1. Quy định xử phạt khi sai tên công ty trên hóa đơn điện tử
Sai tên công ty trên hóa đơn thuộc nhóm sai sót về thông tin người mua. Doanh nghiệp cần phân biệt trường hợp chỉ sai tên, địa chỉ với trường hợp sai mã số thuế, số tiền hoặc tiền thuế để lựa chọn cách xử lý phù hợp.
1.1. Sai tên công ty trên hóa đơn có bị phạt vi phạm thuế VAT không
Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn sai tên, địa chỉ nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa, dịch vụ thì người bán thực hiện thông báo hóa đơn sai sót theo quy định.Như vậy, sai tên đơn thuần không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bị phạt về thuế GTGT. Quan trọng là doanh nghiệp phải xử lý hóa đơn đúng trình tự và bảo đảm sai sót không làm thay đổi nghĩa vụ thuế.
1.2. Mức phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
Việc xử phạt hành vi vi phạm về hóa đơn hiện được thực hiện theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP và Nghị định 291/2026/NĐ-CP. Nghị định 291/2026 có hiệu lực từ 21/7/2026.Do đó, doanh nghiệp không nên mặc định mọi hóa đơn sai tên đều bị phạt. Cần xác định cụ thể hành vi vi phạm là không thông báo sai sót, lập hóa đơn không đúng nội dung hay vi phạm nghĩa vụ khác để áp dụng đúng mức xử phạt.
1.3. Các trường hợp được miễn xử phạt hoặc chỉ bị phạt cảnh cáo
Doanh nghiệp có thể không bị xử phạt nếu thuộc trường hợp được pháp luật quy định không xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn hoặc thuộc trường hợp loại trừ trách nhiệm theo quy định.Việc tự phát hiện và xử lý sai sót sớm vẫn là biện pháp quan trọng để hạn chế rủi ro, đặc biệt trước thời điểm cơ quan thuế phát hiện và lập biên bản vi phạm.
2. Ảnh hưởng của hóa đơn sai tên công ty đến việc kê khai và khấu trừ thuế GTGT
Hóa đơn sai tên công ty ảnh hưởng trực tiếp đến quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính hợp lệ của chi phí khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp. Mức độ ảnh hưởng phụ thuộc vào việc mã số thuế trên hóa đơn có chính xác hay không. Doanh nghiệp cần đánh giá đúng bản chất sai sót trước khi quyết định phương án xử lý.Ảnh hưởng của hóa đơn sai tên công ty đến việc kê khai, khấu trừ VAT
2.1. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT khi hóa đơn bị sai tên công ty nhưng đúng mã số thuế
Nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ nhưng đúng mã số thuế và không sai số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp thực hiện thông báo sai sót theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.Trường hợp này không làm thay đổi số thuế GTGT của giao dịch. Doanh nghiệp cần lưu giữ hóa đơn và hồ sơ xử lý sai sót để chứng minh tính hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra.
2.2. Rủi ro bị từ chối chi phí hợp lệ và ảnh hưởng đến thuế suất, tiền thuế phải nộp
Nếu sai tên đi kèm sai mã số thuế, giá trị hàng hóa, thuế suất hoặc tiền thuế, sai sót có thể ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế GTGT được khấu trừ.Khi đó, doanh nghiệp phải xử lý hóa đơn theo quy định về hóa đơn sai sót và rà soát lại hồ sơ khai thuế để xác định nghĩa vụ điều chỉnh.
2.3. Quy định xử lý khi sai sót kèm theo sai mã số thuế hoặc đơn vị, tiền thuế
Trường hợp hóa đơn sai tên đồng thời sai mã số thuế hoặc các chỉ tiêu ảnh hưởng đến số thuế, doanh nghiệp không nên chỉ gửi thông báo sai tên.Theo quy định mới về xử lý hóa đơn sai sót tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, doanh nghiệp xác định trường hợp cụ thể để thực hiện hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.
3. Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử sai tên công ty đúng pháp luật
Khi phát hiện hóa đơn sai tên, doanh nghiệp trước tiên phải xác định chỉ sai tên hay còn sai các nội dung khác.Từ 01/7/2026, việc xử lý phải căn cứ vào Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, không tiếp tục sử dụng quy định cũ về xử lý hóa đơn sai sót.
3.1. Các bước nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo sai sót với cơ quan thuế
Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn sai tên, địa chỉ hoặc số tiền bằng chữ nhưng không sai các nội dung quan trọng như mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa, dịch vụ thì thực hiện thông báo hóa đơn sai sót.Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT theo quy định hiện hành và gửi thông báo theo phương thức điện tử đến cơ quan thuế.
3.2. Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo Nghị định 123 và Nghị định 70
Nếu sai sót thuộc trường hợp phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.Việc lựa chọn điều chỉnh hay thay thế phải căn cứ vào bản chất sai sót và yêu cầu của quy định hiện hành; doanh nghiệp không nên tự ý hủy hóa đơn hoặc lập hóa đơn mới để thay thế khi chưa xác định đúng trường hợp.
3.3. Phương án xử lý với bên mua khi phát hiện sai sót sau khi đã kê khai thuế
Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế trong trường hợp thuộc diện phải xử lý, người bán và người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ hoặc cá nhân kinh doanh phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.Quy định này được nêu tại điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC; doanh nghiệp phải lưu văn bản để xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu
4. Giải pháp phòng ngừa rủi ro vi phạm hành chính về hóa đơn cho doanh nghiệp
Sai tên công ty thường phát sinh do kế toán sử dụng thông tin cũ của khách hàng hoặc nhập thông tin thủ công khi lập hóa đơn.Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra trước khi phát hành, đặc biệt đối với khách hàng mới hoặc khách hàng vừa thay đổi tên, địa chỉ, mã số thuế.Giải pháp phòng ngừa rủi ro vi phạm hành chính về hóa đơn
4.1. Quy trình kiểm tra, đối chiếu thông tin doanh nghiệp trước khi phát hành hóa đơn
Kế toán cần kiểm tra tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ của bên mua trước khi lập hóa đơn theo Phụ lục nội dung hóa đơn kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Thông tin người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế phải được thể hiện phù hợp với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế.
4.2. Những lưu ý quan trọng để không bị truy thu thuế do hóa đơn không hợp lệ
Trước mỗi kỳ kê khai, doanh nghiệp nên đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, chứng từ thanh toán, sổ kế toán và hồ sơ thuế. Nếu sai sót làm thay đổi nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp thực hiện khai bổ sung theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và Nghị định 252/2026/NĐ-CP.
5. Dịch vụ tư vấn và hỗ trợ pháp lý về thuế, hóa đơn của LCP Law Firm
LCP Law Firm hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các vấn đề pháp lý liên quan đến hóa đơn sai sót và vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Công việc luật sư thực hiện cho khách hàng gồm:
Đánh giá mức độ sai sót trên hóa đơn và xác định phương án xử lý.
Hỗ trợ lập Mẫu 04/SS-HĐĐT và làm việc với cơ quan thuế về thông báo sai sót hóa đơn.
Soạn hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế và biên bản xác nhận sai sót với bên mua.
Tư vấn điều kiện khấu trừ thuế GTGT và xử lý chi phí hợp lệ khi hóa đơn có sai sót.
Đại diện làm việc với cơ quan thuế trong quá trình kiểm tra, xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ về lập, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử.
Sai tên công ty trên hóa đơn có bị phạt vi phạm thuế VAT của doanh nghiệp hay không phụ thuộc vào cách xử lý sai sót có đúng quy trình và thời hạn theo Nghị định 70 hay không. Quý khách hàng nên thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn kịp thời để giữ hiệu lực khấu trừ thuế. LCP Law Firm hỗ trợ Quý khách hàng xử lý hóa đơn sai sót và làm việc với cơ quan thuế. Quý khách hàng cần tư vấn cụ thể, vui lòng liên hệ Hotline: 0962275827.
