Trách nhiệm đại diện pháp luật khi vi phạm thuế VAT của doanh nghiệp phát sinh từ vai trò điều hành, ký kết và chịu trách nhiệm trước cơ quan nhà nước theo Luật Doanh nghiệp. Rủi ro pháp lý gia tăng khi doanh nghiệp có hành vi kê khai sai, gian lận hóa đơn hoặc nợ đọng thuế kéo dài. Nội dung dưới đây phân tích phạm vi trách nhiệm, chế tài và giải pháp phòng ngừa cho người đại diện.
1. Phạm vi chịu trách nhiệm khi phát sinh sai phạm về thuế VAT
Ba khía cạnh dưới đây làm rõ ranh giới trách nhiệm giữa doanh nghiệp và cá nhân người điều hành.
1.1. Mức độ liên đới của cá nhân quản lý khi doanh nghiệp nợ đọng thuế
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần, về nguyên tắc doanh nghiệp là chủ thể thực hiện nghĩa vụ thuế và chịu trách nhiệm đối với khoản tiền thuế nợ bằng tài sản của doanh nghiệp. Việc một cá nhân giữ chức danh người đại diện theo pháp luật không đồng nghĩa người đó phải dùng tài sản cá nhân để thanh toán khoản nợ thuế của công ty.
Đối với công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật, Điều lệ phải quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của từng người. Nếu Điều lệ không phân chia rõ, mỗi người đại diện đều được xem là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba và những người đại diện phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
1.2. Trách nhiệm dân sự và hành chính trong việc kê khai sai lệch
Điều 13 LDN quy định người đại diện pháp luật của doanh nghiệp phải thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao trung thực, cẩn trọng, vì lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp, làm cơ sở xác định trách nhiệm dân sự khi để xảy ra sai phạm về kê khai thuế VAT.
Về trách nhiệm hành chính, quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn đều ghi nhận mã số thuế của người nộp thuế vi phạm, và người đại diện pháp luật thường là người trực tiếp ký nhận, chấp hành quyết định xử phạt đó. Kê khai sai lệch dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, với mức phạt tính theo tỷ lệ số tiền thuế thiếu hoặc theo hành vi vi phạm cụ thể.
1.3. Các yếu tố xác định lỗi trực tiếp của người điều hành doanh nghiệp
Yếu tố xác định lỗi trực tiếp của người điều hành gồm việc người đại diện có trực tiếp ký hồ sơ khai thuế, phê duyệt chứng từ kế toán, chỉ đạo lập hóa đơn sai hay không, và mức độ cố ý trong hành vi vi phạm.
Cơ quan thuế và cơ quan điều tra xem xét vai trò thực tế của người đại diện trong quá trình vận hành doanh nghiệp, không chỉ dựa trên chức danh trên giấy tờ. Trường hợp người đại diện chứng minh đã ủy quyền hợp pháp cho bộ phận chuyên trách và không trực tiếp chỉ đạo hành vi vi phạm, mức độ trách nhiệm cá nhân có thể được xem xét giảm nhẹ theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.
2. Chế tài xử lý hình sự đối người đại diện doanh nghiệp
Hai nội dung dưới đây trình bày tội danh phổ biến nhất và biện pháp cưỡng chế đi kèm.
2.1. Các tội danh liên quan đến trốn thuế và gian lận hóa đơn giá trị gia tăng
Theo Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015, được sửa đổi, bổ sung năm 2017, đối với cá nhân, hành vi trốn thuế thuộc một trong các trường hợp luật định với số tiền từ 100 triệu đồng đến dưới 300 triệu đồng có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Trường hợp số tiền trốn thuế dưới 100 triệu đồng vẫn có thể bị truy cứu nếu cá nhân đáp ứng điều kiện về việc đã bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc đã bị kết án thuộc trường hợp luật định mà chưa được xóa án tích.
Đối với pháp nhân thương mại, Điều 200 quy định ngưỡng riêng. Pháp nhân có thể bị truy cứu khi thực hiện hành vi trốn thuế từ 200 triệu đồng đến dưới 300 triệu đồng hoặc từ 100 triệu đồng đến dưới 200 triệu đồng nhưng thuộc trường hợp đã bị xử phạt hoặc kết án theo điều kiện luật định.
Song song đó, Điều 203 BLHS quy định tội in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước, với khung hình phạt từ phạt tiền, cải tạo không giam giữ đến phạt tù, áp dụng cho hành vi lập, khởi tạo hoặc mua bán hóa đơn khống, hóa đơn giả liên quan đến thuế GTGT.
