Các trường hợp phải bồi hoàn chi phí đào tạo khi chấm dứt hợp đồng lao động phát sinh từ hợp đồng đào tạo nghề đã ký kết giữa doanh nghiệp và người lao động. Nội dung dưới đây phân tích quy định pháp lý, cách xác định chi phí đào tạo và cách tính mức bồi hoàn cụ thể.
1. Quy định về chi phí đào tạo theo Bộ luật Lao động
Điều 62 Bộ luật Lao động 2019 là căn cứ pháp lý trung tâm điều chỉnh quan hệ đào tạo nghề giữa doanh nghiệp và người lao động. Quy định này xác định rõ trường hợp bắt buộc phải ký hợp đồng đào tạo nghề, nội dung tối thiểu của hợp đồng và phạm vi chi phí đào tạo được pháp luật thừa nhận.
Theo khoản 1 Điều 62, hai bên phải ký kết hợp đồng đào tạo nghề khi người lao động được đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề, đào tạo lại ở trong nước hoặc nước ngoài từ kinh phí của người sử dụng lao động, kể cả kinh phí do đối tác tài trợ.
Điểm mấu chốt doanh nghiệp cần lưu ý là nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo chỉ phát sinh khi hợp đồng đào tạo nghề có thỏa thuận cụ thể về nội dung này. Nếu hợp đồng lao động hoặc hợp đồng đào tạo không ghi nhận thỏa thuận hoàn trả, người lao động sẽ không phải trả chi phí đào tạo khi nghỉ việc, trừ trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật theo Điều 40 Bộ luật Lao động 2019.
2. Các khoản được xem là chi phí đào tạo
Theo khoản 3 Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học.
Trường hợp người lao động được doanh nghiệp gửi đi đào tạo ở nước ngoài, phạm vi chi phí đào tạo còn mở rộng thêm chi phí đi lại và chi phí sinh hoạt trong thời gian đào tạo.
3. Các trường hợp người lao động phải bồi hoàn chi phí đào tạo
Nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo có thể phát sinh từ hai nhóm căn cứ pháp lý độc lập.
Thứ nhất, theo Bộ luật Lao động 2019: Khoản 3 Điều 40 quy định, khi người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật, người lao động phải hoàn trả cho người sử dụng lao động chi phí đào tạo theo Điều 62. Đây là nghĩa vụ phát sinh trực tiếp từ pháp luật, không phụ thuộc vào việc hợp đồng đào tạo có thỏa thuận hoàn trả hay không.
Thứ hai, theo thỏa thuận đào tạo: Trường hợp hợp đồng đào tạo nghề hoặc cam kết riêng có thỏa thuận về thời hạn làm việc và trách nhiệm hoàn trả chi phí theo điểm d khoản 2 Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, người lao động vi phạm cam kết thì phải thực hiện nghĩa vụ hoàn trả theo thỏa thuận. Nghĩa vụ này có thể được xem xét ngay cả khi người lao động chấm dứt hợp đồng đúng pháp luật hoặc bị sa thải do vi phạm kỷ luật lao động, tùy nội dung cam kết.
Bên cạnh đó, khoản 2 Điều 61 Luật Giáo dục nghề nghiệp 2025 cũng quy định người được người sử dụng lao động cấp học bổng, chi phí đào tạo phải làm việc theo thỏa thuận; nếu không thực hiện thì phải bồi hoàn học bổng, chi phí đào tạo.
Như vậy, khi giải quyết tranh chấp, cần xác định căn cứ phát sinh nghĩa vụ, nội dung cam kết và hành vi vi phạm để xác định trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo.
Lưu ý
Cần phân biệt rõ nghĩa vụ bồi hoàn chi phí đào tạo với quyền được trợ cấp thôi việc. Người lao động bị sa thải theo khoản 8 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 không thuộc diện được trợ cấp thôi việc theo Điều 46, nhưng vẫn có thể phải bồi hoàn chi phí đào tạo nếu vi phạm cam kết thời gian làm việc.
