Doanh nghiệp cần làm gì khi cho người lao động nghỉ việc do thay đổi cơ cấu là câu hỏi phát sinh khi công ty tinh gọn bộ máy, đổi mới dây chuyền sản xuất hoặc thay đổi sản phẩm kinh doanh. Đây không phải một lần “sa thải” thông thường mà là một quy trình pháp lý riêng, có nhiều bước bắt buộc trước khi công ty được phép cho người lao động thôi việc. Bài viết giải thích quy trình này theo cách dễ hình dung cho người chưa quen với văn bản pháp luật.
1. Quy định về chấm dứt hợp đồng lao động do thay đổi cơ cấu
Nhiều người nghĩ công ty muốn cắt giảm nhân sự thì chỉ cần báo trước, trả vài tháng lương là xong. Thực tế, luật lao động tách trường hợp thay đổi cơ cấu ra khỏi việc đơn phương chấm dứt hợp đồng thông thường, vì đây là quyết định ảnh hưởng đến nhiều người cùng lúc, không phải lỗi của riêng cá nhân người lao động nào.
Sự khác biệt nằm ở chỗ: nếu sa thải một người vì lý do cá nhân (nghỉ việc thường xuyên, vi phạm kỷ luật), công ty chỉ cần báo trước theo thời hạn hợp đồng. Nhưng khi hàng loạt vị trí biến mất vì công ty tổ chức lại bộ máy hoặc đổi công nghệ, pháp luật yêu cầu công ty phải chứng minh sự thay đổi đó là có thật, đã tìm mọi cách giữ người lao động ở lại trước khi cho nghỉ, và phải báo trước cho cả cơ quan quản lý lao động địa phương chứ không chỉ báo cho người lao động.
Quy định này được đặt ra tại Điều 42 Bộ luật Lao động 2019, cùng các điều khoản đi kèm về phương án sử dụng lao động, thông báo chấm dứt hợp đồng và thời hạn thanh toán quyền lợi.
2. Các trường hợp được xác định là thay đổi cơ cấu của doanh nghiệp
2.1. Các trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ được pháp luật công nhận
Không phải doanh nghiệp muốn cắt giảm nhân sự do thay đổi cơ cấu là có thể tùy ý áp dụng lý do này. Theo khoản 1 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019, chỉ những trường hợp thuộc diện thay đổi cơ cấu, công nghệ theo quy định mới có thể làm căn cứ để người sử dụng lao động thực hiện thủ tục cho người lao động thôi việc.
Cụ thể, các trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ bao gồm:
- Thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động: Công ty giải thể một phòng ban, sáp nhập các bộ phận hoặc thay đổi mô hình quản lý khiến một số vị trí không còn phù hợp với cơ cấu mới.
- Thay đổi quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị sản xuất, kinh doanh: Ví dụ, doanh nghiệp đầu tư hệ thống robot tự động hóa làm giảm nhu cầu sử dụng lao động tại một số vị trí.
- Thay đổi sản phẩm hoặc cơ cấu sản phẩm: Việc thay đổi sản phẩm khiến một số dây chuyền hoặc bộ phận sản xuất sản phẩm cũ không còn công việc để thực hiện.
Như vậy, “thay đổi cơ cấu” không phải là lý do mà doanh nghiệp có thể tự đặt ra để cắt giảm lao động. Doanh nghiệp phải chứng minh việc thay đổi thực tế thuộc một trong các trường hợp được quy định tại khoản 1 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019.
2.2. Doanh nghiệp phải chứng minh việc thay đổi cơ cấu, công nghệ là thực tế
Khi cho người lao động thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ, doanh nghiệp cần có tài liệu chứng minh việc thay đổi đã thực sự diễn ra và có ảnh hưởng đến nhu cầu sử dụng lao động.
Các tài liệu có thể bao gồm nghị quyết hoặc quyết định về việc tổ chức lại doanh nghiệp, phương án tổ chức lại lao động, sơ đồ tổ chức trước và sau khi thay đổi, kế hoạch thay đổi sản phẩm hoặc tài liệu liên quan đến việc thay đổi công nghệ, máy móc, thiết bị.
Việc chứng minh căn cứ thay đổi cơ cấu, công nghệ có ý nghĩa quan trọng nếu phát sinh tranh chấp lao động. Trường hợp doanh nghiệp không chứng minh được việc thay đổi thuộc các trường hợp luật định hoặc không có căn cứ, tài liệu phù hợp, việc cho người lao động thôi việc có thể bị xem xét về tính hợp pháp và doanh nghiệp có thể phải chịu các trách nhiệm pháp lý tương ứng.
