Thông báo yêu cầu người lao động đến họp giải quyết bồi thường là văn bản bắt buộc trong trình tự xử lý trách nhiệm vật chất theo Bộ luật Lao động 2019. Luật LCP phân tích quy định pháp luật, mẫu văn bản và quy trình tổ chức họp đúng thủ tục dưới đây.
1. Quy định pháp luật về việc gửi thông báo họp xử lý bồi thường thiệt hại
1.1. Nghĩa vụ gửi thông báo và trách nhiệm tham dự
Theo Điều 130 BLLĐ 2019 và Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, việc xử lý bồi thường thiệt hại phải tuân thủ trình tự, thủ tục tương tự như xử lý kỷ luật lao động. Người sử dụng lao động (NSDLĐ) có trách nhiệm gửi thông báo bằng văn bản về cuộc họp cho các thành viên tham dự, đảm bảo các bên nhận được trước khi tiến hành.
NLĐ có nghĩa vụ phải tham dự cuộc họp theo thông báo. Trường hợp không thể tham dự, NLĐ phải thông báo cho NSDLĐ lý do chính đáng.
1.2. Rủi ro pháp lý và mức xử phạt khi tổ chức họp sai quy trình
Nếu NSDLĐ không gửi thông báo đúng quy định hoặc tự ý khấu trừ lương/ban hành quyết định bồi thường mà không tổ chức cuộc họp theo luật định, Người lao động có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện yêu cầu tuyên quyết định bồi thường trái pháp luật theo Điều 131 Bộ luật Lao động 2019.
Theo điểm đ khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi xử lý bồi thường thiệt hại không đúng trình tự, thủ tục hoặc không đúng thời hạn theo quy định pháp luật có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với NSDLĐ.
2. Mẫu thông báo yêu cầu người lao động đến họp giải quyết bồi thường chuẩn pháp lý
2.1. Nội dung bắt buộc phải có trong thông báo
Thông báo phải nêu họ tên, chức danh người bị xử lý bồi thường, hành vi và tài sản bị thiệt hại, căn cứ xác định lỗi theo tường trình đã thu thập. Văn bản cần xác định cụ thể thời gian, địa điểm họp và thành phần bắt buộc tham dự theo điểm a khoản 2 Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Thông báo cũng cần dẫn chiếu Điều 129 Bộ luật Lao động 2019 về bồi thường thiệt hại, đồng thời ghi rõ quyền tự bảo vệ, quyền nhờ người bào chữa của người lao động.
2.2. Mẫu văn bản yêu cầu người lao động đến họp xử lý bồi thường tài sản mới nhất
Mẫu thông báo nên trình bày theo thể thức văn bản hành chính, gồm quốc hiệu tiêu ngữ, số hiệu văn bản, tên doanh nghiệp và chữ ký người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Phần nội dung chính nêu căn cứ pháp luật, tóm tắt sự việc, thời gian, địa điểm họp và thành phần được yêu cầu tham dự. Doanh nghiệp cần mẫu chuẩn hóa theo quy định mới nhất có thể liên hệ Luật LCP để được cung cấp và điều chỉnh theo từng vụ việc.
3. Quy trình gửi thông báo và ấn định thời gian họp xử lý bồi thường
3.1. Thời hạn gửi thông báo trước phiên họp
Theo điểm a khoản 2 Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải gửi thông báo bằng văn bản ít nhất 5 ngày làm việc trước khi họp xử lý bồi thường thiệt hại. Toàn bộ quá trình xử lý, từ khi phát hiện hành vi gây thiệt hại đến khi ban hành quyết định, phải nằm trong thời hiệu 6 tháng theo Điều 72 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
3.2. Các thành viên bắt buộc của phiên họp
Thành phần bắt buộc gồm đại diện người sử dụng lao động, người bị xử lý bồi thường, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi và thẩm định viên về giá khi cần xác định giá trị thiệt hại (nếu có). Trường hợp thành phần đã được thông báo hợp lệ nhưng không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt, doanh nghiệp vẫn được quyền tổ chức họp theo quy định.
3.3. Phương thức gửi thông báo đảm bảo giá trị chứng cứ pháp lý
Doanh nghiệp nên gửi thông báo bằng văn bản giấy có ký nhận trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính có xác nhận để bảo đảm giá trị chứng cứ khi phát sinh tranh chấp. Trường hợp gửi qua email hoặc ứng dụng nội bộ, cần lưu nhật ký gửi, xác nhận đã đọc song song với bản giấy làm căn cứ chứng minh doanh nghiệp đã tuân thủ đúng trình tự.
