Xây dựng nội quy lao động để làm căn cứ xử lý kỷ luật là công việc bắt buộc đối với người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên, theo quy định của Bộ luật Lao động 2019. Luật LCP phân tích nội dung, trình tự và những lưu ý pháp lý liên quan dưới đây.

1. Nội dung chính của nội quy lao động

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định các quy tắc xử sự mà người lao động phải tuân thủ khi làm việc tại công ty. Văn bản này không được trái pháp luật lao động và các quy định pháp luật liên quan.

Theo khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019 và Điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, nội quy lao động phải có các nội dung chủ yếu sau:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
• Trật tự tại nơi làm việc.
• An toàn, vệ sinh lao động.
• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
• Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và quyền sở hữu trí tuệ.
• Các trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động.
• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật tương ứng.
• Trách nhiệm vật chất.
• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Nội quy lao động cần trình bày theo từng chương, mục rõ ràng, quy định cụ thể hành vi bị coi là vi phạm ứng với từng mức độ xử lý kỷ luật. Việc liệt kê chi tiết hành vi vi phạm, tránh diễn đạt chung chung, giúp doanh nghiệp tránh tranh chấp khi áp dụng.

Nội quy lao động thiếu nội dung bắt buộc, hoặc quy định trái pháp luật, có thể bị cơ quan đăng ký từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi trước khi có hiệu lực.

2. Quy định về căn cứ xử lý kỷ luật lao động trong nội quy lao động

Theo Bộ luật Lao động 2019, xử lý kỷ luật lao động phải bảo đảm nguyên tắc đúng căn cứ, đúng trình tự và đúng thẩm quyền.

Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động; bảo đảm quyền tự bào chữa, quyền được tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và tuân thủ đúng trình tự xử lý.

Các hình thức xử lý kỷ luật lao động hiện nay bao gồm:

• Khiển trách;
• Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng;
• Cách chức;
• Sa thải.

Doanh nghiệp cần quy định rõ trong nội quy lao động các hành vi có thể bị xử lý kỷ luật, đồng thời xây dựng nguyên tắc đánh giá mức độ vi phạm để áp dụng hình thức xử lý phù hợp.

Bên cạnh đó, Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm người sử dụng lao động:

• Xâm phạm sức khỏe, danh dự, nhân phẩm của người lao động khi xử lý kỷ luật;
• Phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật;
• Xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật về lao động.

Vì vậy, doanh nghiệp không thể sử dụng các quy chế nội bộ chưa được ban hành đúng quy định hoặc thỏa thuận miệng làm căn cứ duy nhất để xử lý kỷ luật.

3. Trình tự thủ tục đăng ký nội quy lao động

Theo Khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động, theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019, gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
• Nội quy lao động;
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có);
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu nội quy lao động có nội dung trái pháp luật, cơ quan tiếp nhận phải thông báo và hướng dẫn sửa đổi, bổ sung.

Về hiệu lực, Điều 121 Bộ luật Lao động 2019 quy định nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký.

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, đơn vị đặt tại nhiều địa bàn khác nhau phải gửi nội quy lao động đã đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động nơi đặt chi nhánh.

Trước khi nội quy lao động có hiệu lực, người sử dụng lao động phải thông báo đến toàn thể người lao động và niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

4. Xử lý hành vi vi phạm nhưng không có trong nội quy lao động

Theo nguyên tắc pháp chế trong lĩnh vực lao động, doanh nghiệp không được xử lý kỷ luật đối với hành vi chưa được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật lao động. Đây là nội dung được xác lập rõ tại khoản 3 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019.

Trường hợp cố tình áp dụng, quyết định xử lý kỷ luật có nguy cơ bị tuyên vô hiệu hoặc huỷ bỏ khi người lao động khiếu nại hoặc khởi kiện tranh chấp lao động.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc khi phát sinh hành vi vi phạm mới nhưng nội quy lao động chưa cập nhật, hoặc nội quy lao động soạn thảo sơ sài, thiếu liệt kê cụ thể nhóm hành vi bị cấm.

Để tránh rủi ro pháp lý nêu trên, doanh nghiệp cần rà soát, sửa đổi, bổ sung nội quy lao động định kỳ, đăng ký lại theo đúng trình tự khi có thay đổi nội dung.

Việc chủ động cập nhật nội quy lao động, đặc biệt các quy định liên quan an toàn vệ sinh lao động, bảo mật thông tin và công nghệ mới, giúp doanh nghiệp duy trì căn cứ xử lý kỷ luật đầy đủ, hạn chế tranh chấp lao động phát sinh sau này.

5. Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật lao động

Luật LCP cung cấp dịch vụ tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng nội quy lao động để làm căn cứ xử lý kỷ luật đúng quy định Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Đội ngũ luật sư của Luật LCP thực hiện các công việc cụ thể sau:

• Rà soát mô hình hoạt động, đặc thù ngành nghề để tư vấn nội dung nội quy lao động phù hợp với doanh nghiệp;
• Soạn thảo nội quy lao động, liệt kê chi tiết hành vi vi phạm tương ứng từng hình thức xử lý kỷ luật;
• Chuẩn bị hồ sơ, đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để đăng ký nội quy lao động;
• Tư vấn trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động đối với từng vụ việc phát sinh, bảo đảm đúng nguyên tắc tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2019;
• Rà soát, sửa đổi, bổ sung nội quy lao động khi doanh nghiệp thay đổi quy mô, mở thêm chi nhánh hoặc phát sinh loại hành vi vi phạm mới;
• Đại diện, bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp khi xảy ra tranh chấp lao động liên quan đến quyết định xử lý kỷ luật.

>>> Xem thêm: Khởi kiện tranh chấp hợp đồng thi công xây dựng tại Trọng tài thương mại

Kết luận

Xây dựng nội quy lao động để làm căn cứ xử lý kỷ luật đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ đúng nội dung, trình tự đăng ký theo Bộ luật Lao động 2019, tránh áp dụng hình thức kỷ luật ngoài phạm vi đã đăng ký.

Luật LCP với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động sẵn sàng hỗ trợ Quý khách soạn thảo, đăng ký nội quy lao động và xử lý các tình huống kỷ luật phát sinh tại doanh nghiệp. Liên hệ ngay Hotline: 0962275827 để được giải đáp kịp thời.