3. Trình tự thủ tục khi chấm dứt hợp đồng lao động do thay đổi cơ cấu
Sau khi đã xác định đúng trường hợp thay đổi cơ cấu, công ty không được cho người lao động nghỉ việc ngay mà phải đi qua một chuỗi bước theo thứ tự. Có thể hình dung quy trình này như việc công ty phải “trình bày kế hoạch” với người lao động và cơ quan quản lý trước khi thực hiện.
Bước 1:
Công ty xây dựng phương án sử dụng lao động theo Điều 44 Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ), liệt kê người được giữ lại, đào tạo lại chuyển vị trí, nghỉ hưu, và người phải chấm dứt hợp đồng.
Bước 2:
Công ty trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động (nếu có) khi xây dựng phương án theo khoản 2 Điều 44 BLLĐ, rồi công khai cho người lao động biết trong 15 ngày sau khi thông qua.
Bước 3:
Công ty thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cho người lao động theo khoản 6 Điều 42 BLLĐ, nêu rõ số người bị ảnh hưởng và phương án xử lý. Đây là bước dễ bị bỏ sót. Hết thời hạn báo trước mới được ra quyết định chấm dứt hợp đồng.
Bước 4:
Theo Điều 48 BLLĐ, công ty thanh toán đầy đủ lương, trợ cấp trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng; trường hợp phức tạp không quá 30 ngày.
4. Các nghĩa vụ của Công ty với người lao động khi thay đổi cơ cấu
4.1. Nghĩa vụ trả trợ cấp mất việc làm
Khi thay đổi cơ cấu, công ty có nghĩa vụ trả trợ cấp mất việc làm cho người lao động bị cho thôi việc theo khoản 11 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, nếu người lao động đã làm việc thường xuyên cho công ty từ đủ 12 tháng trở lên.
Mức trợ cấp được tính theo mỗi năm làm việc bằng 01 tháng tiền lương, nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương. Tiền lương làm căn cứ tính trợ cấp là tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề trước khi người lao động mất việc.
Thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp được loại trừ khi tính thời gian làm việc để hưởng trợ cấp mất việc làm. Đối với khoảng thời gian này, người lao động có thể thực hiện thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp theo quy định của pháp luật về việc làm.
4.2. Các nghĩa vụ khác đối với người lao động
Bên cạnh trợ cấp mất việc làm, công ty còn phải thanh toán đầy đủ tiền lương còn thiếu, tiền phép năm chưa nghỉ hoặc chưa thanh toán và thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội để người lao động có cơ sở giải quyết quyền lợi về bảo hiểm thất nghiệp.
Đồng thời, khi thay đổi cơ cấu, công ty phải ưu tiên đào tạo lại và bố trí công việc mới nếu vẫn còn vị trí phù hợp. Chỉ khi không thể bố trí việc làm mới mà phải cho người lao động thôi việc thì công ty mới được thực hiện việc chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định.
Do đó, công ty không nên sử dụng lý do thay đổi cơ cấu để tùy tiện cắt giảm lao động hoặc né tránh các nghĩa vụ đối với người lao động, bởi việc thực hiện không đúng trình tự, điều kiện và chế độ có thể dẫn đến tranh chấp lao động.
>>> Xem thêm: Khởi kiện công ty do chấm dứt hợp đồng lao động trái luật
5. Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật lao động
Quy trình thay đổi cơ cấu có nhiều bước, mỗi bước lại kèm theo tài liệu và thời hạn riêng, nên nhiều doanh nghiệp gặp lúng túng khi triển khai trên thực tế. Luật LCP đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình này, từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi hoàn tất nghĩa vụ với người lao động.
Cụ thể, luật sư sẽ:
- Rà soát xem tình huống của công ty có đủ căn cứ để áp dụng thay đổi cơ cấu hay không
- Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu chứng minh việc thay đổi cơ cấu, công nghệ
- Soạn thảo phương án sử dụng lao động đúng nội dung luật yêu cầu
- Tư vấn cách trao đổi với tổ chức đại diện người lao động để tránh phản ứng tiêu cực
- Soạn văn bản thông báo gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và người lao động
- Soạn quyết định chấm dứt hợp đồng lao động và các văn bản đi kèm
- Tính toán chính xác trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm cho từng trường hợp
- Đại diện công ty làm việc với người lao động hoặc cơ quan chức năng khi có tranh chấp phát sinh
Kết luận
Chấm dứt hợp đồng lao động do thay đổi cơ cấu không khó nếu công ty làm đúng thứ tự: chứng minh sự thay đổi là thật, lập phương án sử dụng lao động, thông báo đầy đủ, rồi mới thanh toán quyền lợi. Chỉ cần thiếu một bước, cả quá trình có thể bị coi là trái luật và công ty phải gánh chi phí bồi thường lớn hơn nhiều so với chi phí làm đúng ngay từ đầu.
Luật LCP sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình này. Quý khách hàng liên hệ hotline 0962275827 để được tư vấn cụ thể.