4. Hướng dẫn tổ chức phiên họp và lập hồ sơ giải quyết bồi thường thiệt hại
Tổ chức đúng trình tự phiên họp và lập hồ sơ đầy đủ quyết định giá trị pháp lý của toàn bộ quy trình.
4.1. Trình tự tiến hành cuộc họp và quyền tự bảo vệ của người lao động
Cuộc họp được tiến hành theo thời gian, địa điểm đã ghi trong thông báo, do đại diện người sử dụng lao động chủ trì.
Khai mạc cuộc họp: Đại diện NSDLĐ tuyên bố lý do, kiểm tra thành phần tham dự.
Trình bày sự việc: Đại diện NSDLĐ/Bộ phận quản lý trình bày vụ việc, biên bản sự cố, mức độ thiệt hại tài sản và giá trị đề xuất bồi thường.
NLĐ trình bày & tự bảo vệ hoặc nhờ Luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa: NLĐ trình bày bản giải trình, nêu nguyên nhân (do khách quan, bất khả kháng, lỗi cố ý hay vô ý) và đưa ra lý lẽ, bằng chứng chứng minh. Người đại diện/Luật sư của NLĐ bổ sung ý kiến (nếu có).
Thảo luận & Thỏa thuận: Các bên trao đổi về mức độ lỗi, hoàn cảnh gia đình/nhân thân của NLĐ để xem xét giảm mức bồi thường hoặc chốt phương án bồi thường.
4.2. Lập Biên bản thỏa thuận bồi thường hoặc biên bản họp xử lý bồi thường thiệt hại
Toàn bộ nội dung cuộc họp phải được lập biên bản, thông qua trước khi kết thúc và có chữ ký của người ghi biên bản, người chủ trì và người bị xử lý bồi thường. Nếu các bên đạt thỏa thuận, doanh nghiệp lập thêm Biên bản thỏa thuận bồi thường, ghi rõ số tiền, thời hạn và hình thức bồi thường. Trường hợp người tham dự không ký, người ghi biên bản phải nêu rõ họ tên và lý do không ký.
4.3. Ban hành Quyết định xử lý bồi thường và lập Mẫu đơn nhận tiền hoặc xác nhận khấu trừ lương
Trong thời hiệu xử lý, người có thẩm quyền ban hành Quyết định xử lý bồi thường nêu rõ mức thiệt hại, nguyên nhân, mức bồi thường, thời hạn và hình thức thực hiện theo khoản 4 Điều 71 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, gửi đến toàn bộ thành phần bắt buộc tham dự họp. Trường hợp bồi thường bằng tiền mặt, doanh nghiệp lập Mẫu đơn nhận tiền có xác nhận của người lao động; trường hợp khấu trừ lương, việc khấu trừ tuân thủ mức trần tại Điều 102 Bộ luật Lao động 2019, kèm Điều khoản mẫu về bồi thường thiệt hại đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc nội quy lao động.
>>> Xem thêm: Trình tự xử lý kỷ luật lao động
5. Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật lao động
Luật LCP hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình xử lý bồi thường thiệt hại, giảm rủi ro tranh chấp lao động. Các công việc luật sư thực hiện cho khách hàng gồm:
- Rà soát hồ sơ vụ việc, xác định căn cứ pháp lý và mức độ thiệt hại làm cơ sở xử lý bồi thường.
- Soạn thảo Thông báo yêu cầu người lao động đến họp giải quyết bồi thường đúng thời hạn và nội dung bắt buộc.
- Tư vấn, rà soát thành phần tham dự họp xử lý bồi thường thiệt hại.
- Trực tiếp tham dự hoặc hỗ trợ doanh nghiệp điều hành phiên họp xử lý bồi thường thiệt hại.
- Soạn Biên bản thỏa thuận bồi thường, Quyết định xử lý bồi thường và Mẫu đơn nhận tiền hoặc văn bản khấu trừ lương.
- Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan quản lý lao động hoặc tham gia giải quyết tranh chấp khi phát sinh khiếu nại.
Kết luận
Thông báo yêu cầu người lao động đến họp giải quyết bồi thường đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị tuyên quyết định bồi thường trái pháp luật và tránh mức xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Quý khách hàng cần tư vấn hoặc soạn thảo văn bản cho vụ việc cụ thể, vui lòng liên hệ Luật LCP theo Hotline: 0962275827 để được luật sư hỗ trợ trực tiếp.
