài liệu liên quan để chứng minh lỗi của người lao động trước khi tổ chức cuộc họp.
Việc xác định chính xác hành vi vi phạm ngay từ đầu giúp tránh khiếu nại, khiếu kiện phát sinh sau khi ban hành quyết định kỷ luật lao động.
2.2. Thông báo cuộc họp xử lý kỷ luật lao động
Người sử dụng lao động gửi thông báo mời họp bằng văn bản đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, người lao động, và người đại diện theo pháp luật nếu người lao động chưa đủ 15 tuổi.
Thông báo mời họp phải được gửi trước ít nhất 5 ngày làm việc so với ngày họp. Quy định này bảo đảm các thành phần có đủ thời gian chuẩn bị nội dung, tài liệu liên quan.
Nội dung cuộc thông báo mời họp nêu rõ thời gian, địa điểm, họ tên người bị xem xét kỷ luật và hành vi vi phạm bị xem xét. Trường hợp một trong các thành phần không thể tham dự đúng thời gian, địa điểm đã thông báo, các bên thỏa thuận thay đổi thời gian, địa điểm họp phù hợp.
2.3. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động
Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 6 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm, theo Điều 123 Bộ luật Lao động 2019. Đối với hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, thời hiệu xử lý kỷ luật lao động kéo dài đến 12 tháng.
Khi hết thời hạn xử lý do người lao động đang trong thời gian không được xử lý kỷ luật, thời hiệu được kéo dài thêm tối đa 60 ngày kể từ ngày hết thời gian nêu trên.
Xử lý kỷ luật lao động quá thời hiệu quy định khiến quyết định kỷ luật bị coi là trái pháp luật và có thể bị Tòa án tuyên hủy khi người lao động khởi kiện.
3. Các thành phần dự họp bắt buộc phải có trong buổi họp xử lý kỷ luật
Theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, ba nhóm chủ thể dưới đây phải tham dự cuộc họp theo quy định:
Thứ nhất, là người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền hợp pháp, thường là chủ tịch Hội đồng xử lý kỷ luật lao động của doanh nghiệp.
Thứ hai, là tổ chức đại diện người lao động mà người lao động bị xử lý kỷ luật là thành viên. Quy định này thể hiện nguyên tắc bảo vệ quyền lợi tập thể trong quan hệ lao động, tránh xử lý kỷ luật lao động thiếu khách quan.
Thứ ba, có vai trò quyết định, là chính người lao động bị xử lý kỷ luật. Người lao động phải có mặt tại cuộc họp và có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bào chữa cho mình.
Trường hợp người lao động chưa đủ 15 tuổi, phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật của người lao động.
Trường hợp người sử dụng lao động đã 3 lần thông báo bằng văn bản mà người lao động vẫn không có mặt, người sử dụng lao động được quyền tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động, trừ trường hợp người lao động đang trong thời gian không được xử lý kỷ luật theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019.
Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của các thành phần tham dự; trường hợp có người không ký, người lập biên bản ghi rõ họ tên, lý do không ký.
Các thành phần dự họp bắt buộc phải có trong buổi họp xử lý kỷ luật
4. Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật lao động
Luật LCP cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý toàn diện cho doanh nghiệp và người lao động trong lĩnh vực kỷ luật lao động, bảo đảm quy trình xử lý đúng pháp luật, hạn chế rủi ro tranh chấp. Đội ngũ luật sư của Luật LCP thực hiện các công việc sau:
- Tư vấn xây dựng nội quy lao động, mẫu quy trình xử lý kỷ luật lao động phù hợp với đặc thù doanh nghiệp;
- Rà soát biên bản vi phạm, hồ sơ chứng cứ, xác định căn cứ pháp lý trước khi tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật;
- Soạn thảo thông báo mời họp, quyết định thành lập Hội đồng xử lý kỷ luật lao động;
- Tham gia hoặc hỗ trợ pháp lý cho Quý khách hàng tại cuộc họp xử lý kỷ luật lao động;
- Tư vấn xử lý tình huống người lao động vắng mặt, khiếu nại quyết định kỷ luật;
- Đại diện giải quyết tranh chấp lao động liên quan đến quyết định kỷ luật tại cơ quan có thẩm quyền hoặc Tòa án.
>>> Xem thêm: Khởi kiện tranh chấp hợp đồng nhượng quyền thương mại tại Tòa án
Kết luận
Bảo đảm đầy đủ thành phần bắt buộc trong buổi họp xử lý kỷ luật lao động là điều kiện tiên quyết để quyết định kỷ luật có hiệu lực pháp luật.
Quý khách hàng là doanh nghiệp hoặc người lao động gặp vướng mắc về trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động có thể liên hệ Luật LCP để được tư vấn trực tiếp. Gọi ngay Hotline 0962275827 để được luật sư hỗ trợ kịp thời, chính xác.
