Thông báo mời họp kỷ luật lao động là văn bản bắt buộc mà người sử dụng lao động phải gửi trước khi tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật đối với người lao động vi phạm nội quy. Văn bản này không chỉ xác lập tính hợp pháp của cuộc họp mà còn là căn cứ chứng minh doanh nghiệp đã tuân thủ đúng trình tự, thủ tục theo pháp luật lao động. Nếu gửi sai thời hạn, sai đối tượng hoặc thiếu nội dung bắt buộc, quyết định kỷ luật ban hành sau đó có nguy cơ bị tuyên vô hiệu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy định, mẫu văn bản và quy trình gửi thông báo mời họp đúng luật.
1. Quy định về Thông báo mời họp kỷ luật lao động
Thông báo mời họp về việc xử lý kỷ luật người lao động được quy định tại điểm a khoản 2 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, văn bản quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ) về điều kiện lao động và quan hệ lao động. Theo quy định này, người sử dụng lao động phải thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm họp, họ tên người bị xử lý kỷ luật và hành vi vi phạm đến các thành phần bắt buộc tham dự.
Việc gửi thông báo không chỉ là thủ tục hình thức. Đây là điều kiện để bảo đảm nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động theo Điều 122 BLLĐ, trong đó người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa. Thiếu thông báo hợp lệ đồng nghĩa với việc doanh nghiệp tước bỏ quyền này của người lao động.
Trên thực tế, nhiều quyết định kỷ luật bị cơ quan có thẩm quyền tuyên vô hiệu do người sử dụng lao động không gửi thông báo, gửi thông báo sai thời hạn hoặc bỏ sót thành phần phải mời họp theo luật định.
2. Hướng dẫn chi tiết cách ghi mẫu giấy mời họp mặt xử lý kỷ luật
Mẫu thư mời họp xử lý kỷ luật lao động cần trình bày đầy đủ các nội dung bắt buộc theo điểm a khoản 2 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Một mẫu giấy mời hợp lệ cần có các mục sau:
- Tên doanh nghiệp, số hiệu văn bản, ngày tháng lập thông báo;
- Họ tên, chức danh, đơn vị công tác của người lao động bị xử lý kỷ luật;
- Hành vi vi phạm cụ thể;
- Thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật;
- Danh sách thành phần bắt buộc tham dự (hội đồng kỷ luật, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, người lao động bị xử lý kỷ luật);
- Quyền của người lao động: tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, người đại diện tổ chức đại diện người lao động bào chữa;
- Yêu cầu xác nhận tham dự và chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành.
Doanh nghiệp cần diễn đạt hành vi vi phạm bằng ngôn ngữ chính xác, tránh suy diễn hoặc quy kết trước khi cuộc họp diễn ra, vì văn bản này có thể được sử dụng làm chứng cứ trong trường hợp phát sinh tranh chấp lao động.
3. Thành phần tham dự và quyền hạn của các bên trong cuộc họp xử lý kỷ luật
3.1. Quy định về đại diện người sử dụng lao động và hội đồng kỷ luật
Người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền hợp pháp chủ trì cuộc họp xử lý kỷ luật lao động. Theo Điều 122 BLLĐ, người sử dụng lao động có nghĩa vụ chứng minh lỗi của người lao động bằng chứng cứ cụ thể, không được suy đoán hoặc áp đặt hình thức kỷ luật khi chưa làm rõ hành vi vi phạm.
Cuộc họp phải được lập thành biên bản, có chữ ký của các bên tham dự. Trường hợp có người từ chối ký, người ghi biên bản ghi rõ họ tên và lý do từ chối vào nội dung biên bản theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
3.2. Quyền tự bào chữa hoặc mời luật sư, người đại diện của nhân viên vi phạm
Theo điểm c khoản 1 Điều 122 BLLĐ, người lao động bị xử lý kỷ luật phải có mặt tại cuộc họp và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa. Trường hợp người lao động chưa đủ 15 tuổi, cuộc họp bắt buộc phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật.
