Chú ý các lỗi hóa đơn bị phạt nặng ở công ty năm 2026 là vấn đề doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ nhằm tránh rủi ro tài chính và chế tài từ cơ quan thuế. Nội dung dưới đây, Luật LCP phân tích các lỗi hóa đơn, mức phạt và cách tự kiểm tra hồ sơ.
1. Rủi ro xử phạt tiền đối với hành vi xuất sai thời điểm và lập không đúng quy định
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi đã được điều chỉnh theo quy định tại Điểm a Khoản 6 Điều 1 của Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm gây rủi ro pháp lý trực tiếp cho hoạt động kinh doanh của công ty.
1.1. Mức phạt tiền áp dụng khi lập hóa đơn xuất sai thời điểm bán hàng hóa dịch vụ
Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi xuất sai thời điểm bị xử phạt hành chính theo các khung cụ thể. Phạt cảnh cáo áp dụng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đối với trường hợp không dẫn đến chậm nộp thuế. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Công ty vi phạm còn đối mặt nguy cơ bị truy thu thuế nếu cơ quan thuế xác định có hành vi trốn thuế hoặc gian lận thuế.
1.2. Mức phạt đối với sai sót mất hỏng hóa đơn
Căn cứ Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn chịu chế tài xử phạt tiền nghiêm ngặt từ cơ quan thuế. Mức phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng áp dụng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập nhưng chưa kê khai thuế, ngoại trừ trường hợp bất khả kháng.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã kê khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc di chuyển thì mức phạt tiền dao động từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng, trừ trường hợp người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc. Trường hợp làm mất hóa đơn đã lập theo quy định nhưng người bán, người mua tìm lại được hóa đơn trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì bị xử phạt cảnh cáo.
2. Điểm tên các lỗi về truyền dữ liệu làm cho hóa đơn không phát hành được
Công ty cần nắm rõ các lỗi kỹ thuật và quy định xử phạt liên quan để đảm bảo việc kê khai không bị gián đoạn.
2.1. Hành vi không phát hành được hóa đơn điện tử do lỗi kết nối máy tính tiền
Công ty bán lẻ, ăn uống, siêu thị, nhà hàng và cơ sở kinh doanh trực tiếp đến người tiêu dùng cần kiểm tra khả năng kết nối, chuyển dữ liệu điện tử của máy tính tiền với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là hành vi bị xử phạt.
Căn cứ Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt cho hành vi này từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. Không phát hành được hóa đơn do lỗi kỹ thuật cần được phân loại: lỗi hệ thống của công ty, lỗi của tổ chức cung cấp giải pháp hoặc lỗi hệ thống tiếp nhận dữ liệu; mỗi tình huống cần chứng cứ điện tử và tài liệu xác nhận phù hợp.
2.2. Khung mức phạt hành chính đối với vi phạm không chuyển dữ liệu về cơ quan thuế
Căn cứ Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử bị phạt tiền tùy theo mức độ và thời gian vi phạm. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày làm việc. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi chuyển dữ liệu quá thời hạn từ 06 ngày đến 10 ngày làm việc. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi chuyển dữ liệu quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo quy định.
3. Quy trình tự kiểm tra sổ sách nhằm hạn chế vi phạm hóa đơn tại công ty
Hoạt động tự kiểm tra sổ sách kế toán giúp công ty chủ động phát hiện vi phạm và giảm thiểu nguy cơ bị xử phạt tiền. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình soát xét định kỳ giữa hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào và dữ liệu kê khai thuế.
3.1. Rà soát danh mục hóa đơn đầu ra và xử lý kịp thời các sai sót phát sinh
Khi phát hiện hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số tiền, doanh nghiệp áp dụng Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để điều chỉnh hoặc thay thế. Trường hợp hóa đơn đã lập xuất sai thời điểm, kế toán viên ghi nhận thời điểm bàn giao thực tế và lập hồ sơ giải trình lý do khách quan. Đối với hóa đơn không phát hành được do lỗi phần mềm, công ty lưu giữ nhật ký lỗi hệ thống để chứng minh không có hành vi cố ý vi phạm.
3.2. Phương án lập công văn giải trình áp dụng tình tiết giảm nhẹ mức xử phạt
Công văn giải trình cần nêu đúng sự kiện, không suy diễn và không thay đổi chứng từ. Công ty cần ghi rõ thời điểm phát sinh giao dịch, lý do xuất sai thời điểm hoặc chậm chuyển dữ liệu, ngày phát hiện, biện pháp xử lý và cam kết kiểm soát nội bộ.
Căn cứ Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ, công ty có thể đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét phạt cảnh cáo theo khung quy định.
4. Dịch vụ luật sư tư vấn xử lý vi phạm về hóa đơn tại LCP Law Firm
Luật LCP hỗ trợ công ty đánh giá rủi ro hóa đơn trước, trong và sau quá trình làm việc với cơ quan thuế. Hồ sơ hóa đơn cần được rà soát trên nền tảng chứng từ gốc, dữ liệu điện tử và lịch sử truyền nhận.
Luật sư Luật LCP thực hiện các công việc sau:
- Rà soát hóa đơn điện tử, dữ liệu máy tính tiền, bảng tổng hợp và chứng từ bán hàng;
- Đối chiếu khung xử phạt, mức phạt, biện pháp khắc phục hậu quả và thời hiệu xử phạt;
- Soạn công văn giải trình, văn bản đề nghị ghi nhận tình tiết giảm nhẹ và phương án khắc phục;
- Đại diện hoặc hỗ trợ công ty làm việc với cơ quan thuế trong phạm vi được ủy quyền;
- Xây dựng quy trình kiểm soát hóa đơn, phân quyền phần mềm và lịch đối chiếu dữ liệu định kỳ;
Kết luận
Quý khách hàng cần rà soát dữ liệu hóa đơn ngay khi phát hiện chênh lệch, đồng thời chuẩn bị chứng cứ khắc phục trước khi giải trình với cơ quan thuế. Liên hệ Luật LCP qua Hotline: 0962275827 để được luật sư hỗ trợ đánh giá hồ sơ và phương án xử lý.