Ngược lại, người lao động chấm dứt hợp đồng đúng pháp luật và đã hoàn thành đủ thời hạn cam kết làm việc sau đào tạo sẽ không phải trả chi phí đào tạo, đồng thời vẫn được hưởng trợ cấp thôi việc nếu đủ điều kiện.
4. Mức bồi hoàn chi phí đào tạo
Pháp luật lao động hiện hành không quy định một công thức tính mức bồi hoàn chi phí đào tạo áp dụng chung cho mọi trường hợp. Mức bồi hoàn cụ thể phụ thuộc hoàn toàn vào nội dung thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động trong hợp đồng đào tạo nghề hoặc cam kết bồi thường riêng. Đây là lý do doanh nghiệp cần xây dựng điều khoản về mức bồi hoàn ngay từ giai đoạn soạn thảo hợp đồng, tránh để trống nội dung này.
Cách tính phổ biến được áp dụng trên thực tế là tính theo tỷ lệ thời gian người lao động chưa làm việc đủ so với thời hạn cam kết so với chi phí đào tạo đã được người sử dụng lao động chi trả
Ví dụ, nếu người lao động cam kết làm việc 36 tháng sau đào tạo nhưng chỉ làm việc được 12 tháng rồi nghỉ việc, mức bồi hoàn tương ứng với 24 tháng còn lại chưa thực hiện cam kết, tính trên tổng chi phí đào tạo đã xác định tại Điều 62 Bộ luật Lao động 2019.
Lưu ý
Để tránh tranh chấp khi áp dụng, doanh nghiệp nên sử dụng mẫu cam kết bồi thường chi phí đào tạo kèm theo hợp đồng đào tạo nghề, trong đó quy định rõ tổng chi phí đào tạo, thời hạn cam kết làm việc, công thức tính mức bồi hoàn theo tỷ lệ thời gian, và phương thức thanh toán khi vi phạm. Mẫu cam kết bồi thường cần được cả hai bên ký xác nhận trước khi triển khai chương trình đào tạo, đồng thời lưu giữ cùng bộ chứng từ chi phí đào tạo để làm căn cứ khi phát sinh nghĩa vụ bồi hoàn trên thực tế.
5. Dịch vụ Luật sư tư vấn về pháp luật lao động
Luật LCP hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng cơ sở pháp lý chặt chẽ cho hoạt động đào tạo nghề và xử lý nghĩa vụ bồi hoàn chi phí đào tạo khi phát sinh tranh chấp. Đội ngũ luật sư thực hiện các công việc cụ thể sau:
- Soạn thảo hợp đồng đào tạo nghề đầy đủ nội dung theo Bộ luật Lao động 2019.
- Xây dựng mẫu cam kết bồi thường chi phí đào tạo kèm công thức tính mức bồi hoàn theo tỷ lệ thời gian.
- Rà soát và tổng hợp chứng từ chi phí đào tạo để bảo đảm tính hợp lệ khi yêu cầu hoàn trả.
- Tư vấn xác định trường hợp người lao động phải bồi hoàn chi phí đào tạo theo Bộ luật Lao động 2019 hoặc theo thỏa thuận riêng.
- Đại diện doanh nghiệp làm việc, thương lượng hoặc khởi kiện yêu cầu người lao động hoàn trả chi phí đào tạo.
- Tư vấn xử lý đồng thời nghĩa vụ trợ cấp thôi việc và nghĩa vụ bồi hoàn chi phí đào tạo trong cùng một vụ việc.
>>> Xem thêm: Dịch vụ luật sư tham gia hòa giải tranh chấp lao động
Kết luận
Xác định đúng trường hợp và mức bồi hoàn chi phí đào tạo giúp doanh nghiệp bảo vệ khoản đầu tư đào tạo nhân sự một cách hợp pháp. Luật LCP sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hàng soạn thảo hợp đồng và xử lý từng tình huống cụ thể.
Liên hệ hotline 0962275827 để được tư vấn trực tiếp.
