Bên đại diện có quyền yêu cầu bên thương nhân thanh toán chi phí phát sinh khác ngoài thù lao theo quy định tại Luật Thương mại 2005. Chi phí phát sinh hợp lý là các khoản chi mà bên đại diện bỏ ra để thực hiện hoạt động đại diện cho thương nhân, phát sinh trong quá trình tìm kiếm khách hàng, giao dịch, giao kết hợp đồng với khách hàng. Việc phân biệt rõ giữa thù lao đại diện và chi phí phát sinh, hiểu đúng quyền yêu cầu thanh toán chi phí giúp bên đại diện bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong quan hệ đại diện thương mại.
1. Nghĩa vụ của bên giao đại diện
Theo Điều 146 Luật Thương mại 2005 thì trừ trường hợp có thỏa thuận khác, bên giao đại diện có các nghĩa vụ sau đây:
- Thông báo ngay cho bên đại diện về việc giao kết hợp đồng mà bên đại diện đã giao dịch, việc thực hiện hợp đồng mà bên đại diện đã giao kết, việc chấp nhận hay không chấp nhận các hoạt động ngoài phạm vi đại diện mà bên đại diện thực hiện;
- Cung cấp tài sản, tài liệu, thông tin cần thiết để bên đại diện thực hiện hoạt động đại diện;
- Trả thù lao và các chi phí hợp lý khác cho bên đại diện;
- Thông báo kịp thời cho bên đại diện về khả năng không giao kết được, không thực hiện được hợp đồng trong phạm vi đại diện.
2. Quyền hưởng thù lao đại diện
Bên đại diện được hưởng thù lao đối với hợp đồng được giao kết trong phạm vi đại diện theo quy định tại Điều 147 Luật Thương mại 2005. Bên đại diện được hưởng thù lao đối với hợp đồng được giao kết trong phạm vi đại diện.
Quyền được hưởng thù lao phát sinh từ thời điểm do các bên thỏa thuận trong hợp đồng đại diện, có thể là thời điểm giao kết hợp đồng với khách hàng, thời điểm khách hàng thanh toán tiền cho bên giao đại diện, thời điểm giao hàng hoặc thời điểm khác. Thỏa thuận về thời điểm phát sinh quyền hưởng thù lao rất quan trọng vì nó xác định thời điểm bên đại diện có quyền yêu cầu bên giao đại diện thanh toán thù lao. Trường hợp không có thỏa thuận, mức thù lao cho bên đại diện được xác định theo quy định tại Điều 86 Luật Thương mại 2005 về giá trong hợp đồng dịch vụ.
Thù lao đại diện có thể được tính theo nhiều phương thức khác nhau tùy theo thỏa thuận của các bên trong hợp đồng đại diện cho thương nhân. Phương thức phổ biến là tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá trị hợp đồng mà bên đại diện giao kết với khách hàng (hoa hồng), hoặc theo khoản cố định hàng tháng, hoặc kết hợp cả hai phương thức. Mức thù lao cụ thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại hàng hóa, phạm vi đại diện, vùng địa lý hoạt động, kinh nghiệm của bên đại diện và mức độ cạnh tranh trên thị trường.
3. Bên giao đại diện có trách nhiệm thanh toán chi phí phát sinh cho bên đại diện không?
Bên đại diện có quyền yêu cầu được thanh toán các khoản chi phí phát sinh hợp lý để thực hiện hoạt động đại diện theo quy định tại Điều 148 Luật Thương mại 2005, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Quyền yêu cầu thanh toán chi phí phát sinh là quyền độc lập với quyền hưởng thù lao đại diện. Chi phí phát sinh hợp lý bao gồm tất cả các khoản chi mà bên đại diện thực tế bỏ ra, có căn cứ chứng minh và cần thiết cho việc thực hiện hoạt động đại diện.
Các khoản chi phí phát sinh hợp lý trong hoạt động đại diện cho thương nhân thường bao gồm: chi phí đi lại khi bên đại diện đi gặp khách hàng, tham dự hội chợ triển lãm; chi phí lưu trú khi bên đại diện phải công tác xa để thực hiện hoạt động đại diện; chi phí tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm, chi phí quảng cáo, marketing để tìm kiếm khách hàng; chi phí in ấn tài liệu giới thiệu, danh thiếp, catalogue; chi phí thuê kho lưu trữ hàng mẫu, chi phí vận chuyển hàng mẫu đến khách hàng; chi phí điện thoại, internet liên lạc với khách hàng và bên giao đại diện. Tuy nhiên, chi phí phải được chứng minh bằng hóa đơn, chứng từ hợp lệ và phù hợp với tính chất, quy mô hoạt động đại diện.
Trường hợp hợp đồng đại diện cho thương nhân có thỏa thuận rằng bên đại diện tự chịu toàn bộ chi phí phát sinh hoặc chỉ được thanh toán một số loại chi phí nhất định, thì áp dụng theo thỏa thuận đó.
4. Phân biệt giữa thù lao đại diện và chi phí phát sinh
Thù lao đại diện và chi phí phát sinh là hai khoản tiền khác nhau mà bên đại diện có quyền nhận từ bên giao đại diện trong hợp đồng đại diện cho thương nhân. Thù lao đại diện là khoản tiền đền bù cho công sức, chuyên môn, kỹ năng và kết quả mà bên đại diện mang lại khi thực hiện hoạt động đại diện, giao kết hợp đồng với khách hàng. Thù lao mang tính chất lợi nhuận, là thu nhập của bên đại diện từ hoạt động đại diện thương mại. Chi phí phát sinh là các khoản chi mà bên đại diện bỏ ra để thực hiện hoạt động đại diện, không mang tính chất lợi nhuận mà chỉ là khoản hoàn trả chi phí thực tế.
