Các loại giấy tờ bắt buộc phải có khi góp vốn vào doanh nghiệp gồm bốn nhóm hồ sơ tương ứng với từng giai đoạn của giao dịch góp vốn: giấy tờ chứng minh tư cách chủ thể, chứng từ tài chính, giấy tờ pháp lý đối với tài sản phi tiền mặt và hồ sơ ghi nhận quyền sở hữu phần vốn góp. Nội dung dưới đây Luật LCP liệt kê cụ thể từng loại giấy tờ theo từng nhóm hồ sơ.
1. Bộ hồ sơ pháp lý chứng minh tư cách chủ thể tham gia giao dịch góp vốn
Xác định đúng tư cách chủ thể tham gia giao dịch góp vốn là điều kiện đầu tiên để giao dịch có giá trị pháp lý. Cá nhân, tổ chức tham gia góp vốn cần chuẩn bị giấy tờ định danh, văn bản ủy quyền và thỏa thuận góp vốn tương ứng với số lượng chủ thể tham gia giao dịch.
Thiếu một trong các loại giấy tờ này khiến hồ sơ góp vốn bị coi là không hợp lệ khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký.
1.1. Giấy tờ định danh cá nhân hoặc hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của nhà đầu tư
Theo khoản 16 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15, giấy tờ pháp lý của cá nhân bao gồm thẻ Căn cước, thẻ Căn cước công dân, Hộ chiếu và giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác.
Nhà đầu tư là tổ chức cần cung cấp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập, cùng giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020.
1.2. Văn bản ủy quyền và giấy tờ nhân thân của người đại diện thực hiện giao dịch
Trường hợp chủ sở hữu, thành viên, cổ đông là tổ chức ủy quyền cho cá nhân thực hiện giao dịch góp vốn, văn bản ủy quyền phải xác định người đại diện theo Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015 về đại diện theo ủy quyền, kèm theo giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền.
1.3. Thỏa thuận thành lập hoặc hợp đồng giữa hai cá nhân trở lên về việc cùng góp vốn
Trường hợp hai hoặc nhiều cá nhân độc lập góp vốn vào cùng một doanh nghiệp và trực tiếp đứng tên phần vốn góp hoặc cổ phần của mình thì pháp luật doanh nghiệp không bắt buộc các cá nhân này phải ký hợp đồng hợp tác với nhau. Quyền và nghĩa vụ của từng người được xác định theo loại hình doanh nghiệp, Điều lệ công ty và phần vốn góp hoặc cổ phần mà mỗi người sở hữu.
Trường hợp các bên thỏa thuận cùng đóng góp tài sản, công sức để thực hiện công việc nhất định, cùng hưởng lợi và cùng chịu trách nhiệm thì có thể xác lập hợp đồng hợp tác theo Điều 504 Bộ luật Dân sự 2015. Hợp đồng hợp tác phải được lập thành văn bản và có các nội dung chủ yếu theo Điều 505 Bộ luật Dân sự 2015.
Do đó, việc có bắt buộc lập thỏa thuận hoặc hợp đồng riêng giữa những người cùng góp vốn hay không phải được xác định theo bản chất của quan hệ giữa các bên, không phụ thuộc đơn thuần vào số lượng hai, ba hay nhiều người góp vốn.
2. Các chứng từ tài chính xác nhận hoàn tất nghĩa vụ giao dịch góp vốn
Chứng từ tài chính là căn cứ trực tiếp xác nhận cá nhân, tổ chức đã hoàn tất nghĩa vụ góp vốn theo cam kết.
Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ chứng từ ngân hàng, chứng từ kế toán nội bộ và hóa đơn chứng minh nguồn gốc tài sản tương ứng với hình thức góp vốn đã lựa chọn. Thiếu chứng từ tài chính hợp lệ khiến khoản góp vốn không được cơ quan thuế công nhận là chi phí hợp lệ.
2.1. Ủy nhiệm chi và xác nhận giao dịch ngân hàng đối với hình thức góp vốn bằng tiền
Trường hợp thuộc phạm vi áp dụng của quy định về thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải sử dụng phương thức thanh toán phù hợp theo Điều 6 Nghị định 222/2013/NĐ-CP và Thông tư 09/2015/TT-BTC.
Chứng từ có thể gồm ủy nhiệm chi, giấy báo Có hoặc chứng từ giao dịch ngân hàng tương ứng. Quy định này không đồng nghĩa mọi cá nhân góp vốn đều bắt buộc phải chuyển tiền qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
2.2. Biên bản kiểm kê và chứng từ hạch toán kế toán nội bộ của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần lập và lưu chứng từ kế toán phù hợp với nghiệp vụ phát sinh, đồng thời ghi nhận khoản góp vốn, tài sản nhận góp vốn và vốn chủ sở hữu theo quy định của pháp luật kế toán.
2.3. Hóa đơn và chứng từ chứng minh nguồn gốc tài sản theo quy định tài chính
Tài sản góp vốn bằng hàng hóa, máy móc, thiết bị cần có hóa đơn mua hàng, chứng từ nhập khẩu hoặc giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp làm căn cứ xác định nguyên giá tài sản khi doanh nghiệp ghi nhận tăng tài sản cố định tương ứng với giá trị đã được các bên định giá.
>>> Xem thêm: Trách nhiệm vật chất trong Nội quy lao động
3. Giấy tờ pháp lý đối với hình thức góp vốn vào doanh nghiệp bằng tài sản phi tiền mặt
Góp vốn vào doanh nghiệp bằng tài sản phi tiền mặt đòi hỏi hồ sơ chặt chẽ hơn so với góp vốn bằng tiền do liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản.