2.2. Quy định về việc tạm hoãn xuất cảnh đối với người đại diện vi phạm
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bị cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế thuộc diện áp dụng biện pháp tạm hoãn xuất cảnh khi doanh nghiệp có số tiền thuế nợ từ 500 triệu đồng trở lên và quá thời hạn nộp từ 120 ngày trở lên, theo quy định chi tiết thi hành Luật Quản lý thuế 2025.
Cơ quan quản lý thuế thông báo cho người đại diện pháp luật bằng phương thức điện tử trước khi áp dụng biện pháp tạm hoãn xuất cảnh, làm căn cứ để người đại diện chủ động thu xếp nghĩa vụ thuế còn nợ.
3. Giải pháp phòng ngừa rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi điều hành
Phòng ngừa rủi ro pháp lý cho người đại diện pháp luật đòi hỏi doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ ngay từ khâu kê khai, lập hóa đơn. Ba giải pháp thực tiễn dưới đây giúp doanh nghiệp và người điều hành hạn chế rủi ro phát sinh.
3.1. Quy trình kiểm soát nội bộ nhằm giảm thiểu sai sót tài chính
Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình phê duyệt nhiều cấp đối với hồ sơ khai thuế GTGT, đối chiếu hóa đơn đầu vào, đầu ra định kỳ để phát hiện sớm sai lệch trước khi nộp hồ sơ khai thuế. Việc phân định rõ trách nhiệm giữa người đại diện pháp luật, kế toán trưởng và bộ phận tài chính giúp xác định đúng người chịu trách nhiệm khi phát sinh sai phạm, tránh quy trách nhiệm toàn bộ cho người đại diện pháp luật.
3.2. Kỹ năng quản lý hồ sơ hóa đơn và chứng từ kế toán an toàn
Người đại diện pháp luật cần yêu cầu bộ phận kế toán lưu giữ đầy đủ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, văn bản thỏa thuận và hồ sơ khai bổ sung theo đúng thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán. Việc số hóa, phân loại hồ sơ hóa đơn theo từng kỳ tính thuế giúp doanh nghiệp truy xuất nhanh khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu, đồng thời hạn chế tình trạng thất lạc chứng từ gây bất lợi trong quá trình giải trình.
3.3. Phương án xử lý khủng hoảng khi cơ quan chức năng tiến hành thanh tra
Khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra, người đại diện pháp luật nên chỉ định đầu mối làm việc thống nhất, đồng thời chủ động rà soát lại toàn bộ hồ sơ liên quan đến nội dung thanh tra trước khi cung cấp cho đoàn kiểm tra. Việc mời luật sư tham gia ngay từ giai đoạn đầu của quá trình thanh tra giúp doanh nghiệp và người đại diện pháp luật đánh giá đúng mức độ rủi ro, chuẩn bị văn bản giải trình phù hợp căn cứ pháp lý.
4. Dịch vụ pháp lý tư vấn và bảo vệ quyền lợi người đại diện tại LCP Law Firm
Luật LCP hỗ trợ Quý khách hàng là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp với các công việc cụ thể sau:
- Rà soát trách nhiệm pháp lý của người đại diện theo LDN khi doanh nghiệp phát sinh vi phạm thuế VAT.
- Tư vấn phân định trách nhiệm hành chính, dân sự và hình sự trong từng trường hợp vi phạm cụ thể.
- Đại diện làm việc với cơ quan thuế, cơ quan điều tra trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.
- Soạn văn bản giải trình, hồ sơ khắc phục hậu quả nhằm hạn chế rủi ro chuyển sang trách nhiệm hình sự.
- Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ về hóa đơn, chứng từ nhằm phòng ngừa rủi ro pháp lý cho người điều hành.
Kết luận
Trách nhiệm đại diện pháp luật khi vi phạm thuế VAT của doanh nghiệp đòi hỏi người điều hành hiểu rõ ranh giới giữa trách nhiệm của pháp nhân và trách nhiệm cá nhân để chủ động phòng ngừa rủi ro. Luật LCP đồng hành cùng Quý khách hàng trong việc rà soát hồ sơ, xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ và bảo vệ quyền lợi hợp pháp khi làm việc với cơ quan thuế. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn cụ thể vui lòng liên hệ Hotline: 0962275827 để được hỗ trợ kịp thời.