Về tính chất pháp lý
Về tính chất pháp lý, thù lao đại diện được quy định tại Điều 147 Luật Thương mại 2005 là quyền được hưởng đối với hợp đồng được giao kết trong phạm vi đại diện, phát sinh từ thời điểm do các bên thỏa thuận. Chi phí phát sinh được quy định tại Điều 148 Luật Thương mại 2005 là quyền yêu cầu được thanh toán các khoản chi phí hợp lý để thực hiện hoạt động đại diện. Thù lao có thể được thỏa thuận tự do về mức độ, phương thức tính toán, trong khi chi phí phát sinh phải là chi phí hợp lý, có căn cứ chứng minh thực tế. Nếu không có thỏa thuận, thù lao được xác định theo giá thị trường, còn chi phí phát sinh vẫn phải được thanh toán nếu bên đại diện chứng minh được tính hợp lý.
Thực tiễn thỏa thuận trong hợp đồng
Trong thực tiễn, các bên cần phân biệt rõ hai khoản này trong hợp đồng đại diện cho thương nhân để tránh tranh chấp. Hợp đồng nên quy định cụ thể: thù lao đại diện được tính như thế nào (tỷ lệ phần trăm, khoản cố định), thù lao có bao gồm chi phí hay không, những chi phí nào được thanh toán riêng, hạn mức chi phí cho từng loại, thủ tục thanh toán chi phí (cần hóa đơn, chứng từ gì), thời hạn thanh toán chi phí. Một số hợp đồng thỏa thuận mức thù lao cao đã bao gồm cả chi phí, bên đại diện không được yêu cầu thanh toán chi phí riêng. Một số hợp đồng khác tách bạch thù lao và chi phí, bên đại diện được thanh toán cả hai khoản nhưng phải chứng minh chi phí phát sinh.
5. Chứng minh chi phí phát sinh hợp lý trong hoạt động đại diện
Bên đại diện có trách nhiệm chứng minh các khoản chi phí phát sinh là hợp lý và cần thiết cho việc thực hiện hoạt động đại diện cho thương nhân khi yêu cầu bên giao đại diện thanh toán. Tính hợp lý của chi phí được đánh giá dựa trên nhiều tiêu chí: chi phí có thực sự phát sinh không, chi phí có liên quan trực tiếp đến hoạt động đại diện không, mức chi phí có phù hợp với thị trường không, chi phí có cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đại diện không. Bên đại diện cần lưu giữ đầy đủ chứng từ, hóa đơn, biên lai chứng minh chi phí đã bỏ ra.
Chứng từ hợp lệ để chứng minh chi phí phát sinh bao gồm: hóa đơn VAT cho chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện, chi phí quảng cáo trên báo chí, chi phí in ấn; vé máy bay, hóa đơn khách sạn cho chi phí đi lại, lưu trú; biên lai xăng xe, chi phí điện thoại, internet; chứng từ thanh toán tiền tip, tiền taxi trong trường hợp không có hóa đơn nhưng cần có xác nhận của bên đại diện. Bên đại diện nên lập bảng kê chi tiết các khoản chi phí kèm theo chứng từ, gửi cho bên giao đại diện xem xét, phê duyệt theo định kỳ (hàng tháng, hàng quý) để được thanh toán kịp thời.
Trong trường hợp bên giao đại diện từ chối thanh toán chi phí với lý do chi phí không hợp lý hoặc không có thỏa thuận thanh toán chi phí đó, bên đại diện có thể khởi kiện yêu cầu tòa án giải quyết tranh chấp.
6. Luật sư tư vấn quyền và nghĩa vụ của bên đại diện thương nhân
Luật sư chuyên ngành thương mại tại Luật LCP cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện về quyền và nghĩa vụ của bên đại diện thương nhân, đặc biệt về quyền yêu cầu thanh toán chi phí phát sinh:
- Phân tích hợp đồng đại diện hiện có để xác định quyền và nghĩa vụ của bên đại diện liên quan đến thù lao và chi phí phát sinh.
- Tư vấn phân biệt rõ giữa thù lao đại diện và chi phí phát sinh trong hợp đồng đại diện cho thương nhân.
- Soạn thảo điều khoản về chi phí phát sinh trong hợp đồng đại diện, xác định rõ loại chi phí được thanh toán, hạn mức, thủ tục thanh toán.
- Soạn thảo bảng kê chi phí, công văn yêu cầu bên giao đại diện thanh toán chi phí phát sinh theo quy định pháp luật.
- Đại diện đàm phán với bên giao đại diện về việc thanh toán chi phí phát sinh khi có tranh chấp.
- Tư vấn về nghĩa vụ của bên giao đại diện
- Đại diện bên đại diện khởi kiện tại tòa án, trung tâm trọng tài yêu cầu bên giao đại diện thanh toán chi phí phát sinh
Kết luận
Bên đại diện có quyền yêu cầu bên thương nhân thanh toán chi phí phát sinh hợp lý ngoài thù lao theo Điều 148 Luật Thương mại 2005, trừ khi có thỏa thuận khác trong hợp đồng. Việc phân biệt rõ thù lao và chi phí, chứng minh tính hợp lý của chi phí giúp bên đại diện bảo vệ quyền lợi hợp pháp, tránh thiệt hại trong quan hệ đại diện thương mại. Luật LCP cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu về quyền và nghĩa vụ của bên đại diện với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm. Quý khách hàng cần hỗ trợ pháp lý về hợp đồng đại diện cho thương nhân, liên hệ Hotline 0962275827 để được tư vấn chi tiết.