Theo Điều 34 Luật Doanh nghiệp 2020, tài sản góp vốn có thể là quyền sử dụng đất, quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật và tài sản khác có thể định giá được bằng Đồng Việt Nam.
Doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ giấy tờ sở hữu, biên bản định giá và hợp đồng chuyển quyền trước khi ghi nhận tài sản vào vốn điều lệ.
3.1. Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng đất đứng tên nhà đầu tư
Đối với tài sản có đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đất, hồ sơ góp vốn phải có bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đứng tên người góp vốn theo Điều 35 Luật Doanh nghiệp 2020.
3.2. Biên bản định giá tài sản góp vốn có sự đồng thuận của tất cả thành viên
Tài sản góp vốn không phải Đồng Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi hoặc vàng phải được định giá bằng Đồng Việt Nam theo Điều 36 Luật Doanh nghiệp 2020.
Việc định giá có thể do các thành viên, cổ đông sáng lập thỏa thuận hoặc do tổ chức thẩm định giá thực hiện theo trường hợp luật định.
3.3. Hợp đồng chuyển quyền sở hữu tài sản từ cá nhân sang cho doanh nghiệp
Đối với tài sản không đăng ký quyền sở hữu, việc góp vốn phải được giao nhận bằng biên bản theo Điều 35 Luật Doanh nghiệp 2020. Đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, phải thực hiện thủ tục chuyển quyền sang doanh nghiệp theo quy định pháp luật tương ứng.
4. Hồ sơ ghi nhận quyền sở hữu phần vốn góp và xác nhận của doanh nghiệp
Hồ sơ ghi nhận quyền sở hữu phần vốn góp là căn cứ pháp lý cuối cùng xác nhận cá nhân, tổ chức đã trở thành thành viên hoặc cổ đông của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần hoàn thiện hợp đồng góp vốn, giấy chứng nhận phần vốn góp hoặc sổ đăng ký cổ đông cùng biên bản họp thông qua việc tiếp nhận vốn theo đúng thẩm quyền nội bộ.
Thiếu hồ sơ này khiến quyền sở hữu phần vốn góp của thành viên không có căn cứ đối kháng với bên thứ ba.
4.1. Hợp đồng góp vốn giữa các bên bảo đảm tính chặt chẽ về quyền và nghĩa vụ
Hợp đồng hoặc thỏa thuận góp vốn nên xác định rõ tài sản góp vốn, giá trị, tỷ lệ sở hữu, thời hạn góp vốn, quyền và nghĩa vụ của các bên để làm căn cứ thực hiện và giải quyết tranh chấp nếu phát sinh.
4.2. Giấy chứng nhận phần vốn góp hoặc sổ đăng ký cổ đông do doanh nghiệp cấp
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty phải lập sổ đăng ký thành viên và cấp giấy chứng nhận phần vốn góp theo Điều 47 Luật Doanh nghiệp 2020.
Đối với công ty cổ phần, quyền sở hữu cổ phần được ghi nhận trong sổ đăng ký cổ đông theo Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020.
4.3. Biên bản họp và nghị quyết của hội đồng thành viên thông qua việc tiếp nhận vốn
Trường hợp việc góp vốn làm phát sinh thành viên mới, tăng vốn điều lệ hoặc thuộc trường hợp phải được cơ quan có thẩm quyền trong doanh nghiệp thông qua, doanh nghiệp phải lập nghị quyết, quyết định và biên bản họp tương ứng theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
Thủ tục đăng ký thay đổi doanh nghiệp hiện thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP.
5. Dịch vụ tư vấn pháp lý và hoàn thiện hồ sơ góp vốn của LCP Law Firm
Luật LCP hỗ trợ Quý khách hàng chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ bắt buộc phải có khi góp vốn vào doanh nghiệp, từ hồ sơ chứng minh tư cách chủ thể đến hồ sơ ghi nhận quyền sở hữu phần vốn góp.
Đội ngũ luật sư trực tiếp thực hiện các công việc sau cho Quý khách hàng:
- Rà soát giấy tờ định danh cá nhân, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của nhà đầu tư là tổ chức.
- Soạn thảo văn bản ủy quyền cho người đại diện thực hiện giao dịch góp vốn.
- Soạn thảo hợp đồng hợp tác góp vốn giữa hai cá nhân, giữa ba cá nhân trở lên.
- Tư vấn chứng từ tài chính, chứng từ ngân hàng cần lưu giữ đối với từng hình thức góp vốn bằng tiền.
- Thẩm định giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, soạn thảo biên bản định giá và hợp đồng chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn.
- Soạn thảo hợp đồng góp vốn, hồ sơ cấp giấy chứng nhận phần vốn góp hoặc sổ đăng ký cổ đông.
- Đại diện Quý khách hàng thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp sau khi hoàn tất góp vốn.
Kết luận
Các loại giấy tờ bắt buộc phải có khi góp vốn vào doanh nghiệp gồm giấy tờ chứng minh tư cách chủ thể, chứng từ tài chính, giấy tờ pháp lý đối với tài sản phi tiền mặt và hồ sơ ghi nhận quyền sở hữu phần vốn góp.
Chuẩn bị đầy đủ, đúng quy định từng loại giấy tờ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp và thành viên góp vốn tránh tranh chấp, sai sót thủ tục về sau. Luật LCP đồng hành cùng Quý khách hàng hoàn thiện hồ sơ góp vốn. Liên hệ Hotline: 0962275827 để được tư vấn.