Đây là quyền không thể loại trừ. Thông báo mời họp phải nêu rõ quyền này để người lao động chủ động chuẩn bị phương án bảo vệ trước khi tham dự.
3.3. Vai trò bắt buộc của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở
Điểm b khoản 1 Điều 122 BLLĐ quy định việc xử lý kỷ luật lao động phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên. Đây là thành phần bắt buộc, không phụ thuộc vào ý chí của người sử dụng lao động hay người lao động.
Thiếu sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, dù các bên khác đã đầy đủ, cuộc họp vẫn không đáp ứng nguyên tắc xử lý kỷ luật theo luật định.
4. Quy trình gửi thông báo mời họp mặt xử lý kỷ luật đúng thủ tục pháp lý
4.1. Thời hạn gửi thông báo
Theo điểm a khoản 2 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải gửi thông báo ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động. Thời hạn này áp dụng cho tất cả thành phần bắt buộc tham dự, không riêng người lao động bị xử lý kỷ luật.
Doanh nghiệp cần tính thời hạn theo ngày làm việc, không tính ngày nghỉ hằng tuần và ngày nghỉ lễ, để tránh gửi thông báo chưa đủ thời gian theo luật định.
4.2. Các phương thức gửi giấy mời đảm bảo bằng chứng pháp lý
Người sử dụng lao động nên lựa chọn phương thức gửi có khả năng lưu vết, phục vụ việc chứng minh khi phát sinh tranh chấp:
- Gửi trực tiếp, có ký nhận của người lao động hoặc đại diện tổ chức đại diện người lao động;
- Gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh có báo phát xác nhận đã giao thành công;
- Gửi kết hợp cả hai phương thức trên đối với trường hợp phức tạp, nhiều thành phần tham dự.
Doanh nghiệp cần lưu giữ biên nhận, phiếu chuyển phát hoặc hình ảnh, video ghi nhận việc giao thông báo làm căn cứ chứng minh đã thực hiện đúng nghĩa vụ thông báo.
4.3. Cách xử lý khi nhân viên cố tình không nhận thông báo hoặc từ chối ký xác nhận
Theo điểm c khoản 2 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trường hợp một trong các thành phần phải tham dự họp không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt, người sử dụng lao động vẫn tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động.
Để bảo đảm giá trị pháp lý, doanh nghiệp nên lập biên bản ghi nhận việc người lao động từ chối nhận thông báo hoặc từ chối ký xác nhận, có người làm chứng ký tên. Biên bản này là chứng cứ quan trọng khi giải quyết tranh chấp về sau.
5. Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật lao động
Luật LCP cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật lao động cho cả người sử dụng lao động và người lao động trong quá trình xử lý kỷ luật lao động:
- Tư vấn trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động theo Điều 122 BLLĐ và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP;
- Soạn thảo, rà soát thông báo mời họp, biên bản vi phạm, quyết định xử lý kỷ luật lao động cho doanh nghiệp;
- Tư vấn và hỗ trợ người lao động thực hiện quyền tự bào chữa, quyền nhờ luật sư bào chữa khi bị mời họp xử lý kỷ luật;
- Đánh giá tính hợp pháp của quyết định kỷ luật, xác định căn cứ khiếu nại hoặc khởi kiện khi quyền lợi bị xâm phạm;
- Đại diện thương lượng, hòa giải hoặc tham gia tố tụng tại Tòa án để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Quý khách hàng.
>>> Xem thêm: Khởi kiện công ty do chấm dứt hợp đồng lao động trái luật
Kết luận
Quý khách hàng là người sử dụng lao động cần soạn thảo văn bản đúng quy định, hoặc là người lao động cần bảo vệ quyền lợi khi bị mời họp xử lý kỷ luật, vui lòng liên hệ Luật LCP qua hotline 0962275827 để được luật sư tư vấn trực tiếp và hỗ trợ kịp thời.
